ビジネスでは、商談や面会などの約束をスムーズに取り付けるために、アポイント依頼メールを送る機会があります。

では、どのようなアポイント依頼メールを送れば、商談の機会を獲得することができるのでしょうか。

今回は、アポイント依頼メールを好印象にするポイントや例文などを解説します。

アポイント依頼メールとは、取引先に訪問したいと依頼をする時に送るメールのことです。

アポメールとも呼ばれます。

アポイント依頼メールを送らないで、取引先を突然訪問をすることは、相手のスケジュールを乱す行為で、ビジネスパーソンとしての信用性も疑われてしまいます。

アポイント依頼メールでは、相手の立場に立って、「訪問を受けるために時間を割いてもいい」と思ってもらえるメールを送る必要があります。

アポイント依頼メールには、以下の項目を記載します。

アポイントを獲得するためには、ポイントを押さえてメールを作成すると、成功率を高めることができます。

以下で、アポイント依頼メールを作成する時のポイントを挙げてみましょう。

アポイント依頼メールには「アポイント」という言葉を使うのはやめて、「ご面談」や「お打ち合わせ」のような丁寧な表現を使いましょう。

アポイントとは、アポイントメントの略であり、取引先や商談相手と会って話す約束を取り付けることです。

アポイントを依頼する側が、相手に対して使うのは不適切だからです。

アポイントメールの件名は、一目見て内容がわかるように、20文字以内を目安に記載しましょう。

長い件名を書いてしまうと、件名が省略されたり、他のメールに埋もれてしまって、後回しどころか開封されない可能性もあります。

そのため、件名で内容が伝わるよう工夫することが大切です。

メール本文は要点から書き出して、次に詳細をまとめます。

5W1Hを意識して、メールを送った目的から記載します。

・Who（誰が、誰に）
・What（何を紹介するのか）
・Why（なぜ利用すべきか）
・When（いつ）
・Where（どこで）
・How（どのように）

How（どのように）では、日時・所要時間・持ち物の有無などを具体的に伝えます。

アポイント依頼メールは、内容を簡潔に記載する必要がありますが、宛名と挨拶文は忘れずに書きましょう。

省略してしまうと、失礼に値します。

宛名は、会社名と担当者名を記載しますが、名前がわからなければ、「ご担当者様」と記載しましょう。

挨拶文は、新規の顧客の場合、「突然のメールでのご連絡、大変失礼いたします。」で始めて、自己紹介をすることがおすすめです。

アポイント依頼メールは、新規の取引先や、相手と面識がないケースがほとんどです。

「誰から自社のことを聞いたのか？」「どうしてメールを送ったのか？」という経緯を記載しないと、相手に失礼なイメージを与えてしまうでしょう。

マナーとして、メールを送った経緯を必ず記載しましょう。

アポイントを依頼するということは、相手の時間をいただくことになります。

そのため、アポイントの時間を割いていただくことで、相手にどのようなメリットがあるのかをしっかりと記載しましょう。

相手にとってのメリットを記載しないで、「お時間ください」と書いても、返信をいただくことも難しいでしょう。

候補日時は、相手に挙げてもらうのではなく、こちらから提案しましょう。

相手に候補日を提示するようお願いすると、日程調整に時間がかかってしまうことがあるからです。

また、日程調整を面倒に感じて、返信が来ないことがあるかもしれません。

アポイント依頼メールでは、相手が返信するのをストレスに感じないように工夫することが大切です。

こちらから日程を複数提示し、都合のいいものを選んでもらいましょう。

誤った敬語の使い方や言葉遣いは、相手への印象を悪くするでしょう。

メールであっても、正しい敬語や言葉遣いには細心の注意を払いましょう。

返信期限を設定しましょう。

期限を明記しておくと、相手は急いで対応すべきかの判断がつきやすくなります。

送信者も、期限を決めておかないと、提示した日時をいつまで空けておけばいいかがわからず、他の業務に支障をきたしてしまいます。

返信期限を定めた上で、アポイント依頼メールを送信しましょう。

アポイント依頼メールの例文をご紹介します。

件名：弊社サービス〇〇ご紹介についての面談のお願い（会社名/名前）

本文：
株式会社〇〇
〇〇様

突然のご連絡にて失礼いたします。

私、株式会社〇〇で、〇〇というサービスの営業を担当しております、〇〇と申します。

貴社のホームページを拝見し、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

弊社では、〇〇業界のお客様を中心に、〇〇サービスを導入いただいており、これまでに〇〇件の導入事例と〇〇を最大で〇％改善した実績がございます。

貴社が同様の課題をお持ちでしたら、直接ご説明にお伺いしたいと考えております。

下記の日程で、ご都合のいい日時はございますでしょうか。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

＜候補日程＞

・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇
・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇

