チームスケジュール管理の重要性と管理に便利なツールについてご紹介
2024.10.07
チームのスケジュールを把握することは、社内の業務を効率化するために必要です。
チームスケジュール管理ができていると、従業員同士の状況が把握しやすいため、予定調整が進めやすくなって、トラブルを未然に防ぐことができます。
今回は、チームスケジュール管理の重要性とチームスケジュール管理に便利なツールについて解説します。
なぜチームスケジュール管理が重要なのか？
職場で従業員間でスケジュールの共有ができていると、仕事をスムーズに進めることができます。
では、なぜチームスケジュール管理が重要なのかについて見てみましょう。
進捗が把握できて連携しやすくなる
従業員間でスケジュールが共有されていると、仕事の進捗が把握しやすくなります。
他の従業員の仕事の進捗に合わせて仕事を調整できるので、他の従業員のフォローをしたり、自分をフォローしてもらうことができます。
職場全体の進捗を管理しやすくなってサポート体制が整うため、チームスケジュール管理は重要なのです。
予定調整をしやすくなる
従業員同士でスケジュール管理をすると、予定を調整しやすくなります。
お互いのスケジュールが把握できると、納品日までにどのくらいの作業が残っているのかが可視化されるので、仕事の段取りが調整しやすくなります。
コミュニケーションが活発になる
チームスケジュール管理をすると、コミュニケーションが活性化します。
例えば、他の従業員の状況を把握できていると、「〇〇日までに〇の作業を終わらせておく」といったように、適切なタイミングでコミュニケーションを取ることができます。
チームスケジュール管理をしないリスク
仕事をスムーズに行うためには、チームスケジュール管理は欠かせません。
では、チームスケジュール管理をしなかったら、どんなリスクが生じるのか見ていきましょう。
納期に間に合わない
チームスケジュール管理をしないと、各従業員の進捗が把握できないため、納期に間に合わないおそれがあります。
納期が遅れると、顧客や取引先に迷惑がかかってしまい、会社の信用が低下してしまいます。
予定調整ができずに作業が停滞する
従業員同士で進捗を把握できていると、仕事を分担してサポートできますが、把握できていないと、トラブルが起こった時に対応に追われてしまいます。
そうなると、心理的に負荷がかかってしまうだけでなく、他の従業員も納期遅れになるリスクがあり、作業全体の流れが止まりやすくなってしまいます。
そのため、チームスケジュール管理をしないと、仕事の予定調整ができずに作業が進められないというリスクが生じてしまいます。
従業員間でもめごとが起こる
チームスケジュール管理を実施しないと、コミュニケーション不足によって、従業員間でもめごとが起こる可能性があります。
「〇〇の仕事を依頼したのに、期限内に完遂できてない」といったように、連絡の行き違いや忘れてしまっていたといったことが挙げられます。
従業員間のもめごとを減らすためには、チームスケジュール管理は重要です。
チームスケジュール管理に役立つツール
では、チームスケジュール管理をするのに便利なツールをご紹介します。
ガントチャート
ガントチャートとは、プロジェクト管理に特化したツールで、「作業単位・作業内容・担当者・開始日・終了日」など、細かい単位に分けたツリー構造の表を見える化したもののことです。
タスクの進捗状況を色で把握することができ、そのタスクの担当者が一目でわかるため、チームスケジュール管理を簡単にできます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、進捗の把握や連絡、従業員同士のコミュニケーションができるツールのことです。
ノウハウを共有したり、トラブルの報告をしたり、従業員間の連帯感を強めるのに効果的です。
ホワイトボード
従業員数が少ない場合、ホワイトボードにふせんを貼って、進捗を共有するといいでしょう。
担当者ごとにスペースを分けて、進行中の作業や未着手の作業などをふせんに記載して分けます。
口頭で作業の進捗を報告しながら、タスク管理を進めると、スムーズに報連相ができます。
まとめ
今回は、チームスケジュール管理の重要性や役に立つツールなどをご紹介しました。
組織を運営する以上、社内の連帯感は欠かせません。
作業をスムーズに進めるためにチームスケジュール管理に取り組みましょう。
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