会社を休む時の電話のマナーとは？仕事を休む電話のかけ方を解説
2024.10.14
体調不良や身内の不幸、急な事故などで仕事を休む時は、会社に連絡をすることがマナーです。
メールで連絡をする人もいますが、受信者がチェックしているとは限らないため、電話で連絡を入れるようにしましょう。
ですが、仕事を休む電話をする時に、電話のマナーや何を伝えればいいのかわからないという方もいるでしょう。
今回は、仕事を休む時の電話のマナーや伝えるべきこと、例文などをご紹介します。
仕事を休む時の電話のマナー
仕事を休む時の電話のマナーをご紹介します。
始業10〜15分前に連絡する
仕事を休む時は、始業10〜15分前に電話をしましょう。
早く電話をすると、職場に従業員がいなくて電話がつながらなかったり、始業時間を過ぎてしまうと、無断欠勤にされてしまいます。
多くの従業員は、始業10〜15分前には出勤しているため、上司が、業務が開始する前に、段取りを考える時間を確保できます。
直属の上司に連絡する
仕事を休む時は、直属の上司に電話しましょう。
というのも、上司が、業務の割り振りや部下の配置を考えるからです。
忙しい上司に連絡しづらくて、同僚などに仕事を休む電話をすると、上司が休みのことを知るのに時間がかかって、業務が停滞してしまいます。
ですが、会社の規則で仕事を休む時の連絡先が決まっている場合、規則に従いましょう。
相談という形で休みを伝える
仕事を休む際は、報告ではなく相談という形で休みを伝えたほうがいいでしょう。
というのも、「本日、休みます」と断定的に言われると、「自分勝手に休みを決めるな」と心証を悪くする上司もいるからです。
「本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか」と相談する形で話すほうが、無礼だと思われません。
仕事を休む時に、電話で何を伝えるの？
仕事を休む際には、上司に何を伝えたらいいのでしょうか。
以下で見てみましょう。
休む期間
いつまで休むのかを伝えましょう。
というのも、休む日数によってサポートのしかたが変わってくるからです。
例えば、半日から2日ほどの休みであれば、他の従業員が、納期が近い仕事だけを代わりにこなせばいいでしょう。
ですが、休みが3日以上続く場合、通常業務も他の従業員に割り振る必要が出てきます。
休む期間によって、サポートのしかたが全然違うため、仕事を休む電話では、休む期間を伝える必要があります。
また、休む期間がわからない場合は、当面の予定を伝えて、予定が変わったら連絡をすることが重要です。
休む理由
仕事を休む理由も伝えましょう。
というのも、休む理由によって、サポートのしかたが変わるからです。
例えば、身内の不幸で休む場合、忌引き期間だけサポートすることになります。
ですが、体調不良で休む場合、いつ出社できるかがわからないので、上司は、サポート体制を慎重に考えなければいけなくなります。
仕事の引き継ぎがあるかどうか
引き継ぎがあるかどうかも伝えましょう。
仕事の引き継ぎがあるかどうかを伝えると、仕事を休んでも、仕事への影響を最小限に抑えることが可能になります。
また、仕事の引き継ぎがあるかどうかは、サポートのしかたにも関係します。
引き継ぎをしないで、取引先に迷惑をかけてしまったら、会社の評価が下がってしまうため、引き継ぎがあるかどうかを伝えなければいけません。
休んでいる時の連絡先
休んでいる時の連絡先も伝えましょう。
仕事を休んでいる間にも、取引先から連絡がきたり、トラブルが出て、緊急で連絡しなければいけなくなることもあるでしょう。
そのため、休んでいる時の連絡先と連絡がつかない時間帯を伝えることが大切です。
通院などで電話連絡ができない場合は、メールなど電話以外の連絡手段も確保しておくといいでしょう。
仕事を休む電話の例文
仕事を休む時に電話連絡をする際の例文をご紹介します。
体調不良の場合の例文
お疲れ様です。
〇〇です。
昨夜から熱があり体調が優れないため、本日お休みをいただいてもよろしいでしょうか。
これから病院に行きますので、明日の出勤については後ほどご連絡いたします。
本日の業務ですが、〇〇と〇〇〇の予定があります。
〇〇の業務については私が先方に連絡を入れますが、〇〇〇の業務を他の方に割り振っていただけますでしょうか。
午前中は病院にいますので、メールでご連絡いただけますと助かります。
午後は電話連絡ができます。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
家族の体調不良の場合の例文
お疲れ様です。
〇〇です。
昨夜から子どもが高熱で、病院に連れて行きたいため、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。
これから病院に行きますので、明日以降の出勤状況については後ほどご連絡いたします。
本日の業務については、〇〇さんにサポートをお願いできればと思います。
詳細については、私が〇〇さんにメールで連絡を入れます。
通院が何時までかかるかわからないため、緊急の連絡はメールでいただけると助かります。
ご迷惑おかけしますが、よろしくお願いいたします。
身内の不幸の場合の例文
お疲れ様です。
〇〇です。
昨日、祖母が亡くなり、葬儀に出るためにお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。
葬儀は、明日、〇〇県で執りおこなう予定のため、移動を考慮して本日から4日間お休みをいただければと思っております。
休暇中の業務の引き継ぎについては、後ほどメールで詳細を送らせていただきますので、ご確認をお願いいたします。
休暇中の連絡先については、私の携帯電話かメールにご連絡いただければ幸いです。
ご迷惑おかけしますが、よろしくお願いいたします。
事故に遭ったり事故を起こした場合の例文
お疲れ様です。
〇〇です。
先ほど、車と接触事故を起こしてしまいました。
今から、〇〇病院で検査を受ける予定です。
相手も私も大怪我はありませんので、大丈夫だとは思いますが、念のため、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。
検査結果が分かり次第、再度ご連絡いたします。
本日、急ぎの業務はありませんので、引き継ぎはございません。
急な用件がありましたら、メールにご連絡いただけると幸いです。
ご迷惑おかけしますが、よろしくお願いいたします。
まとめ
仕事を休む電話をする際は、マナーを心がけて、サポートに必要なことを漏れなく伝えましょう。
そうすると、会社への負担が最小限になるでしょう。
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