・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

当日は、サービス内容や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。

所要時間は、1時間程ほどを予定しています。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数をおかけしますが、ご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

件名：弊社サービス〇〇のご案内（会社名/名前）

本文：

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

先日はお電話でお時間をいただき、誠にありがとうございました。

今回は、お電話の際にお伺いした貴社の課題について、弊社が提供している〇〇というサービスを利用することで解決できるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。

もしよろしければ、直接ご説明させていただきたいのですが、下記日時のご都合はいかがでしょうか。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

[日程の候補]

・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇
・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇

・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。

ご訪問は、1時間ほどを予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数をおかけしますが、ご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

件名：弊社サービス〇〇ご紹介について面談のお願い（会社名/名前）

本文：
株式会社〇〇
〇〇様

突然のご連絡にて失礼いたします。

私、〇〇株式会社で営業を担当しております、〇〇と申します。

弊社は、今年で創業〇〇年を迎える〇〇パソコンソフトメーカーです。

先月販売開始した新製品の〇〇をはじめ、〇〇業界のお客様に弊社の製品を多数導入いただいております。

弊社製品を導入いただいたことによって、お取引企業様が抱えていた〇〇という課題が最大〇〇％改善した実績がございます。

貴社HPを拝見したところ、現在展開されている〇〇事業に関しまして、ぜひ何かご協力させていただけることがあるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

弊社について（自社ホームページのURLを記載）

弊社は、東京都新宿区に本社を構える創業〇〇年のパソコンソフトメーカーです。

〇〇をコンセプトに掲げた製品開発と販売をしており、取り扱い製品は、〇〇社以上の企業様に導入いただいております。

ご提案する製品の特徴

今回ご提案させていただく製品は、冒頭でお話しさせていただいた〇〇という新製品です。

〇〇を導入いただくと、〇〇における課題を〇〇％ほど改善できます。

〇〇は、ご好評いただいた前モデルから〇〇の点を改良しており、より優れた製品となっております。

価格に関して

〇〇は、〇つのラインナップで展開しており、スタンダードモデルは〇〇円（税込）、最上位モデルは〇〇円（税込）でご提供させていただいております。

競合品より割高ではありますが、機能や拡張性を中心にお客様から高い評価をいただいており、自信をもってお勧めしております。

ご依頼いただければ、2週間のお試し期間のご用意もございますので、優れた品質・性能を実際に体験いただければと思います。

現在のお取引企業
・株式会社〇〇
・株式会社〇〇
・株式会社〇〇
　他〇〇社

よろしければ、詳細について直接ご説明させていただきたく存じますが、直近のご都合はいかがでしょうか。

＜候補日程＞

・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇
・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇

・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

ご希望がございましたら、製品紹介だけではなく、他社様の導入事例をさせていただきますので、ご遠慮なくお申し付けください。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数をおかけしますが、ご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。

突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

アポイント依頼メールを作成すれば、情報を正しく確実に伝えることができます。

アポイント依頼メールは、「一度話をしてみたい」と思ってもらえるように、相手や状況に合わせた工夫をすることが大切です。

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