スケジュール管理の方法とスケジュール管理を効果的にするコツをご紹介
2024.10.28
スケジュール管理で困っている方は少なくないようです。
スケジュールを管理することは、仕事の流れをスムーズに進めるために重要です。
今回は、スケジュール管理の方法とスケジュール管理を効果的にするコツなどをご紹介します。
スケジュール管理の目的
なぜスケジュール管理をしなければいけないのでしょうか。
スケジュール管理の目的を挙げてみましょう。
生産性を向上させるため
生産性を向上させるために、スケジュール管理をします。
作業をタスクに分けて、それぞれのタスクに優先順位をつけて、時間配分をすると、生産性を向上させることができます。
業務の質を向上させるため
業務の質を向上させるためにも、スケジュール管理は必要です。
タスクに期限を設けると、１つのタスクに必要以上に時間をかけてしまったり、締め切り直前で妥協することがなくなるため、業務の質を向上できます。
仕事の進捗状況を把握するため
進捗状況を把握するためにも、スケジュール管理は大切です。
スケジュール管理が適切に行われていれば、他の従業員に仕事のカバーを依頼することができます。
ですが、スケジュール管理をしていないと、ミスやクレームが発生した時に、修正に時間がかかり、場合によっては、社内外からの信用を失う可能性があります。
スケジュール管理の方法
スケジュール管理には、どのような方法があるのか見てみましょう。
自分に合ったスケジュール管理方法を見つけてください。
スプレッドシート
Googleのオンラインサービスであるスプレッドシートを使って、スケジュール管理をします。
月間・週間・時間単位のスケジュールを管理できます。
Googleにサインインすることで使用できるため、スマートフォンでも利用できます。
アプリ
スケジュール管理用のアプリを使うのもいいでしょう。
スマートフォンやタブレットで、場所を選ばずに確認や編集ができます。
スケジュール帳
週間や月間単位のスケジュール管理をするには、スケジュール帳がおすすめです。
細かく予定を書き込みたいのであれば、メモ帳をカスタマイズしましょう。
ホワイトボード
スケジュールを見える化するために、ホワイトボードに業務内容をふせんでまとめましょう。
タスクを、「未着手」「進行中」「完了」などに分類して、ふせんを貼ると、部署全体の進捗状況やタスクが把握できます。
タスク管理システム
タスク管理システムも、スケジュール管理に役立ちます。
タスクやスケジュールを管理するだけでなく、入力したデータを使って、さまざまな分析ができます。
スケジュール管理を効果的にするコツ
ここでは、スケジュール管理を効果的にするコツをご紹介します。
タスクの所要時間を明確にする
作業によって、必要な労力が違うため、タスク化した作業に、どれくらいの時間が必要なのかを見積りましょう。
締め切り日から逆算して仕事を進めないと、締め切り直前に慌てることになってしまうため、注意しましょう。
タスクの優先順位を決める
細かく分けたタスクに、優先順位を決めましょう。
緊急性や重要度が高い案件であれば、できるだけ早く仕上げる必要があります。
また、「誰から依頼されたか」も検討することが望ましいです。
タスクのタイムリミットを決める
それぞれのタスクに、タイムリミットを設定しましょう。
「〇日までに〇〇作業を終えなければいけない」といったように、タイムリミットが明確になっていると、やるべきことをすぐに把握できます。
スケジュールのバッファを作る
スケジュールにバッファを作っておきましょう。
というのも、スケジュール管理を十分しても、予定通りに仕事が進まないこともあるからです。
例えば、体調不良やプライベートでの急用が入った場合や、トラブルが起こった場合は、スケジュールが押してしまう可能性があります。
余裕を持ったスケジュールを設定していると、緊急時にも慌てずに仕事をこなせます。
まとめ
今回は、今回は、スケジュール管理の方法とスケジュール管理を効果的にするコツなどをご紹介しました。
スケジュール管理ができると、仕事の効率化が図れるようになり、仕事がデキる人として評価されやすくなります。
充実したプライベートの時間を確保するためにも、スケジュール管理のテクニックを身につけましょう。
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