担当者不在時の代理メールとは？送るタイミングや注意点などを例文付きで解説
2024.10.03
「担当者が休暇を取ることになって、代理でメール対応をすることになった」
上司や担当者の代理でメールを送ることもあるでしょう。
行き違いやトラブルを防ぐために、代理メールの書き方を知っておくと、急に代理メールを送ることになっても慌てずにすみます。
今回は、送るタイミングや注意点などを例文付きで解説します。
担当者不在の代理メールを送る時とは
担当者不在の代理メールを送る時は、どのようなシーンなのでしょうか。
以下に挙げてみます。
・休暇中や退勤している時
・営業で外出中の時
・出張している時
・会議中の時
・来客対応中の時
担当者が、一時的に不在にしている場合でも、担当者の不在メールを送っておくと、次の対応がスムーズに進めやすくなります。
担当者不在で代理メールを送る際の注意点
代理メールを送る際に押さえておきたい注意点をご紹介します。
タイトルや本文に「代理」であることを伝える
代理メールを送る際には、ひと目で代理メールだとわかるようにする必要があります。
件名に、【代理送信】と記載すると、相手はメールを読まなくても代理メールであると分かります。
社名・部署名・自分の名前を記載し、誰が代理メールを送っているのかを伝えましょう。
そうしないと、行き違いやトラブルに発展する可能性があります。
担当者を「Cc」に入れる
代理メールを送る際には、Cc欄に担当者のメールアドレスを入れましょう。
代理人のメールアドレスでやりとりする場合でも、担当者をCcに入れておくと、復帰した時に、担当者はメールを確認できます。
また、相手も、Ccに担当者が入っていると、「担当者に話が通じている」と安心できます。
不在の理由と担当者が不在の期間を伝える
「本日はお休みしている」など、担当者が不在の理由を説明しましょう。
そして、担当者がいつまで不在なのかを明記しておきます。
そうすることによって、相手は、予定を調整しやすくなります。
不在期間を伝える際には、「〇〇は〇月〇日までお休みをいただいております」と不在期間を記載したり、「〇〇は〇月〇日から出社いたします」と出社予定日を記載しておきましょう。
返信先を明記する
相手が、担当者と代理人のどちらに返信すればいいか迷わないように、返信先もメールに明記します。
担当者が翌日出社する場合は担当者宛てに返信してもらい、長期でお休みする場合には代理人宛てに返信をしてもらうといいでしょう。
丁寧な姿勢で不在をお詫びする
担当者以外の代理人が対応する場合であっても、相手に失礼がないようにメールでの言葉遣いや対応に配慮しましょう。
担当者の不在をお詫びして、要件や質問に対する回答をできる範囲で返信しましょう。
丁寧な姿勢でお詫びの言葉を伝えると、相手も状況を理解してくれるでしょう。
確認が必要な場合は自己判断で返信しない
相手に返信する前に、担当者に確認してもらわなければいけないこともあるでしょう。
その場合、自己判断で返信してしまうと、大きなトラブルに発展する可能性があるため、担当者の指示を仰ぎましょう。
担当者とすぐに連絡が取れない場合は、相手に「担当者に確認中のため、連絡がつきましたら、返信いたします。」と伝えておきましょう。
そうしないと、「フォロー体制ができていない」「プロジェクトを進めれない」といった不信感につながってしまうでしょう。
相手の信頼を失わないために、当日中に対応する必要があります。
担当者不在の代理メールの例文
担当者不在の代理メールの例文を、ご紹介します。
担当者が一時的に不在の場合の例文
件名：◯◯に関するお問い合わせにつきまして
本文：
〇〇会社
〇〇（相手の名前）様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇 （自分の名前）と申します。
先ほどは、お問い合わせをいただきまして、ありがとうございます。
本日は、担当の〇〇が一時的に不在ため、代理で返信させていただきます。
お問い合わせいただいた内容につきましては、以下に回答させていただきます。
[用件]
なお、担当の〇〇は明日出社予定でございますが、お急ぎの場合は私のメールアドレスへご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社〇〇
電話番号（携帯）：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇.com
担当者が長期休暇で不在の場合の例文
件名：〇〇に関するお問い合わせについて
本文：
〇〇会社
〇〇（相手の名前）様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇（自分の名前）と申します。
お問い合わせをいただきまして、ありがとうございます。
担当の〇〇が、〇月〇日まで出張で不在のため、代理でご連絡させていただきます。
お問い合わせいただいた件につきまして、以下に回答させていただきます。
[用件]
なお、〇〇の出張中は、私が代わって対応いたしますので、このメールにご返信いただくか、以下の連絡先へお気軽にご連絡ください。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社〇〇
電話番号（携帯）：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇@〇〇.com
担当者が緊急の事態で不在の場合の例文
件名：〇〇のミーティングにつきまして
〇〇会社
〇〇様（相手の名前）
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇（自分の名前）と申します。
誠に勝手ながら、突然のお知らせとなりますが、本日より担当の〇〇が緊急でお休みをすることになりました。
このような状況になって、ご不便をおかけいたしますことを、心よりお詫び申し上げます。
〇〇のミーティングにつきましては、私、〇〇が担当者の代理として対応させていただきます。
〇〇の業務復帰の目処は現時点で確定しておりませんが、新たな情報がございましたら、迅速にご連絡差し上げます。
ご不明点などがございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社〇〇
電話番号（携帯）：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇@〇〇.com
別の担当者をご案内する場合の例文
件名：〇〇企画 代理連絡のお知らせ
〇〇会社
〇〇様（相手の名前）
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇（自分の名前）と申します。
さて、〇〇企画において、担当者である〇〇が〇月〇日までお休みをいただくこととなり、代理でご連絡をさせていただきます。
誠に勝手ながら、〇〇の休暇中も、スムーズに企画を進めるため、代理担当者が対応させていただきます。
お手数をおかけし誠に恐縮ではございますが、企画についてのご質問は、下記の代理担当者にご連絡いただければと存じます。
代理担当者: 〇〇〇〇
連絡先:〇〇〇@〇〇.com
期間中も変わらぬご協力を賜りますようお願い申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社〇〇
電話番号（携帯）：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇@〇〇.com
代理担当者 〇〇〇〇
電話番号（携帯）：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇@〇〇.com
まとめ
代理メールを送る際には、「代理メールであることを伝える」など、相手を混乱させないように配慮することが大切です。
代理メールを送る際の注意点を押さえて、スムーズな対応を心がけましょう。
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