見積もり依頼メールの必要性と書き方について解説 [例文つき]
2024.10.08
メールで見積もり依頼をする場合、取引の内容を提示し、契約を前向きに検討している意志を示すことが大切です。
ビジネスマナーを守って、見積もり依頼メールを送ると、お互いに利益の向上が期待できます。
今回は、見積もり依頼メールの必要性と書き方について解説します。
見積もり依頼メールを送る必要性とは
なぜ見積もり依頼メールは、必要なのでしょうか。
以下で見てみましょう。
書面に残すことでトラブルを回避できる
料金や納期など契約内容を書面で残していないと、後でトラブルに発展する可能性があります。
そのため、お互いに認識を一致させるために見積書が必要になります。
予算調整に役立つ
商品の発注など予算が必要な場合、社内で承認を得る必要があります。
見積書があると、予算が必要なのかを把握できるため、社内で調整がしやすくなります。
見積もり依頼メールの書き方のポイント
ここでは、見積もり依頼メールを送る時のポイントについて解説します。
件名は簡潔に分かりやすく書く
件名をひとめ見て、内容が見積もり依頼であることが分かるようにしましょう。
件名が分かりやすいと、他のメールに埋もれず、優先的に開封してもらえる可能性があります。
そのためには、用件や依頼内容を明記することが大切です。
例えば、「〇〇についての見積もりのお願い」といったように記載するといいでしょう。
内容や条件は具体的に提示する
最初に取引条件を記載して、商品と数量は箇条書きにします。
見積もりを依頼する理由を記載すると、相手に重要度が伝わりやすくなるでしょう。
見積もり依頼メールには、以下の内容を記載しましょう。
・予算
・商品やサービス内容
・数量
・納期
・見積もり依頼の理由
・現状の検討段階（他社にも見積り依頼をしているなど）
・回答期限
回答期限を設定する
回答期限が設定されていないと、相手は対応を後回したり、忘れてしまうかもしれません。
回答期限を設定して、相手を気遣う言葉も添えておきましょう。
例えば、「ご多忙のところ申し訳ございませんが」「お手数をおかけしますが」といった一言があると、相手の印象が変わります。
見積もりを改ざんできない形式にする
見積書を送付する際は、改ざんできない形式にする必要があります。
見積書を添付する場合は、編集と追記ができる、ExcelやWordの形式ではなく、書き換えのできないPDF形式などに変換して送付しましょう。
また、人的ミス、バージョンの違いによるレイアウト崩れなどのトラブルを防ぐためにも、改ざんできない形式で送付することが重要です。
見積もり依頼メールの例文
見積もり依頼メールを送る際のポイントを踏まえて、見積もり依頼メールの例文を見ていきましょう。
初めて見積もり依頼メールを送る場合の例文
件名：お見積書ご送付のお願い
本文：
株式会社〇〇
ご担当者様
初めてご連絡をいたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度、貴社のウェブサイトを拝見し、〇〇の導入について検討しております。
つきましては、以下の条件でお見積書をお送りいただけますでしょうか。
・貴社製品〇〇
・数量：200点
・納期：〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
現行では、〇〇社の製品〇〇を扱っていますが、貴社製品〇〇〇の機能性に興味があり、切り替えを関係部署と検討しています。
予算条件に合えば、導入する見込みです。
なお、お見積書は〇〇〇〇年〇〇月〇〇日までにご提示いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
既存の取引先に送る場合の例文
件名：見積り書ご送付のお願い
本文：
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇〇の〇〇でございます。
現在、弊社では、貴社製品の〇〇の導入を検討しております。
つきましては、以下の条件でのお見積書のご送付をお願いできますでしょうか。
[見積依頼内容]
・貴社製品〇〇
・数量 1,000点
・納期 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
・予算 〇〇〇万円
お忙しいところを恐縮でございますが、お見積書を〇〇〇〇年〇〇月〇〇日までに、私までメールでご送付いただきますようお願い申し上げます。
よろしくお願い申し上げます。
まとめ
見積もりメールを送る場合、可能な限り明確な条件を提示して、内容を分かりやすく提示する必要があります。
ですが、電話と違って、メールは、相手がすぐに開封しなかったり、確認漏れが発生したりする可能性があるため、注意しましょう。
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