打ち合わせ中止のお知らせメールの書き方と例文をご紹介
2024.10.03
ビジネスシーンでは、事前に決めていた打ち合わせなどの日程が変更になることがあります。
やむを得ない事情によって中止にする場合、参加者や関係者に連絡しなければいけません。
今回は、打ち合わせなどが中止になったときのお知らせメールの書き方と例文をご紹介します。
打ち合わせ中止メールを送る理由
なぜ打ち合わせ中止メールを送ったほうがいいのでしょうか。
その理由を以下に挙げてみましょう。
・打ち合わせがなくなることによる予定調整にかかる負担を減らすため
・人間関係のトラブルを防ぐため
・日程変更の予定をスムーズに決めるため
仕事は、複数人が関わって進めているため、相手の都合を考えて行動する配慮が必要です。
打ち合わせ中止メールの送り方のポイント
打ち合わせを中止をお知らせするメールでは、中止になった理由や今後の日程調整について、相手にわかりやすく伝えることが大切です。
では、書き方のポイントを見ていきましょう。
一目で中止とわかる件名をつける
仕事のやり取りで一番使われているのがメールですので、毎日たくさんのメールを受信している方も多いでしょう。
そのため、件名に、「◯◯について」としか書かないと、用件が伝わらず、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
そのため、中止メールの件名は、「◯◯の打ち合わせ中止のご連絡」のように、一目見ただけで中止になったとわかる一文を記載しましょう。
日程の変更を打診したいときは、「◯◯の打ち合わせ日程変更のお願い」と記載しましょう。
中止の理由を記載する
打ち合わせを中止する理由や、日時を変更する理由を簡潔に伝えましょう。
そうすることによって、揉めごとやトラブルになる要因を避けられます。
日程を変更する場合は予定日や候補日を記載する
日程調整が必要な場合は、代わりの日程の候補を記載しておきます。
件名は、「◯◯の打ち合わせについての日程変更のお願い」と明記し、変更予定日が決まっている場合は、その日程を記載しておきましょう。
クッション言葉を使う
打ち合わせが中止になってしまったら、使う言葉に配慮して失礼のない対応をしましょう。
例えば、メールで一斉送信する場合、「取り急ぎメールにて恐縮ではございますが」と書いておくと、丁寧な文面と受け取られるでしょう。
打ち合わせ中止メールを送る際に、丁寧で柔らかい印象を与えるために、クッション言葉を使うといいでしょう。
クッション言葉には、以下のものがあります。
・大変心苦しいのですが
・取り急ぎメールでのご連絡で恐縮ですが
・誠に勝手ながら
・あいにくではございますが
低姿勢でお詫びの言葉を伝える
こちらの都合で打ち合わせが中止になった場合、「ご迷惑をおかけして誠に申しわけありません。」という一文を添えておくと、相手に配慮の気持ちが伝わりやすくなります。
今後の関係を良好なものにするためにも、予定通りに打ち合わせが進まなかったことに対するお詫びの言葉を低姿勢で伝えるように心がけましょう。
打ち合わせ中止メールの例文（社外向け）
件名：◯◯の打ち合わせ中止のお知らせ
本文：
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
〇月〇日〇時にお願いしておりました〇〇商品の打ち合わせについてでございますが、〇〇のため、誠に勝手ながら中止をお願いする次第でございます。
事前にスケジュールを調整していただきながら、急な変更で誠に申し訳ございません。
誠に勝手ではございますが、〇月〇日〇時に変更させていただくことはできますでしょうか。
難しいようでしたら、〇〇様のご都合のいい日時をお知らせいただければと存じます。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇〇〇（担当者の名前）
打ち合わせ中止メールの例文（社内向け）
件名：〇〇の打ち合わせ中止のお知らせ
本文：
各位
お疲れ様です。
〇〇です。
〇〇の打ち合わせの件ですが、〇〇部長が急用のため、明日の開催は延期になりました。
日程を調整していただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
新たな候補日については、皆様のご都合を伺い、改めて調整させていただければと存じます。
よろしくお願いいたします。
〇〇部
〇〇〇〇
まとめ
今回は、打ち合わせ中止のお知らせメールの書き方と例文をご紹介しました。
中止メールを送る際は、中止となった理由を簡潔に伝えることが大切です。
クッション言葉を使いながら、お詫びの言葉を記載して、相手への気遣いを示しましょう。
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