謝罪メールの返信の返信は必要なの？例文つきで解説
2024.10.12
謝罪メールを送った後に、相手が返信してくれると安心できますが、そのメールに再び返信したほうがいいのかと悩む方は多いようです。
何度もメールのやりとりをしないようにして、お互いの手間を減らしたいと思うこともあるでしょう。
今回は、謝罪メールを送った後の返信に対する返信についての必要性や注意点、例文をご紹介します。
謝罪メールの返信の返信は必要なの？
業務効率を考えれば、謝罪メールの返信の返信は非効率的ですので、謝罪メールに対して返信の返信をすることに悩むこともあるでしょう。
ですが、謝罪メールに対する返信の返信はしたほうがいいケースがあります。
とは言っても、「返信不要」と書かれている場合は、返信する必要はありません。
では、謝罪メールの返信の返信が必要とされる時の理由について解説します。
感謝の気持ちを伝えるため
迷惑をかけてしまったのに、寛大な心で返信をしてくれた場合、感謝の気持ちを伝えるために、謝罪メールの返信に返信しましょう。
メールの本文には、「本当に申し訳なかった」という再度の謝罪文とメールを返信してくれたことに対する感謝の気持ちを丁寧な言葉で書きましょう。
形式的な文章を書くと、心証を悪くしてしまうことがあるため、自分の言葉で、誠意の気持ちを込めて書くようにしましょう。
初めにメールを送った人でメールを終わらせるのがいいため
最初にメールを送った人が、メールのやりとりを終えることが、ビジネスマナーです。
1往復半のメールのやりとりをするのがいいということになります。
なぜメールのやり取りを1往復半にするのがいいかというと、それが効率的なやり取りで、相手に返信の負担をかけないからです。
相手に返信の負担をかけないために、メールの文末に、「返信不要」の文言を書いておくといいでしょう。
謝罪メールに対して返信の返信をする際の注意点とは
ここでは、謝罪メールに対して返信の返信をする際の注意点を挙げてみましょう。
件名は変えない
相手のメールに返信をしたら、自動的に件名の頭につけられる「Re:」は、削除しないで返信しましょう。
「Re:」がついていると、どの用件についてやりとりをしているかが分かるからです。
また、「Re:」の数を見れば、どれだけやり取りをしているかも分かります。
謝罪メールの返信の返信では、「Re:」がついたまま返信すると、失礼にあたるのではと悩みがちです。
ですが、何に対する返信なのかを明確するために、「Re:」が件名がついた状態で、返信しても問題はありません。
「返信不要」を書く
返信の返信メールでは、文末に「返信不要」の文言を書いて、メールのやりとりはこれで終わるということを伝えましょう。
とは言っても、「これ以上の返信は必要ありません」と書いてしまうと、冷たい人という印象を与えてしまうでしょう。
やわらかい表現になるように、「本メールへの返信はお気を使われませんよう」といった文言を書くといいでしょう。
長文を書かない
謝罪メールの返信の返信では、長文を書かないようにしましょう。
迷惑をかけて、相手は対応に追われているかもしれません。
相手の時間と手間を奪わないように、丁寧で簡潔に書きましょう。
他の用件がある場合、件名を変えてメールをする
謝罪メールの返信の返信のやりとりで、他の用件を伝えなければいけない場合、件名を変えてメールを送りましょう。
件名とメールの内容を一致させておくことが、ビジネスマナーだからです。
件名と内容が一致していると、後でメールの履歴を見返したい時や、検索をかけたい時に手間を省けます。
謝罪メールの返信の返信で、相手が他の用件を伝えてきた場合でも、内容がわかる件名に書き替えましょう。
件名とメールの内容が変わった時を起点にして、件名を変えましょう。
謝罪メールにおける返信の返信例文 社内向け
件名：Re:〇〇の件のお詫び
本文：
営業部
〇〇様
お疲れ様です。
商品部の〇〇です。
お忙しい中をご丁寧にメールをいただき、ありがとうございます。
温かいお言葉を頂戴し、とても嬉しく思っております。
今回の件では、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
今後は同じ過ちを繰り返さないよう、十分注意いたします。
お忙しいかと存じますので、ご返信いただくには及びません。
商品部 〇〇
謝罪メールにおける返信の返信例文 社外向け
件名：Re:Re:〇〇の納品遅れについてのお詫び
本文：
株式会社〇〇 営業部 〇〇様
いつもお世話になっております。
お忙しい中をご丁寧なメールを頂戴し、心から感謝しております。
温かいお言葉を賜り、大変恐縮しております。
今回は私の不手際によりご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
今後このようなことがないよう、誠心誠意努めて参ります。
お忙しいことと存じますので、どうかこのメールへのお返事にはお気遣いなさらないよう、お願い申し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社 営業部 〇〇
まとめ
迷惑をかけてしまった場合、例文のようにビジネスマナーを踏まえた丁寧な内容でメールを書くことが大切です。
最初に送ったメールで、謝罪をしていても、返信の返信時には、「重ねてのお詫びとなりますが〜」のように書くと、相手への配慮が伝わりやすくなります。
お詫びの気持ちを伝える際は、丁寧なメールを送りましょう。
コストを抑えて、自宅住所を知られずに都心一等地住所を使って仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
賃貸オフィスを借りると、敷金などの初期費用に加えて、月々の賃料がかかります。
その点をクリアできるのが、バーチャルオフィスのいいところです。
ブルームは、東京都新宿区西新宿の一等地住所をレンタルしているバーチャルオフィスです。
業界最安値の月額300円で、住所を借りることができるため、オフィス代を安く済ませたい方に向いています。
自宅で仕事ができる方は、オフィス代を節約するために、ブルームを利用してはいかがでしょうか。
