情報共有は面倒？情報共有の面倒をなくして情報共有をする必要性について解説
2024.10.14
業務効率化など、さまざまな理由で組織では、情報共有をしながら業務を進めます。
とは言っても、情報共有することを面倒に思うこともあるでしょう。
ですが、情報共有を疎かにすると、ミスが発生したり、従業員間の人間関係が悪化するといったリスクがあります。
今回は、情報共有を面倒と感じてしまう原因や、それを解消する方法について解説します。
どうして情報共有は必要なの？
まず初めに、「情報共有が面倒」と考えている人は、どうして情報共有は必要なのかについて考えてみましょう。
情報共有が必要な理由を以下に挙げてみましょう。
チームで働くから
仕事は一人で完結できるものではなく、チームとして一つの目標に向かって、仕事を進めます。
そのため、情報共有は必須なのです。
というのも、情報共有をしないと、仕事の担当者や進捗が分からず、チームで協力することができないからです。
業務を効率化しなければいけないから
業務効率化をするためにも、情報共有は必要です。
情報共有をしないと、仕事が属人化してしまい、他の従業員が担当することになった場合、情報を調べたりする際に非常に時間がかかってしまい、非効率的になってしまいます。
情報共有をすると、どの従業員も必要な情報にすぐにアクセスでき、業務の属人化を防げるので、組織全体の業務効率が上がります。
生産性を上げなければいけないから
組織全体の生産性を高めるためには、情報共有は欠かせません。
情報共有をすると、仕事で得た知識やノウハウを社内で共有することができるため、仕事のスピードが上がり、生産性の向上が期待できます。
情報共有が面倒という理由で疎かにすると、どんなリスクが出るの？
情報共有を面倒だと思って、疎かにすると、どんなリスクが発生するのでしょうか。
以下で見てみましょう。
ミスをしたり業務が停滞する
情報共有が面倒という状態になっていると、ミスをしたり、業務が停滞してしまいます。
情報共有を面倒と思っていると、自分から情報共有をしなかったり、他の従業員からの情報共有をスルーしてしまいます。
そのため、情報共有ができてないことから、ミスや業務停滞が発生しやすくなってしまいます。
そうなると、取引先や顧客にも迷惑をかける可能性があります。
人間関係が悪くなる
情報共有が面倒であると、他の従業員との関係が悪くなります。
チームで仕事をしているのに、情報共有をしないと、他の従業員から反感を買ってしまうからです。
人間関係が悪化してしまうと、いっそう情報共有することを面倒に感じて、ますます情報共有をしなくなってしまいます。
また、人間関係が悪くなると、精神的につらくなるという悪影響もあります。
情報共有を面倒と感じてしまう原因とは
では、どうして情報共有を面倒と感じてしまうのでしょうか。
その原因を以下で見てみましょう。
情報共有には手間がかかるため
情報共有には手間がかかるため、面倒と感じてしまいます。
情報共有の必要性を理解していても、多忙な中で情報共有をしなければいけないと思うと、面倒なものになってしまうのです。
情報共有のルールがない
情報共有のルールがないと、情報共有を面倒と思ってしまいます。
というのも、ルールがないと、情報共有を頻繁にする従業員がいたり、不要な情報を共有してしまう従業員がいるからです。
そうなると、手間がかかって、面倒に感じてしまうのです。
情報共有が面倒なのを解消する方法とは
情報共有が面倒ということを解消するには、どうしたらいいのでしょうか。
以下で解消方法をご紹介します。
情報共有のルールを決める
情報共有のルールを決めると、情報共有が面倒なことを解消できます。
例えば、以下のようなルールを事前に決めましょう。
・情報共有をおこなう要件（例えば、トラブルの発生など）
・情報共有の時期と頻度
・情報共有のツール
・情報共有のフォーマット
情報の正しい伝え方を身につける
情報の正しい伝え方を身につけると、情報共有が面倒であることを解消できます。
情報共有の方法がよくわかってないことが原因で、情報共有が面倒だと思っている人もいるからです。
情報共有をする時は、結論を最初に伝えることと、「5W1H」を活用すると相手に伝わりやすくなります。
5W1Hとは、以下の情報共有の方法のことです。
・When いつ
・Where どこで
・Who 誰が
・What 何を
・Why なぜ
・How どのように
まとめ
情報共有が面倒と思って、疎かにしてしまうと、ミスが出たり業務が停滞するなど、さまざまなリスクが生じます。
こういったリスクを避け、情報共有が面倒なことを解消するには、情報共有のルールを決めたり、情報の正しい伝え方を身につけるといいでしょう。
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