仕事を早く終わらせるには？仕事を早く終わらせる方法とは？
2024.10.21
「仕事を早く終わらせたいのに、仕事が早く終わらない」と悩んでいる方は少なくないでしょう。
仕事を早く終わらせれると、職場の作業が効率化されるだけでなく、プライベートの時間を充実させることもできるでしょう。
今回は、仕事を早く終わらせるための方法を解説します。
仕事を早く終わらせたいと考えている人は、ぜひご一読ください。
仕事が早く終わらない原因
仕事が早く終わらない原因には何があるのでしょうか。
以下に挙げてみましょう。
スケジュールを把握していない
スケジュールをきちんと把握しないで仕事をすると、早く仕事を終わらせることができません。
スケジュールを把握していないと、ペース配分を間違えてしまい、納期の直前になっても、仕事が終わらないということになりかねません。
1日にやるべきことのペース配分を間違えると、定時になっても仕事が完了せず、残業することになってしまいます。
また、残業が当たり前になってしまうと、仕事を早く終わらせようという意識がなくなってしまい、さらに仕事が遅くなるという悪循環に陥ってしまいます。
仕事を完璧にこなそうとする
仕事の細部まで完璧にしようとする人は、仕事が早く終わりません。
高品質を重視しすぎて、それほど重要でない仕事に必要以上の時間をかけてしまうのです。
完璧を目指して仕事に取り組むことは、悪い事ではありません。
ですが、納期や仕事の目的を意識しないで時間をかけすぎると、他の仕事に支障が生じる可能性があります。
不明点を質問しない
質問すればすぐに解決できるのに、不明点を質問しないと、仕事が早く終わりません。
また、不明点をそのままにして仕事をすると、当初の目的とは違うものができてしまいます。
それで、仕事が完結した後に、修正しなければいけないため、余計に仕事が遅くなります。
仕事を引き受けすぎる
他の従業員からの仕事の依頼を断ることが苦手な人も、仕事を早く終わらせることができません。
そのため、仕事を引き受けすぎてキャパオーバーになってしまい、仕事が早く終わらないこともあるでしょう。
許容量以上の仕事を引き受けると、重要な仕事にかける時間が減ってしまいます。
したがって、重要な仕事のクオリティが低下することがあるため、改善する必要があるでしょう。
仕事を早く終わらせる方法
早く仕事を終わらせるためには、仕事の取り組み方を工夫する必要があります。
では、仕事を早く終わらせる方法をご紹介します。
作業の優先順位を決める
業務の優先順位を決めましょう。
業務の重要度と緊急性を明確化にして、重要度と緊急性の高い業務から取り組みます。
相手から連絡が届く前に作業が終わらせられて、連絡にかかる時間や二度手間を減らす工夫になります。
また、1つの作業を集中して行うシングルタスクをすることが重要です。
すぐに仕事にとりかかる
仕事を受けたら、すぐに始めましょう。
そうすることによって、上司から信頼されたり、モチベーションを維持しやすいくなります。
取引先は、仕事が速い人を高く評価し、信頼するので、早く仕事を終わらせると、顧客満足度を向上させることにつながります。
タスクごとに目標時間を決める
タスクごとに目標時間を決めることと、仕事が早く終わります。
例えば、「新商品の企画書は、今日の14時までに作成する」といったように、具体的な目標時間を決めると、スケジュール管理がしやすいです。
もっと早く仕事を終わらせるには、もともとの締め切り日よりも早く完遂することを考えて、目標時間を設定しましょう。
例えば、10日が提出期限の資料の場合、「8日の午前中までに作成する」といった目標時間を決めましょう。
仕事量を調整する
仕事の負担が大きいと思ったら、上司に仕事を調整してもらえないか相談しましょう。
仕事量を調整したり、分担してもらうと、仕事を早く終わらせることができます。
困った時は相談する
不明点や困りごとがある時は、上司や同僚に相談しましょう。
不明点をそのままにしておくと、生産性が低下するからです。
「どの仕事の、何が、どのようにわからないか」をまとめて、質問するといいでしょう。
まとめ
仕事を早く終わらせるためには、仕事に優先順位つけて、緊急度や重要度の高い仕事から取りかかることが大切です。
また、スケジュールは、締め切り日よりもできる限り前倒しして設定し、効率的に仕事を進めましょう。
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