テレワーク中のコミュニケーションの工夫とは？
2024.10.05
テレワークを導入すると、上司や他の従業員と顔を合わせる機会が減るため、コミュニケーション不足になります。
コミュニケーション不足を解消するには、どのような工夫をすればいいのでしょうか。
今回は、仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションの工夫についてご紹介します。
テレワーク時のコミュニケーション不足の課題とは
テレワークにおける問題点として、コミュニケーション不足が多く挙げられています。
では、コミュニケーションの課題として、どのようなものがあるのか以下で確認しましょう。
雑談ができない
オフィス勤務の場合、いつでも気軽に雑談ができますが、テレワークでは雑談の機会がなくなります。
また、上司や同僚の状況が分かりづらいため、連絡しようにも心理的なハードルが高くなりがちです。
そうなると、雑談の機会が減ってしまいます。
チーム力や信頼性の向上が期待できるため、雑談の機会を確保するように工夫しましょう。
真意や感情がくみ取れない
テレワークを実施すると、メールや電話などで連絡することになります。
対面でないので、相手の顔が見えず、相手の真意や感情が汲み取りづらくなるため、コミュニケーションを取ることを躊躇してしまうこともあるでしょう。
また、自宅で黙々と一人で仕事をすると、強い孤独感に襲われることもあります。
定期的に出勤する機会を作るなどの工夫をしましょう。
他の従業員の進捗がわからない
テレワークにおいては、他の従業員の姿が見れないので、業務の進捗が把握しづらいです。
相手の状況がわからないため、話しかけるのが億劫になってしまいます。
他の従業員の進捗を確認できる環境を整えることが大切と言えます。
指示がわかりにくい
メール連絡が多いと、指示をする際のニュアンスが伝わりにくくなってしまいます。
上司は「指示が正確に伝わっているのか」と心配になったり、部下は「間違いがないかな」と不安になりがちです、
不安を感じながら確認をしないと、ミスやトラブルに発展する可能性があるため、お互いの認識のずれがないか確認しましょう。
テレワークにおけるコミュニケーションの工夫
テレワークにおけるコミュニケーション課題を理解したところで、コミュニケーションの工夫について見ていきましょう。
雑談の機会を作る
オンラインランチ会を開いたりして、雑談の時間を作るといいでしょう。
単発で実施してから、従業員の意見と仕事の状況を勘案して、必要がある場合は、頻度を決めて定期的に実施しましょう。
レスポンスを早くする
できるだけ早くレスポンスを返すと、コミュニケーションがしやすい雰囲気を作れます。
例えば、上司がすぐにレスポンスを返さないと、上司の状況がわからない部下は、「上司を怒らせてしまったのかもしれない」と不安になってしまいます。
そうなると、質問があっても質問しづらくなってしまうため、「〇日までに確認します」とすぐにレスポンスを返しておきましょう。
すぐにレスポンスが来たら、部下の心理的安全性が保たれます。
1on1ミーティングを取り入れる
テレワークをすると、対面でのやり取りがなくなってしまい、一方的に上司から指示だけがされるという状況に陥ってしまいがちです。
一方通行のコミュニケーションにならないように、1on1ミーティングをするといいでしょう。
ビデオ通話を活用する
ビデオ通話を導入して、従業員がお互いの顔を見ながら、コミュニケーションを取れる環境を作りましょう。
また、ビデオ通話で顔を見ることによって、体調やメンタル面での気づきを得ることもできます。
カメラをオンにしたくない従業員がいることもありますので、ビデオ通話に関するルールを設けて、ビデオ通話を活用しましょう。
絵文字を肯定する
以前は、ビジネス上のメールやチャットなどで絵文字を使うことは、否定的に捉えられていました。
ですが、メールやチャットの絵文字は、自分の感情を伝えることができる貴重なツールです。
そのため、多様な働き方を受け入れるにあたって、企業が、絵文字を肯定的に捉えて、従業員が絵文字を活用できるように社風を変えていくことも必要と言えます。
テレワークのコミュニケーション不足を減らすためのツール
テレワークをすると、どうしてもコミュニケーションが不足してしまいます。
その状況を改善するためのツールをご紹介します。
・ビジネスチャット・・・文章作成の手間が省けるので、気軽にコミュニケーションできるツール
・Web会議とビデオ通話・・・文字で伝えれないニュアンスを説明したり、資料や画像を共有できるツール
・社内向けFAQ・・・情報や知識を共有できるツール
・仮想オフィス・・・ネット上で出勤している感覚でテレワークができるツール
上記のようなツールを活用すると、コミュニケーションの問題を改善できるでしょう。
まとめ
今回は、テレワークにおけるコミュニケーションの工夫についてご紹介しました。
テレワークはオフィス勤務と異なり、上司や他の従業員の顔や進捗が分かりづらいです。
そのため、雑談の機会を設けたり、1on1ミーティングを定期的に行うなど、コミュニケーションしやすい環境が整えましょう。
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