コミュニケーション能力を仕事で活かすには？活かしやすい場面や方法を解説
2024.10.18
「コミュニケーション能力を仕事に活かす方法には、何があるのだろう？」と思っている方もいるのではないでしょうか。
ビジネスでは、営業活動、取引先との関係構築、情報の共有、プロジェクトの推進など、さまざまなシーンでコミュニケーションが重要です。
今回は、コミュニケーションを仕事で活かすことの必要性や、仕事にコミュニケーションを活かす方法について解説します。
どうしてコミュニケーションを仕事に活かす必要があるの？
どうしてコミュニケーションを仕事に活かす必要があるのでしょうか。
コミュニケーションを仕事に活かす必要性について見てみましょう。
生産性が向上するから
円滑にコミュニケーションができると、迅速に情報が共有されるので、生産性が向上します。
例えば、新製品の生産状況についての打ち合わせをする際に、全参加者が積極的にコミュニケーションを取ると、意見が共有でき、スムーズに新製品を生産できます。
このように、コミュニケーション能力は、スムーズに仕事を進めるために不可欠なものなのです。
信頼関係を築くことができるから
コミュニケーション能力を仕事に活かすと、上司や同僚、取引先と信頼関係を築くことができます。
関係者と信頼関係があると、モチベーションを高く維持しながら、安心して仕事に取り組むことができます。
また、職場の人間関係にストレスを感じにくくなるため、生き生きと働くことができます。
コミュニケーション能力を仕事に活かせる場面
どのような場面でコミュニケーションを活かすことができるのか、以下で挙げてみましょう。
取引先と商談する時
自社製品やサービスを使ってもらえるようにするには、商品やサービスについての説明をするだけではなく、相手の心を動かすように、相手とコミュニケーションをする必要があります。
コミュニケーション能力があると、相手の気持ちを汲み取ることができるため、相手の心を動かすのに必要な情報を伝えることができ、商品やサービスに関心を持ってもらえる可能性があるでしょう。
打ち合わせの時
打ち合わせは、議題を現状よりより良い方向にするために行うものであるため、参加者が意見を出し合うので、コミュニケーションが必要になります。
必要な情報を伝えて、それについての考察を伝えるということを繰り返すため、コミュニケーション能力がないと、打ち合わせができないでしょう。
報連相をする時
報連相は、業務内容・進捗や課題を共有し、関係者が協力して仕事を進めるために欠かせません。
報連相を明確にできると、仕事がスムーズに進みますが、それには、コミュニケーション能力が必要になります。
トラブルに対応する時
トラブルに対応する時にも、コミュニケーション能力と冷静な判断力が必要になります。
トラブルの内容やどんな対応をしたのか、そして、再発防止策を報告しなければいけません。
報告を聞く上司の手間を減らして、顧客に迅速な対応をするためには、高いコミュニケーション能力が必要になります。
部下を指導する時
部下を指導する時にも、コミュニケーション能力が必要になります。
部下の気持ちを理解しないで指導すると、部下は助言を聞いてくれず、関係が悪化してしまうでしょう。
お互いに気分よく協力し合いながら仕事をするためには、コミュニケーション能力が必要になるのです。
コミュニケーションを仕事に活かすためのポイント
では、コミュニケーションを仕事に活かすためのポイントについて見てみましょう。
相手の話に共感して、否定的な表現を避ける
相手の話や気持ちに共感すると、スムーズにコミュニケーションができます。
相手の話を否定したくなることがあっても、否定すると、相手を傷つけ、関係が悪くなってしまうため止めましょう。
会話のテンポを相手に合わせる
会話のテンポや声のトーンを相手に合わせると、一体感を感じることができ、相手は安心してコミュニケーションをしやすくなります。
ですが、相手が怒っている時に、会話のテンポなどを合わせると、相手の怒りを助長してしまうことがあるため、シーンに応じて使い分けましょう。
専門用語の使用に気をつける
専門用語の使い方に注意しましょう。
相手が理解できないのに専門用語を使って話をすると、余計に話がわからなくなります。
逆に、相手が知っている専門用語を使わないで話すと、相手を馬鹿にしている印象を与えてしまいます。
相手の理解度に合った言葉を選ぶと、親近感をもってもらえ、スムーズにコミュニケーションが進むでしょう。
まとめ
スムーズなコミュニケーションは、信頼関係を構築し、生産性が高まります。
そのため、職場全体でコミュニケーションを活性化する取り組みをするといいでしょう。
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