会議のための会議をなくす必要性は？会議のための会議が起きる原因と対策について解説
2024.10.08
経営方針やプロジェクトの方針を決める会議は、多くの企業で行われていますが、会議のための会議が企業の課題になってきています。
作業の手を止めて行う会議を有意義なものにするためには、効率化できる工夫を取り入れて実施することが大切です。
今回は、作業効率化や利益アップにつなげるために、会議のための会議をなくす必要性、会議のための会議が起きる原因や対策について解説します。
会議のための会議とは
会議のための会議とは、本来の会議の目的である話し合いをするのではなく、会議を開くことが目的になっていたり、不必要な会議が常態化していることです。
会議の目的は、事業の活性化や利益につながるアイデアを出し合ったり、業務体制の見直しや改善など、利益アップや課題改善につながる話をすることにあります。
作業効率化や利益が生み出せる意見交換ができない会議を行っているのであれば、本来の目的どおりに会議が開催できるように改善する必要があります。
会議のための会議をなくすべき理由とは
では、会議のための会議をなくすべき理由について解説します。
その理由を従業員に浸透させて、生産性のある会議の実現を目指しましょう。
業務効率が低下してしまうため
不要な残業を削減するため
不要な残業を削減するには、 会議のための会議をやめる必要があります。
会議に参加すると、作業を止めなければいけないため、中身のない会議が長時間行われると、本業に充てる時間が確保ができません。
そうなると、参加者は残業することになり、ストレスが溜まってしまい、悪循環に陥るでしょう。
会議のための会議が起こる原因とは
ここでは、会議のための会議が発生してしまう原因をご紹介します。
集まることが目的になっている
参加者が集まることが目的になってしまうと、会議のための会議が発生してしまいます。
会議とは、参加者が意見を出し合って、意思決定を行うことが目的です。
ですが、会議のための会議では「週に一回会議をすることになっている」といった理由で、目的がないのに開催されていることが多いのです。
そのため、会議を開く際には、討論する議題などを決めておき、明確な目的を定めるようにしましょう。
会議と関係ないメンバーを招集している
議題や目的が明確でない
会議を開催する前に、何について話し合うのかを参加者が共有できていないと、会議の時間が無駄になって、会議のための会議が起きてしまいます。
事前に資料を配布したり、会議の議題や目的を進行役が説明して、参加者が意見交換の場に参加しやすくなるようにしましょう。
事前に十分な準備をしていない
会議の当日までに、資料の配布や機材の準備、会議室の予約などが準備できていないと、会議直前に慌ててしまい、スムーズに会議を行えません。
そのため、進行の段取りが崩れてしまい会議時間が延長になったり、資料不足で本題の結論が出せないといったことが起こってしまいます。
事前準備をきちんとしておかないと、会議のための会議が起きる原因につながります。
会議のための会議をなくすための対策
会議のための会議をなくすための対策についてご紹介します。
会議の資料を事前にツールで共有しておく
目的を明確化して結論を出す
参加者が会議で話し合う目的を認識するために、会議の冒頭で概要を共有しておくと、結論が出しやすくなります。
時間内に意見交換が進むようにテーマと目的を参加者にしっかりと伝えることが、会議のための会議をなくす対策の一つと言えます。
進行役が時間内に終われるように調整する
進行役は、会議の状況を見極めながら、参加者の意見をまとめて、結論が出せるように会議を進める役割を担います。
そのため、会議終了時間を意識して、時間内に話し合いが終わるように、進行役が会議の時間調整をするといいでしょう
参加者は必要最小限にする
会議を無駄な時間にしないためにも、参加者は必要だと思われる参加者だけを出席させましょう。
そうすると、意見がまとまりやすくなるだけでなく、参加しない従業員は、会議中に本業に取り組むことができます。
まとめ
職場の作業効率化や生産性アップ、残業時間の削減や仕事の課題解消のためにも、会議の無駄や非効率な状態をなくす必要があるでしょう。
話し合う目的が明確でなかったり、参加者の選別不足や準備不足があると、会議のための会議をすることになってしまいます。
そのため、作業効率化アップや残業時間の削減などのために、会議の目的を明確化しながら準備する必要があるでしょう。
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