ビジネスでは、1日に何通もメールを受信したり、やり取りをします。

依頼メールは、相手の時間を頂くことにもつながるため、こちらの要望を伝えながら、相手の状況にも配慮しなければいけないでしょう。

ですが、依頼メールに時間をかけすぎると、他の業務が止まってしまうため、効率よくメールを作成できるかを意識することも大切です。

今回は、依頼メールを書く際に気をつけたいポイントや例文をご紹介します。

社外向けの依頼メールは、取引先など社外の人に要求を受け入れてもらって対応をお願いするメールのことです。

相手は忙しい中で依頼を受けるかどうかを判断するので、何度も読み直さなければいけないメールを送ると、面倒だと思われて、依頼を断られてしまう可能性があります。

また、相手の状況を配慮しない依頼ですと、送信者に不信感を抱いてしまうでしょう。

自分が顧客の立場に立って、ビジネスマナーを守った言葉づかいや表現をしましょう。

依頼メールを書く際のポイントを解説します。

分かりやすい件名にしましょう。

どのような用件なのかを記載すると、相手は件名を見ただけですぐに用件を把握できます。

社外の取引先などにメールを送る場合、名前が入っていると丁寧な印象を与えることができます。

また、他のメールに埋もれないようにするために、【至急】【～に関する依頼】などを付けたりするのもおすすめです。

依頼メールでは、依頼内容とその理由を明確に書く必要があります。

受信者が何をいつまでにするのかが分かるようにするために、簡潔な文章で伝えましょう。

例えば、請求書を修正してほしい場合、「修正したら、再提出してください」と伝えるのではなく、修正箇所を具体的に指摘しましょう。

依頼メールには、「いつまでに回答がほしい」という回答期限を記載しましょう。

その際も「今週中くらいにいただけると助かります」「〇日後ぐらい」といった曖昧な期日設定をすると、相手の感覚や都合で判断されてしまい、トラブルになる可能性があります。

そのため、「〇月〇日の〇時まで」と明記して、認識に齟齬が生まれないように注意しましょう。

相手の状況を気遣う言葉を添えましょう。

そうすることによって、相手は気持ち良く対応してくれるでしょう。

依頼メールでは、「～していただけますか」「～していただけますでしょうか」「～していただければ幸いです」など、お伺いを立てる言い回しを選びましょう。

「お願いします」や「～してください」といった言い回しは端的でわかりやすいですが、上から目線と受け取られるおそれがあります。

相手に対する思いやりの気持ちを持っていると、こちらの誠実な姿勢が伝わり、面倒な依頼でも「この人からの依頼なら引き受けよう」と思ってもらえる可能性が高まります。

依頼メールでは、より丁寧な文章を心がけて、少しでも好印象を与えるようにしましょう。

依頼メールで使いたいフレーズを以下に挙げてみましょう。

・ご多用中の中、恐れ入りますが

・お手数おかけし、恐縮ですが

・まことに勝手なお願いなのですが

・急なお願いで申し訳ございません

・お忙しい所大変恐縮ですが～
・お手数をおかけいたしますが～
・誠に急なご依頼とはなりますが～
・お願い申し上げます
・～いただければと存じます
・～いただけますと幸いです

・ご指導いただけますと幸いです

・ご教示いただきたく存じます

・ご教授願えませんでしょうか

・ご送付いただきたく存じます

・お送りいただけますでしょうか

・至急お送りいただきたく、お願い申し上げます

・ご確認いただければと存じます

・ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます

・お目通しいただけますと幸いです

・ご多忙の中恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです

・お手すきの際にご回答いただけますと幸いです

・お手数をおかけいたしますが、ご協力いただきますようお願い申し上げます

・ご検討いただきますよう何卒よろしくお願いいたします

・分かり次第ご教示いただけますと幸いに存じます

・お忙しい所恐れ入りますが、ご連絡いただけますと幸いでございます

・引き続き何卒よろしくお願いいたします

依頼メールで失礼な表現をすると、依頼を引き受けてもらえないだけでなく、会社のイメージも悪くなってしまいます。

依頼メールで気をつけたい表現を挙げてみましょう。

自分の都合にもかかわらず、相手を急がせる表現をしてしまうと、相手に不快感を与えてしまいます。

面識のない相手から、件名に【至急】と書かれたメールを受け取ったら、すぐに対応できる依頼でも、引き受けることを躊躇してしまうかもしれません。

相手は、依頼を引き受けてしまうと、予定していた仕事を止めることになってしまうこともあるでしょう。

そのため、「至急」や「できれば急ぎで」といった相手のスケジュールを乱すような表現は使わないようにしましょう。

お願いする立場の人は、依頼メールに、「けっこういいサービスですね」「先日の〇〇先生の講演には感心しました」という表現はしないほうがいいでしょう。

「魅力的なサービスですね」「先日の〇〇先生の講演には感激しました」といった謙虚な表現をすると、相手にいい印象を持たれます。

上から目線の表現をしていないか注意をする必要があります。

依頼メールの例文を以下でご紹介します。

件名：「（商品名）」のお見積りの件

本文：

〇〇株式会社

ご担当者様

初めてご連絡いたします。

株式会社〇〇　〇〇部の〇〇と申します。

貴社ホームページを拝見し、「（商品名）」の購入を検討しております。

つきましては、以下の内容でお見積りの作成していただけますでしょうか。

[見積内容]

・商品名：〇〇

・個数：10個

・納期：〇月〇日

・支払方法：

・宛名：株式会社〇〇

弊社の都合となり大変恐縮ではございますが、〇月〇日までに見積書をご作成、ご送付いただくことはできますでしょうか。

突然のご依頼となり大変恐縮ではございますが、ご確認いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

件名：〇〇の件でのお打ち合わせ日程のご連絡

本文：

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇〇の件について、お打ち合わせいただけますでしょうか。

1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

下記日程でご都合のよい日はございますでしょうか。

[日時]
・〇月〇日（〇）9:00～11:00
・〇月〇日（〇）10:00～13:00
・〇月〇日（〇）13:00～15:00

ご都合が合わない場合は、候補日を2～3ほど上げて頂けますと幸いです。

お手数をおかけし、恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

件名：お見積り検討のお願い

本文：
〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日は、〇〇商品についてのお打ち合わせのお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

また、導入のご検討をいただき、感謝申し上げます。

〇〇商品についてのお見積もりを送付させていただきましたが、ご検討いただけましたでしょうか。

ご希望の期日（〇月〇日〇曜日）までに納品させていただくためには、〇月〇日〇曜日までに返答をいただきますようお願いいたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

件名：〇〇のお打ち合わせの日程変更のご相談

本文：
〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

次回の〇〇のお打ち合わせについて、日程変更のご相談がございます。

〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～お時間を頂戴する予定でしたが、急な社内事情により、伺うことができなくなりました。

誠に勝手ながら、以下の日程で再度調整いただけますでしょうか。

＜候補日時＞
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

上記の候補日時以外でも、調整させていただきますので、ご都合のよろしい日時をお聞かせいただけると幸いです。

お手数をおかけして、大変申し訳ございません。

よろしくお願いいたします。

今回は、依頼メールの書き方や注意点などを例文を交えながらご紹介しました。

依頼メールは、相手に何らかの行動をしてもらうことが目的です。

相手の立場や状況に配慮して、お互い気持ちよく仕事をしていくために、丁寧なメールを送りましょう。

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