ビジネスおいて、IT化が進んでいますが、かつては、社内コミュニケーションの手段は、メモや回覧板のようなアナログツールでしたが、現代は、それに代わって、インターネットを介したメールを用いるのが主流となっています。

その中でも、メーリングリストは、情報共有にかかる手間と時間を省ける便利なツールとして、よく利用されていますが、メーリングリストならではの課題や問題もあり、メールの代替手段を模索する企業も増えてきています。

会社でメーリングリストを利用する場合の問題点とメーリングリストに代わる連絡手段を紹介します。

まず、メーリングリストとは、メールを使って複数の人へ同時に、同じメールを送信できるシステムのことで、「ML」と略されることがあります。

メーリングリストに登録し専用のメールアドレスへメールを送ると、メーリングリストに登録された全員にメールが一度に送信できるため、共有したい情報をメーリングリストに登録したメンバーで共有することができます。

もし、送られてきたメールに返信をすればそのメールも登録されている人全員に送られるので、１対１ではなく複数同士でのメールのやり取りが実現できます。

これがメーリングリストの最大の特徴です。

メールで連絡をすることが多く、忙しい従業員には、非常に便利なシステムです。

では、メーリングリストのメリットとデメリットについて、以下に解説します。

メーリングリストを活用するメリットには、以下のようなものが挙げられます。

・手間がかからない

・情報漏洩のリスクが少ない

・コストが抑えられる

メーリングリストでは、複数人に対して一斉にメールを配信することができ、メール発信にかかる時間を短縮できますし、導入コストもかかりません。

メーリングリストには、上記のようなメリットがある一方、デメリットもあるため、あらかじめ確認しておきましょう。

デメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

・管理が難しい

・迷惑メールフィルターに引っかかる

・メルマガ、メールマーケティングでの利用が難しい

・誤送信による情報漏洩

メーリングリストは配信の手間や時間はそれほどかかりませんが、リストへの追加や削除といった管理が面倒です。

受信相手の環境によっては、メールが迷惑メールフォルダに入ってしまうことがあり、その場合、メールが確認されない可能性があります。

メーリングリストを利用すると、宛先の漏れがなく情報共有が簡単にできます。

また、メーリングリストは簡単に削除できるため、一時的に使用したい場合にも便利です。

職場やコミュニティの連絡網としても使えますので、検討してみるのもいいでしょう。

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