リマインドメールとは？送るべきタイミングやポイントを解説 [例文つき]
2024.10.24
リマインドメールを活用すると、ミスやトラブル、無断キャンセルを予防でき、ビジネスを円滑に進めることができます。
ですが、間違った使い方をしてしまうと、相手との関係を悪化させ、ビジネスに影響する可能性があるため、正しく理解して活用することが重要です。
今回は、リマインドメール書き方のポイントや例文などを解説します。
リマインドメールとは
リマインドメールとは、会議の予定や、締め切りのある業務の期日が近づいてきた時に、再確認するためのメールのことです。
相手が忘れていなくても、念のために確認する目的で送信されます。
早い時期にスケジュールが決まっている場合、リマインドメールが送られてくると、うっかり忘れを防ぐメリットがあります。
そのため、リマインドメールを送信すると、相手が予定を忘れずに済むため、当日に向けて仕事の準備が進めやすくなります。
リマインドメールは、うっかり忘れを防ぐと役に立ちますが、不要に送り過ぎると失礼に当たるため、送信するタイミングや書き方には一定の注意が必要と言えます。
リマインドメールを送るタイミング
リマインドメールは、どんな時に送るのでしょうか。
では、リマインドメールの活用シーンをご紹介します。
商談や打ち合わせが近づいた時
商談や打ち合わせは、主催者が忘れることはほとんどありませんが、相手が忘れてしまっていることがよくあります。
例えば、役職者や、「とりあえず話を聞いてみよう」と考えている顧客は、忘れてしまうことがあります。
商談や打ち合わせを忘れていて、ダブルブッキングしていることを考慮して、数日前にリマインドを送るのがマナーとされています。
また、当日の議題など約束の内容が明確な場合は、そのこともメールに記載しておくことが大切です。
納期や締め切りが近づいている時
納期や締め切りが近づいていることを知らせる時にも、リマインドメールを送ります。
そうすることによって、納期遅れを防ぐ効果が期待できます。
このリマインドメールには、進捗状況を確認する目的や、提出が確認できていない人への催促も含まれます。
また、対象者に一斉送信する場合は、行き違いで提出済みであることを考慮して、「すでに提出済みの方には、ご放念いただきますようお願い申し上げます。」といった一文を盛り込むといいでしょう。
取引先や関係者から連絡が来ない時
納期が差し迫っているにもかかわらず、取引先・関係者から連絡が来ない時にはリマインドメールを送りましょう。
また大きなプロジェクトを依頼している場合、進捗を把握しなければいけないため、連絡が来ていない場合にはリマインドメールを送る必要があります。
ですが、相手から定期的に連絡が来ていたり、納期遅れをしていないのに、心配という理由で送ってしまうと迷惑になってしまうため注意しましょう。
リマインドメールを送る時のポイント
相手の負担にならないようにするために、リマインドメールを送る時は、相手に配慮した文章を書く必要があります。
リマインドメールを送る時は、下記のポイントを意識してみましょう。
件名に「リマインド」を入れない
「リマインド」という言葉には、催促のニュアンスが含まれるため、件名に入れないようにしましょう。
件名には「リマインド」ではなく、「〇〇についてのご連絡」のように、具体的な要件を書きましょう。
内容を簡潔にする
リマインドメールが長文だと、リマインドしたかった内容がわかりづらくなります。
そのため、本文は短く簡潔に書きましょう。
本文が長くなりそうな時は、箇条書きにするといいでしょう。
誤字脱字がないように確認する
誤字脱字がないか確認しましょう。
誤った内容をリマインドしてしまうと、リマインドメールを送らない方がよかったという事態になってしまうからです。
送信するタイミングに配慮する
リマインドメールは、相手に要件を思い出してもらう目的があるため、予定が近づいてきた時に送りましょう。
1週間以上前に送ったら、当日には忘れている可能性があり、当日にメールを送ると、忙しくてメールを開封できないこともあるでしょう。
そのため、数日前や前日に送るといいでしょう。
リマインドメールの構成と書き方
ここでは、リマインドメールの書き方についてご紹介します。
わかりやすく簡潔なリマインドメールを作成しましょう。
件名
件名を見ただけで、内容が分かるようにしましょう。
件名には、「〇月〇日〇時からの商談について」のように、日付と用件を記載すると相手に伝わりやすいです。
あいさつ
丁寧なコミュニケーションを心がけるために、リマインドメールには、あいさつの文面を書きましょう。
あいさつがないと、機械的なメールになって、相手に冷たく失礼な印象を与えてしまいます。
