電話は時間を奪う？電話が人の時間を奪う理由とそのシーン
2024.10.05
ビジネス上のやり取りは、多様化していますが、コミュニケーションツールのメインはメールになっており、電話をする機会はますます減ってきています。
とは言っても、電話はすぐに要件を伝えることができる手段です。
確かに、電話をかける側にとっては、自分の都合で電話をかけられるメリットがありますが、電話を受ける側からすると、作業が中断する、集中力が途切れるといった理由で、電話は相手の時間を奪うという認識が広まってきました。
今回は、電話は時間を奪うと言われている理由や、どんな時に電話が人の時間を奪うと感じるのかについて解説します。
なぜ電話が人の時間を奪うの？
電話対応をすることによって、時間や行動が拘束されるので、電話は人の時間を奪ってしまっていると思われています。
「仕事に集中していたのに、電話がかかってきたら、集中力が途切れた…」そんな経験がある人もいるのではないでしょうか。
また、急ぎでないのに、電話で要件を伝えてくることをよく思わない人は多いでしょう。
電話がかかってきて、その対応のために仕事の時間が割かれて、作業効率を下げてしまうことをよく思わない人は少なくありません。
こういった理由から、不要な電話は作業効率を下げるとみなされ、電話対応を外注する企業もあるのです。
電話対応をした後で、途切れた集中力を回復するには時間がかかる
電話がかかってきたので、作業を中断すると、途切れた集中力を回復するには、なんと20分程度かかるそうです。
電話の受け手が、作業に集中していた時に電話応対をすることになると、作業が中断され、電話の要件に思考を切り替えなければいけなくなります。
そうなると、取り組んでいた作業に、電話対応業務が追加されて、マルチタスク状態になってしまいます。
電話が時間を奪ったと思う時
どのような時に、電話が時間を奪ったと思うのでしょうか。
以下で挙げてみましょう。
作業が中断された
電話がかかってくると、作業を中断しなければいけません。
電話は、自分と相手の行動が同じでなければ成立しない同期コミュニケーションだからです。
一方、メールやチャットなどの非同期コミュニケーションは、自分の都合のいいタイミングで対応できるため、メールとチャットがが届いたからといって、作業が中断されることはありません。
不要な電話をかけると、相手への配慮を欠いてしまうため、時間を奪われたと思われてしまうでしょう。
聞き違いをした
電話では、聞き違いをしてしまうことがあります。
相手に伝えたい内容がきちんと伝わらないと、トラブルが起こった時に、電話でしたやりとりを時間の無駄と感じてしまうでしょう。
また、聞き違いを防ぐために、電話では、相手が言ったことを復唱したり、アルファベットを「東京のT」と言い換えるやりとりが発生してしまいます。
集中力が低下した
電話がかかると、作業を止めて、思考を切り替えることによって、集中力が低下します。
電話を切っても、元の集中力を取り戻すには、時間がかかることもあるでしょう。
そうなると、30分で終わらせる作業が、電話によって1時間かかってしまって、時間と集中力が奪われたと感じてしまうでしょう。
記録に残らない
電話を録音していないと、記録が残らず、メモと記憶に頼ることになります。
ですが、そうなると、言った言わないのトラブルに発展する可能性があります。
また、記録として残すためといえども、「会話を録音すると、相手は、自分を疑っているのでは」と懐疑的な感情を持つようになってしまうでしょう。
複数人に一度で伝えられない
電話は1対1でのコミュニケーションツールですので、複数人に同じ用件を伝えたい場合、人数分の時間がかかってしまいます。
また、相手に電話がすぐにつながることもなく、「Aさんは〇時にかけ直す、Bさんからの折り返し電話を待つ」と言った具合に、全員に用件を伝えるまでに非常に時間がかかってしまいます。
電話で時間を奪うことを防ぐためにはどうすればいい？
電話は人の時間を奪うと言われていても、電話で連絡をしなければいけないこともあるでしょう。
では、どうすれば、相手は電話で時間を奪われたと感じないかについて考えてみましょう。
緊急時だけ電話をする
一刻を争うような緊急時に、電話をかけても時間を奪われたと感じる人はいないでしょう。
すぐに対応しなければいけないのに、メールで報告をしてしまうと、「どうして電話で報告しなかったのか」と、非難されてしまいます。
また、報告が遅れたことによって被る損失と、時間の損失と比較すると、言うまでもなく、報告が遅れたことによって被る損失の方がダメージが大きく、信頼失墜になってしまうおそれもあります。
緊急性の高い案件の場合は電話を使うなど、電話を使う状況かどうかの判断を見極めることが大切です。
結論を先に話す
電話で話す時は、まず結論を話しましょう。
電話がかかると、相手は作業を中断しなければいけないため、手短にする必要があるからです。
また、結論を話さずに、長電話をすると、何を伝えたいのかがわからず、最後に結論を確認しなければいけなくなるでしょう。
電話のアポイントをとる
相手の時間を奪わないようにするために、電話のアポイントをとることも有効です。
電話のアポイントをとると、相手の予定に、電話応対が組み込まれるからです。
また、電話のアポイントをとる時に、電話にかかる時間の目安を伝えておくと、スケジュールも立てやすくなるでしょう。
まとめ
今回は、電話が人の時間を奪う理由とそのシーンなどについて解説しました。
確かに、電話がかかってくると、作業の手を止めなければいけないため、時間を奪ってしまうことはあります。
ですが、すべての電話のやりとりが、時間を奪うのではありません。
状況を見極めて、電話やメールなどのコミュニケーションツールを使い分けられることが大切です。
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