電話対応のメモが間に合わない原因と電話対応のメモを適切にする方法
2024.10.15
「電話をしながらメモが取れないので、業務に支障が出ている…」このように悩んだことのある方もいるでしょう。
電話対応中に、メモが追いつかず正確にメモを取れないと、伝言しなければいけない内容が共有できず、トラブルになるおそれがあります。
そのため、原因を理解して改善することによって、メモが間に合わない悩みを解決することが大切です。
今回は、電話対応のメモが間に合わない原因と電話対応のメモを適切にする方法などを解説します。
電話対応時にメモが取れない原因
電話対応の時にメモが取れない原因を、以下に挙げてみましょう。
メモを取るべき内容がわからない
電話対応のメモでは、相手の用件などのポイントを押さえていれば、会話のすべてをメモしておく必要はありません。
ですが、押さえるべきポイントがわかっていないと、相手の話をすべて書き留めないといけないと思って、メモが追いつかなくなってしまうのです。
担当者に伝えるべき内容だけは必ずメモを取ることを心がけて、電話対応をしましょう。
相手が早口だったり声が聞き取りづらい
相手が早口で話していると、聞き取るだけで精一杯になって、メモを取るのが追いつかなくなってしまいます。
メモを取りやすくするために、会話のペースをコントロールするといいでしょう。
また、声がこもったり、雑音が入って聞き取りにくいといったこともあるでしょう。
その場合、電話の声が聞きにくい場合は、音量を上げたり、ヘッドセットを使うといいでしょう。
マルチタスクが苦手
マルチタスクとは、複数の作業を同時進行したり、短時間で切り替えながら作業をすることです。
電話対応中にメモを取ることは並行作業ですので、メモを取ると、書くことが追いつかなくなるのです。
マルチタスクが苦手な場合は、事前に準備をして、負担を減らすといいでしょう。
漢字で書いている
漢字を使って正しい表記で書こうとすると、メモをするスピードが落ちてしまいます。
電話対応中のメモは、スピードを重視しましょう。
話とは別のことを考えている
話を聞いている時に、別のことを考えてしまうと、相手が話している内容が頭に入らなくなってしまいます。
そのため、相手の話の詳細が理解できなくて、メモを取れなくなってしまいます。
集中して相手の話を聞くことが大切です。
メモが取れないとどうなるの?
電話対応のメモが取れないと、伝言を伝える担当者や、電話口の相手に多大な迷惑をかけてしまいます。
電話対応のメモが取れないと、どんなトラブルになるのか、以下で挙げてみましょう。
正確な電話の内容を伝えられない
電話対応時にメモが適切に取れないと、情報を正確に伝えれません。
正確に伝えられないと、「折り返し電話ができなかった」、「指示された内容が間違っていた」など、業務に支障をきたし、信用を失ってしまいます。
相手の時間を多く割いてしまう
メモが間に合わないために電話でのやりとりを繰り返すと、通話時間が不必要にかかってしまいます。
そうすると、相手の時間を奪ってしまうことになり、いい印象を持たれないでしょう。
そのため、相手の時間を尊重し、良好な関係を築くためには、電話対応中にメモを適切に取ることが重要なのです。
電話恐怖症になって業務に負担が出る
電話対応がうまくいかないと、電話対応をすることに恐怖を感じるようになってしまうおそれがあります。
電話対応が業務内容の一つになっている場合、仕事を続けていくことが難しくなることも考えられます。
電話対応のメモが間に合わないことを解決する方法
では、電話応対のメモが間に合わないことを解決する方法をご紹介します。
手元にメモとペンを置く
電話を取った時に、メモとペンが手元にないと、メモできなかったり、メモやペンを探している間に話を聞き逃すことがあるでしょう。
すぐにメモを取れるように、メモペンを手元に用意しておきましょう。
また、右利きの場合は、電話機を左に、メモ用紙やペンは右側に配置するといいでしょう。
自分専用のメモのテンプレートを作る
メモのテンプレートを作っておきましょう。
何をどのようにメモすればいいか迷わずに、重要なポイントを押さえることができます。
「ゼットの法則」を使ってメモのテンプレートを作成すると、必要な項目を効率的に記録するのに役立ちます。
名前、折り返し先、伝える内容などの項目を「Z」の形に配置して、自分専用のメモを作ると、電話対応中のメモ取りが楽になります。
ゆっくり話す
相手が早口で聞き取れなかったり、メモが追いつかない場合、相手に「もう少しゆっくり話してください」といいづらいです。
そのため、自分がゆっくり話すといいでしょう。
こちらがゆっくり話すと、相手もペースダウンするため、会話のスピードをコントロールしやすくなります。
そうすると、メモを取るための時間の余裕が生まれます。
聞いたことを復唱をする
相手の会社名や名前、要点など聞いたことを復唱をすると、電話対応の精度を高めることができます。
復唱すると、メモを取る時間を作れるだけでなく、情報が記憶に残りやすくなります。
また、相手は、こちらが内容を理解していることが分かり、安心感を感じるでしょう。
聞き間違えた場合、復唱する時に訂正をできるため、電話対応中にメモを取りやすくなります。
聞き取れなかったことを聞き返す
電話対応で相手の話が聞き取れなかったら、理解できるまで相手に聞き返しましょう。
氏名や社名などの固有名詞は、1回で聞き取れないことがあるため、「漢字ではどのように書きますか？」「オリンピックの『O』でしょうか」といったように、表記を尋ねると理解しやすくなります。
まとめ
電話対応中のメモが追いつかない悩みは、電話対応をする時の準備や、会話ペースのコントロールをすることで、解決できることがあります。
自分の性格や傾向を振り返り、電話しながらメモを取る方法を練習することで、電話対応ができるようになるでしょう。
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