電話の伝言メモの書き方とは？伝言メモの書き方のポイントなどを解説
2024.10.14
仕事で電話を受けた時に、担当者に代わって取引先からの用件を伝えるために伝言メモを書くことがあります。
その時に、「メモを書くのに時間がかかってしまう…」などのお悩みはありませんか。
電話の伝言メモが適切にできれば、聞き返すことが少なくなって、お互いにストレスなく、いい雰囲気で電話を終えることができます。
今回は、適切な電話の伝言メモの書き方や、伝言メモの書き方のポイントをご紹介します。
メモしなければいけない項目とは？
伝言メモには、以下の項目を記載します。
電話対応に慣れていない場合、聞くのを忘れてしまうことがあるため、あらかじめ項目をチェックして、落ち着いて対応できるようにしましょう。
電話を受けた日時
電話を受けた日時を記載します。
明確な日付と時間を書くと、担当者が時系列で確認しやすくなります。
相手の会社名と名前
相手の会社名と名前を記載します。
聞き間違いを防ぐために、復唱するといいでしょう。
相手の連絡先
相手の電話番号やメールアドレスを記載します。
用件
相手が伝えた内容を簡潔に記載します。
具体的でわかりやすい表現をすると、伝達ミスや誤解を防げるでしょう。
折り返し連絡の要否
相手が折り返し連絡を希望している場合、「折り返し連絡希望」と記載します。
電話を受けた人の名前
電話対応者の名前を記載します。
そうすることによって、その後の対応や確認がスムーズにできます。
電話の伝言メモを書くときのポイント
電話対応をしながらメモをすることは、慣れていないとなかなか大変です。
相手の言葉を丁寧に記載しようとすると、メモを取り終わる前に、別の話題に変わってしまうことがあります。
では、効率よくメモを取るポイントを押さえてみましょう。
事前に電話の伝言メモを用意しておく
メモ帳や筆記具は、手の届く定位置に置いておきましょう。
電話に出てから、メモ用紙などを探すと、相手を待たせてしまいます。
また、電話対応をしながら、メモ用紙を探すと、相手の話に集中できなくなって、大切な用件を聞き逃してしまうこともあるでしょう。
資料の裏紙などに伝言をメモすると、書き終わった後に紛失して、個人情報の流出につながる恐れがあるため、電話対応用のメモを使いましょう。
箇条書きで簡潔に書く
電話の要点を明確にするために、伝言メモに、通話内容を箇条書きで簡潔に記載しましょう。
わかりやすい表現にすると、誰が読んでも正しく理解できます。
相手の名前はひらがなで記載する
漢字表記のミスを避けるために、相手の名前は、ひらがなで記載しましょう。
ひらがなにすると、読み間違いがなくなります。
受電日時を分単位で記載する
電話を受けた日時は、「7月5日 14:45」のように分単位で記載しましょう。
担当者が、その時の状況をより正確に把握できるため、適切な対応を取りやすくなります。
電話の内容を復唱しながらメモをする
受けた電話の内容を復唱しながらメモを取ると、メモを取る時間に余裕ができます。
また、聞き間違いや用件の漏れがないかを確認するためにも、復唱は重要です。
相手の話の後に「伺った用件について復唱いたします」と言うと、自然な流れで復唱ができます。
聞き取れなかった時は聞き返す
電話対応の時に聞き取れない言葉があったら、聞き返しましょう。
聞き取れなかった部分を想像でメモに書くと、大きな誤解やトラブルにつながるおそれがあります。
また、自分への信頼も損ねてしまうでしょう。
用件がない場合も、電話があったことをメモにして伝える
担当者が不在と伝えたら、取引先が「またお電話します」と返答することがあります。
その場合、「〇〇様からお電話がありました」と伝言を残しましょう。
そうすることによって、担当者が取引先と話をする時に、「先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました」といった気遣いの言葉を伝えることができます。
電話の伝言メモの例
日付: 〇〇〇〇年〇月〇日 〇〇:〇〇
相手: 〇〇株式会社 山田様
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0001
E-mail: yamada@example.com
伝言内容: 本日のミーティングについて
・次回の商談日程を調整したい旨の連絡
・〇〇さんからの提案についての相談がある旨の連絡
対応期限: 〇〇〇〇年〇月〇〇日までに〇〇さんに連絡する。
担当者: 〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 000-0000-0001
E-mail: example@example.com
追記：連絡方法はメール
電話で困った時の対処法
電話で困った時の対処法をご紹介します。
相手の声が聞き取りにくい時
相手の声が聞き取りにくい場合、認識齟齬が起こらないようにするために、丁寧に聞き返しましょう。
例えば、「恐れ入りますが、声が聞き取りにくいようです。もう一度おっしゃっていただけますか？」と伝えることで、誤解を防ぐことができます。
また、相手の声が聞こえず、こちらから電話を切る際には、「電波の調子が悪いようなので、一旦お電話を切らせていただきます」と一言添えて電話を切ると、相手をフォローするようなやりとりができます。
正しく聞き取れたか不安な時
正しく聞き取れたか不安な時は、復唱しましょう。
復唱すると、自分が正しく聞き取れたかどうかを確認できます。
例えば、「商談は、6月1日の13時でお願いします」と伝えられたら、「6月1日の13時ですね」と、声に出して復唱しましょう。
聞き取りにくい場合には、「お電話が遠いようです。もう一度おっしゃっていただけますか？」と相手に状況を伝えて、抜け漏れがないようにする必要があります。
「折り返し不要」と言われた時
相手から「折り返し不要」と言われても、相手の名前と電話番号を聞いておきましょう。
相手の名前と電話番号を聞かずに電話を切ってしまうと、後でトラブルになる可能性があります。
後でトラブルが発生して、相手からの連絡が必要になった場合、連絡先を知っていると、すぐに対処することができます。
まとめ
今回は、電話の伝言メモの書き方や、伝言メモの書き方のポイントなどを解説しました。
相手から伝言された用件を、正確にスムーズに伝達できるようにしていきましょう。
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