「いつもお世話になっております。〇〇（会社名）の〇〇（担当者名）です。」と、簡単な文面で構いませんので、書いておきましょう。
本文
本文には、相手にリマインドしたい内容を簡潔にまとめて書きましょう。
例えば、「〇〇の件につきまして、あらためて日時をご連絡いたします。」や「今週末に締切の出欠確認についてのご連絡です。」など一文に収まるようにするとわかりやすいです。
日時と場所
日時と時間を書きましょう。
また、わかりやすくするために、日時と当日に集まる場所を箇条書きにすることが重要です。
署名
署名があると、誰からのメールなのかを相手がすぐに把握できます。
リマインドメール用に改めて署名を作成する必要はありませんが、下記の項目は署名に記載しておいたほうがいいでしょう。
・会社名
・部署名
・自分の名前
・電話番号(携帯番号や内線など)
・メールアドレス
リマインドメールの例文
リマインドメールを配信することが多いシーンの例文をご紹介しますので、参考にしてみてください。
会議や商談の前に送るリマインドメール
件名：【ご確認】 〇月〇日の商談につきまして
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
商談の日時が近づいてまいりましたので、改めてご案内いたします。
・日時：〇月〇日 13:00～（1時間程度）
・場所：弊社 〇階会議室
・内容：新サービスに関する概要説明
当日は、私と弊社〇〇部部長〇〇がお伺いいたします。
この度は、ご多用の中お時間をいただきまして、誠にありがとうございます。
それでは、当日は何卒よろしくお願いいたします。
署名
納期のリマインドメール
件名：【ご確認】 〇月〇日ご提出の書類につきまして
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
さて、かねてからお願いしておりました、展示会の参加人数とブースのサイズに関して、書類の提出日が近づいて参りましたので、念のため期日と提出方法について改めてご連絡いたします。
・期日：〇月〇日 13:00
・ご提出方法：私〇〇宛のメールに添付してお送りいただきますようお願いいたします。
（宛先メールアドレスは本メールのものと同様です。）
本メールと行き違いでご提出いただいている場合は、再度のご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
お困りごとやご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
ご多忙の中恐れ入りますが、引き続きよろしくお願いいたします。
署名
取引先から連絡が来ない時のリマインドメール
件名：【ご確認】〇月〇日依頼の見積書につきまして
本文：
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
Xプロジェクトで依頼していた見積書の件につきまして、ご提出の日が近づいて参りましたので、念のため期日と提出方法を改めてお知らせいたします。
・期日：〇月〇日
・ご提出方法：私〇〇宛のメールに添付してお送りいただきますようお願いいたします。
（宛先メールアドレスは本メールのものと同様です。）
本メールと行き違いでご提出いただいている場合は、再度のご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
ご不明な点がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
まとめ
リマインドメールは、相手に予定や納期を思い出してもらうために送ります。
リマインドメールを効果的にするには、3日前のタイミングで、相手の状況に配慮した文章を送るといいでしょう。
コストを抑えて、自宅住所を知られずに都心一等地住所を使って仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
近年は、バーチャルオフィスを活用して、仕事や副業を行う方が増えています。
バーチャルオフィスの住所は、WEBサイトやネットショップの住所として利用できるため、自宅住所を公開しないで安全に事業を行うことができます。
また、都心一等地の住所を掲載できるので、取引先や顧客からの信用性を高めることができます。
ブルームは、東京都新宿区西新宿の一等地住所をレンタルしているバーチャルオフィスです。
月額300円で利用できるため、住所レンタルに高いコストをかけたくない方にぴったりです。
低コストで安心して事業をしたい方は、ブルームの利用をぜひご検討ください。
