取引先の担当者に来社してもらいたい時には、来社依頼メールを送ります。

ですが、来社にあたって、相手に移動時間や交通費などの負担をかけるため、謙虚な姿勢で丁寧に伝えるのがビジネスマナーです。

今回は、来社依頼メールの書き方や、成功するためのポイントなどを解説します。

来社依頼メールとは、取引先に会社に来てもらうことをお願いするメールのことです。

取引先に来社してもらうと、相手に移動時間や交通費などの負担をかけてしまいます。

そのため、手間をかけていることを念頭に置いて、たとえ相手が目下の人であっても丁寧にお願いすることが大切です。

取引先の担当者に、会社に来てもらいたい時にストレートに「来てください」と伝えるのは失礼にあたるので、やめましょう。

来社依頼メールを作成する時は、表現に注意しないと押しつけがましい印象を与えてしまうので、注意しましょう。

ここでは、来社依頼メールを作成する時の書き方をお伝えします。

来社依頼メールでは、取引先の担当者が目下の人であっても、丁寧な言葉遣いと敬意を表す言い回しをすることがマナーです。

「～してください」、「お願いします」ではなく、「～していただけますか」「～していただければ幸いです」といったお伺いを立てるフレーズを使います。

また、「恐れ入りますが」、「お手数をおかけしますが」などのクッション言葉を使うと、相手に対する配慮を示すことができます。

来社依頼メールを送る際には、依頼者がスケジュールを提示することが基本です。

来社してほしい日時を、３～５つ挙げて箇条書きで記載しましょう。

1つしか日時を挙げていないと、何度もメールのやりとりをしなければいけなくなってしまいます。

相手が返信しやすいように、少なくとも３つほど候補を伝える配慮が必要です。

候補日は、以下のように記載するといいでしょう。

・〇月〇日（〇）〇〜〇時
・〇月〇日（〇）終日可能
・〇月〇日（〇）〇時

また、所要時間も添えておくと、相手は調整しやすくなります。

取引先の所在地が近い場合、住所を記載するだけで構いません。

ですが、遠方から来社される場合は、最寄り駅からのルートや交通手段、そして、地図を添付しておくといいでしょう。

電車の線名や駅名、バスの路線番号や乗り場などを記載すると、相手への配慮が伝わります。

こういった気遣いができると、相手からの印象が非常に良くなります。

相手の立場に立って、丁寧にメールをまとめると、相手はアクセス方法を調べる手間をなくすことができます。

ここでは、来社依頼メールの例文をご紹介します。

件名：ご来社のお願い

本文：

〇〇株式会社
商品部　部長　〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇、営業部の〇〇です。

先日はお忙しい中を、ご来社いただきまして、誠にありがとうございました。

ご提案いただきました〇〇につきまして、営業部の責任者から詳細を改めて確認したいとの話が出ております。

つきましては、お手数をおかけしますが、弊社までお越しいただけますでしょうか。

弊社関係者の同席が可能な日時は、以下の通りです。

[候補日]

・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）終日可能
・〇月〇日（〇）〇時

※お時間は１時間ほどを予定しております。

上記日程で都合が悪い場合は、候補日を２～３つお知らせ頂けますと幸いです。

本来でしたらこちらから直接伺うべきところ、誠に恐縮ではございますが、ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
署名

今回は、来社依頼メールの書き方や例文をご紹介しました。

来社依頼メールを送る際は、候補日を複数挙げたり、アクセス方法を記載して、相手に配慮したメールを作ることが大切です。

ビジネスの現場では、来社依頼メールが重要なコミュニケーションツールとなるため、丁寧な来社依頼メールを書くように心がけましょう。

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