ウェビナー開催の準備に必要なこととは？ウェビナーの開催方法とメリット
2024.10.27
近年、IT企業を中心に、Web上でセミナーを開催するウェビナーを行う企業が増えてきています。
事前の準備がきちんとできていると、効果的に集客できるチャンスにつながって、自社製品や事業活動を知ってもらう機会になります。
今回は、ウェビナー開催の準備に必要なことや、ウェビナーの開催方法とメリットについてご紹介します。
ウェビナーとは
ウェビナーとは、オンライン上で実施されるセミナーのことで、ウェブとセミナーを組み合わせた造語です。
ウェビナーは、インターネット環境があれば、どこからでも参加できるメリットがあります。
会場で開催されるセミナーよりも集客しやすく、大人数のイベントや説明会を低コストで開催できます。
ウェビナーとWeb会議の違い
ウェビナーとWeb会議は、似ている言葉ですが、利用シーンが違います。
Web会議は、「Zoom」などを使って、オンライン上で会議をすることです。
Zoomは、双方向でのコミュニケーションを取るのに向いており、オンライン商談や会議、遠隔サポートなどで活用されます。
ウェビナー開催の準備に必要なこと
ここでは、ウェビナー開催の準備に必要なことをご紹介します。
ウェビナーの目的を決める
まずは、ウェビナーの目的を決めましょう。
目的が明確になっていると、コンテンツの方向性が定まるからです。
テーマを決める
ウェビナーのテーマを決めて、企画や構成を組み立てましょう。
自社製品やサービスに関わる分野にすると、事業活動を知ってもらう機会になるでしょう。
参加者が魅力を感じる企画やテーマを決めることがポイントです。
ターゲットを設定する
テーマを伝えたいターゲットを設定しましょう。
ターゲットが明確になっていると、想定されるニーズなど、コンテンツに組み込む内容を選別できるからです。
顧客になりそうな層ではなく、こちらが顧客になってほしい層を設定するといいでしょう。
講師を手配する
講師を依頼する場合は、スケジュールが先まで埋まっていることがあるため、早めに手配しましょう。
また、当日に公表する資料やプレゼンテーション内容について、講師と事前にすり合わせをしておくことも大切です。
配信場所を押さえておく
ウェビナーは、どこでも配信できますが、撮影環境が悪いと、参加者によくない印象を与えてしまう可能性があります。
例えば、会議室を配信場所にする場合、ウェビナー開催中は出入り禁止にして余計なものが映り込まないようにしましょう。
会議室がなければ、レンタルスタジオを利用する方法もありますが、自社から機材や人員の移動がしやすい場所を選ぶといいでしょう。
登録フォームを作成する
公式サイトに登録フォームを設置すると、スムーズに参加者の情報を集めることができます。
例えば、氏名や住所、メールアドレス、参加する目的や質問事項など、基本的な内容を入力できる欄を作成します。
配信ツールを導入する
配信に使うツールの情報や参加のURLを共有しましょう。
開催する規模や人数に合わせて適切なツールを選ぶと、当日の開催内容や時間調整がスムーズに進めることができます。
ウェビナー開催のメリット
では、ウェビナー開催のメリットについて見てみましょう。
コストを削減できる
自社の会議室を活用して、セミナーを開催すると、経費を最小限に抑えられるでしょう。
セミナーの回数や人数が多いときもコストを削減できる効果がウェビナーの開催に期待できます。
場所の準備や手間がかからない
ウェビナーを開催すると、開催場所を選ぶための時間や手間を減らすことができます。
対面の開催とは違って、会場の机や椅子を準備したり、機材の持ち運びなどの負担を減らせます。
新しい顧客を集客できる
対面のセミナーでは獲得できなかった新しい顧客を集客できるでしょう。
また、対面のセミナーは参加しにくくても、ウェビナーは、気軽に参加しやすいメリットがあります。
質問の時間を作る
参加者が質問できる機会を作りましょう。
ウェビナーの開催時間が短い場合は、質疑応答の時間を長めに設定すると、疑問を解消して、話の内容を復習することができます。
プロの講師に依頼する
テーマに関するプロの講師やファシリテーターに依頼するといいでしょう。
話題に切り込める進行役がいると、会話のテンポや流れが進めやすくなります。
参加者が飽きない工夫をする
ウェビナーは、気軽に参加しやすいですが、参加者が内容に飽きて途中離脱することもあるでしょう。
参加者が興味をもてるように、会話の途中で質問やアンケートのコーナーをはさむといいでしょう。
まとめ
ウェビナーには、コスト削減や集客が進めやすいメリットがあります。
質問の時間やアンケートを設けて参加者が飽きないように工夫し、ウェビナーを成功させましょう。
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