会議の事前準備が大切な理由とは？会議に必要な準備について解説
2024.10.04
「会議をしたのに、時間の無駄になっただけだった…」という経験をされた方もいるのではないでしょうか。
会議は、多くのビジネスプロセスで重要な役割を果たしますが、会議が成功するためには、適切な事前準備が欠かせません。
余裕のあるスケジュールで準備できると、意見交換の活発な生産性のある会議を計画できるでしょう。
今回は、会議の準備が大切な理由と会議に必要な準備について解説します。
意味のない会議になってしまう理由
会議をしたのに、何の成果も上げずに終わることはよくあります。
仕事を中断してダラダラと続く会議に、意味があるの？と疑問に思うこともあるでしょう。
会議をする理由と目的が明確でないと、会議はただの情報交換や時間の浪費となりがちです。
このような意味のない会議になってしまう原因は、事前にきちんと準備をしていなかったことによります。
そのため、会議の目的を明確にして、万全に準備を整えておくことが大切です。
会議において事前準備が重要な理由
会議参加者の時間を奪わないために、事前に準備や段取りを進めておく必要があります。
では、会議の準備が大切な理由を見ていきましょう。
会議の進行がスムーズになる
会議の準備が不足すると、本題の話し合いの進行が止まりやすくなります。
ですが、会議場所の確保や資料の準備をしておくと、会議当日に慌てることがありません。
また、事前に会議の流れを決めておくと、スムーズに進行でき、生産性のある会議を実現できます。
参加者が会議に集中できる
事前に、会議のテーマや資料が参加者間で共有されていると、参加者はストレスを感じず、会議に集中できます。
アクシデントに対処できる
事前準備しておくと、アクシデントが起こっても冷静に対処できます。
資料不足や会議室が使えないといったアクシデントが生じても、修正したり別の場所を用意できます。
会議を効率化するためにするべき事前準備
会議当日の流れを作る工夫やツールの導入を検討することで、会議の準備をスムーズに進められるようになるでしょう。
会議を効率化するための事前準備として、何をしたらいいのか、以下でご紹介します。
資料は簡潔にまとめて事前に配布する
会議の進行をスムーズにするために、会議で使用する資料を事前に参加者に配布しましょう。
そうすることで、参加者は会議の内容を事前に確認し、議題について理解を深めることができ、効果的に議論や意思決定が行われます。
また、資料の内容は詰め込みすぎず、誰が読んでもわかりやすい形でポイントを絞って簡潔にまとめて口頭で補足する方法がおすすめです。
会議室を押さえる
会議に招集する参加者を選定する
会議に招集する参加者を選定しましょう。
参加する必要のない従業員が参加すると、会議の生産性が低下しますので、会議に必要な従業員だけを選びましょう。
会議直前に連絡をしたら、参加できない可能性もあるため、2～3週間前までには、会議開催の連絡をしておきましょう。
ファシリテーターを準備する
会議を円滑に進めるファシリテーターの準備も必要です。
ファシリテーターは議論を誘導し、議題に焦点を当て、参加者の発言やアイデアを整理する役割を果たします。
そのため、会議の進行をスムーズにし、意思決定を促進したり、必要に応じて議論を整理し進行を助けます。
企画者が担当する以外に、ファシリテーター役として適した人に依頼するのも有効です。
依頼する場合は企画者とファシリテーター間で目的・最終目標・時間などを十分に話し合い、認識齟齬が発生しないようにしましょう。
使用する機材を確認しておく
会議の効率化するために、会議で使用する機材などがスムーズに動作するかどうかを確認しておきましょう。
例えば、プロジェクターやビデオ会議システム、音響機器などをテストしておくといいでしょう。
技術的なトラブルが起こると、会議の進行を遅らせて、参加者の集中を妨げることがあるため、機材の動作確認を忘れずにしておきましょう。
まとめ
会議の準備を事前にしておくと、会議が円滑に進みます。
資料の事前配布、会議場所の確保や参加者の予定調整、機材の準備、ファシリテーターの決定などをしておいて、会議を成功に導きましょう。
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