会議のレジュメの書き方は？会議のレジュメの書き方で伝えるべき項目とポイント
2024.10.24
会議などのビジネスシーンでは、コミュニケーションをサポートするツールとして、「レジュメ」を作成することがよくあります。
そこで、事前に「レジュメ」を作って共有しておくと、効率的に会議を進められるようになります。
ですが、「会議のレジュメの書き方が分からない」と悩む方も少なくないのではないでしょうか。
今回は、会議のレジュメの書き方や押さえておくべきポイントなどをご紹介します。
会議のレジュメとは
レジュメとは、会議などで配布される会議内容を要約した資料などのことです。
会議の要約をレジュメにまとめておくと、会議で流れを把握しやすくなり、時間の無駄を省けるメリットがあります。
レジュメには、以下の項目を記載します。
・タイトル
・開催日時と場所
・会議のテーマ
・会議内容の要約
・配布する資料
会議にレジュメが必要な理由
会議にレジュメが必要な理由を以下に挙げてみましょう。
参加者が会議の内容を共有できる
会議のレジュメがあると、参加者間で会議の内容が共有できます。
そのため、会議の前に、レジュメを参加者に配布すると、参加者は、会議で何について話すべきなのかが把握でき、発言のために準備できます。
そうすると、参加者は議論に集中でき、意見を出しやすくなります。
進行役が話す時に役立つ
レジュメがあると、進行役は、会議の流れを確認することができます。
また、いつ・どのような内容を共有するのかといった、それぞれのスケジュールを進めやすくなります。
会議の無駄を省いて効率化できる
会議は、貴重な時間を割いて行われるため、議論が本題からそれないようにして、結論を出す必要があります。
あらかじめ会議で話す内容をレジュメで共有すると、議論が脱線することを防ぐことができます。
会議のレジュメの書き方のポイント
会議のレジュメの書き方のポイントを見てみましょう。
簡潔に要点を記載する
会議のレジュメを作成する際には、要点を簡潔に伝えましょう。
レジュメは、A4用紙1枚で作成することが多いため、長文ではなく、必要な情報のみを記載する必要があります。
また、専門用語ではなく、誰もがわかる言葉で文面を作成することも大切です。
数値やデータを入れる
レジュメは、会議で参考資料となるため、数値やデータを入れて、具体的で分かりやすいものにしましょう。
例えば、会議のテーマが売り上げである場合、グラフやチャート、表などを用いた集計データを入れてレジュメを作成すると、参加者が、現状や目標を客観的に把握できます。
予定時間を記載する
会議の予定時間を記載しましょう。
会議の開始時間と終了時間だけでなく、テーマの所要時間の目安を記載しておくと、スムーズに会議を進行できます。
そうすることによって、参加者が時間を意識しながら議論ができるため、会議の延長を防ぐことができます。
誤字脱字がないか確認する
レジュメを作成したら、誤字脱字がないか確認しましょう。
数字や固有名詞に誤字脱字や間違いがあると、参加者に内容が伝わりづらくなり、進行の妨げになります。
まとめ
レジュメは、会議の要約をまとめているため、会議を効率的に進めることに役立ちます。
また、会議のレジュメは、箇条書きや数字を使って、簡潔で具体的に内容を記載することが大切です。
ポイントを押さえたレジュメを作ると、情報共有の目的を意識することができるでしょう。
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