報連相が苦手な原因と報連相の苦手を解決するコツとは
2024.10.19
仕事をスムーズに進めるには、報連相が不可欠です。
ですが、報連相に苦手意識を持つ人も少なくありません。
報連相が苦手な原因と報連相の苦手を解決すコツについて解説します。
報連相とは
報連相（ほうれんそう）とは、報告・連絡・相談を略した言葉です。
1980 年代頃から、仕事をスムーズに進めるために日本で広まりました。
報連相を適切に行うと、組織内の情報共有が促進され、業務の効率化や迅速な問題解決につながります。
報連相が重要な理由
では、なぜ報連相が重要なのかを見ていきましょう。
業務が効率化されるから
報連相を随時行うと、業務効率化につながります。
部下がどのような業務を進めていて、進捗はどうなっているのかを報告すれば、上司は、状況を把握でき、必要に応じてサポートができます。
例えば、報連相ができていないと、納期直前に作業が進んでない実態が分かって、対応に追われてしまいます。
トラブルを未然に防ぐことができる
ミスやトラブルが起こった時に、すぐに報告すれば、迅速に対応できるため、被害を最小限に抑えることができます。
また、日頃から報告を定期的にしていると、上司は、進捗状況を常に把握できるため、トラブルを未然に防ぐことも可能になります。
チームワークで仕事をスムーズに進められる
報連相をすると、それぞれの従業員の進捗状況が把握できます。
そのため、手が空いている従業員が、業務で手一杯の従業員のサポートをすることができます。
上司と部下の信頼感が高まる
部下が報連相を適切に行えると、上司は部下に対して信頼感が高まります。
また、上司が部下に情報を連絡してくれると、部下も上司に対して信頼感を高めることができます。
したがって、報連相を行うと、上司と部下の信頼関係の構築に役立ちます。
報連相ができない原因とは
なぜ報連相ができないのでしょうか。
その理由を挙げてみましょう。
報連相が必要だと思っていない
従業員が、報連相の必要性を理解していないと、情報共有や意思決定が遅れてしまいます。
報連相の目的を理解していないと、「このことは伝えなくても大丈夫だろう」という報連相の軽視を生じさせます。
報連相ができないと、業務効率化に支障をきたす原因になってしまいます。
業務に追われている
従業員が業務に手一杯だど、報告や相談をする時間がないため、報連相をしないことがあります。
上司がなかなかつかまらなかったり、上司とのコミュニケーション手段が限られると、報連相が遅れて、対応も後手に回ってしまいがちになります。
報連相の手段やルールが整っていない
報連相に関して、どうやって何を報告すればいいのかが分からないと、面倒に思って、報連相をしなくなってしまいます。
報連相の手段やルールが整っていないと、従業員によって、報連相の時期や方法が異なってしまい、情報共有に混乱を招くおそれがあります。
職場の風通しがよくない
職場の風通しがよくないと、上司と部下のコミュニケーションが滞ってしまいます。
また、報連相をしづらくなって、部下が自発的に情報共有をしなくなってしまうでしょう。
そのため、意思決定プロセスや問題解決に支障をきたすことがあります。
報連相の苦手を克服するコツとは
報連相が苦手なことを克服するコツには、どのようなものがあるのか見てみましょう。
報連相の目的と必要性を理解する
報連相は、意思決定の迅速化、問題解決、組織の活性化というメリットがあることを理解してもらいましょう。
また、報連相をしないと、情報共有ができず、ミスやトラブルが起こる可能性が高まることも説明しましょう。
従業員が、報連相の重要性を理解できれば、報連相が組織全体に浸透していきます。
客観的な事実を伝える
報連相をする際は、客観的な事実を伝えることが重要です。
個人の感想や感情を交えながら伝えると、情報の客観性が失われてしまいます。
ミスやトラブルを報告する時に焦って、自分の感想や気持ちを話してしまうかもしれませんが、事実だけを正確に伝えましょう。
結論から伝える
報連相をする時は、まず結論を伝えましょう。
そうすると、上司は、何をすべきかをすぐに判断でき、時間を無駄にしなくて済みます。
ミスやトラブルはすぐに報告する
ミスやトラブル起きたら、すぐに報告しましょう。
報告が遅れると、被害がさらに大きくなって、取り返しがつかくなることがあります。
ミスやトラブルが起こったら、被害を最小限に食い止めるために迅速に報告しましょう。
タイムリーに報連相をする
タイムリーに報連相をしましょう。
例えば、ミスが起きた場合、ミスに気づいた時点で報告する必要があります。
そうすることによって、被害が大きくならずに済みます。
報連相をする際にメモを持参する
報連相をする時には、メモを持参するといいでしょう。
上司からアドバイスをもらっても、全部記憶できないこともあるでしょう。
ですが、メモにアドバイスを書いておくと、後でアドバイスの内容を振り返ることができます。
まとめ
報連相をすると、業務の効率化ができるだけでなく、ミスやトラブルに対して迅速に対応できます。
報連相を行う際は、タイムリーに結論から伝えることがコツです。
今回の内容を参考に、報連相を実践してみましょう。
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