コラム

初めて挨拶メールを送る時の書き方とは?注意点などを解説 [例文つき]

2024.11.06

ビジネスでは、会ったことがない人や初めての方に挨拶メールを送ることがあります。

 

初めて挨拶メールを送る時には、文面や送り方によって、第一印象が大きく変わります。

 

そのため、挨拶メールを初めて送る際は、相手にいい印象を残せるメールを送る必要があります。

 

今回は、挨拶メールの書き方や注意点などをご紹介します。

なぜ初めての相手に挨拶メールを送るの?

挨拶メールを受け取った相手が不安を感じずに、好印象を持ってもらうために、挨拶メールを送ります。

 

初めて挨拶メールを受け取った相手は、「送信者がだれで、どうしてメールを送ってきたのか、何をしたいのか」といったことを知りたく思うでしょう。

 

こうした不安にきちんと答えると、相手は不安を取り除くことができるでしょう。

いつ挨拶メールを送るの?

いつ挨拶メールを送るのでしょうか。

 

以下に挙げてみましょう。

 

・新規顧客の開拓をする時

・紹介された相手に挨拶する時

・資料請求や見積りをお願いしたい時

挨拶メールの書き方

ここでは、ビジネスでの挨拶メールの書き方をご紹介します。

件名をわかりやすく書く

メールの件名は、一目見て誰からどんな内容のメールが来たのかが分かるようにしましょう。

 

件名がわかりにくいと、他のメールに埋もれてしまって、開封されない可能性があります。

 

例えば、以下のような件名にするといいでしょう。

 

例)

「着任のご挨拶【社名・担当者名】」

「お取引開始にあたってのご挨拶【社名・担当者名】」

 

また、件名に「案件名」「固有キーワード」などを使って20文字以内に収められると、受信ボックスの一覧表示で見やすくなります。

宛名を省略しない

宛名が書かれていないと、礼儀がないと思われて印象が悪くなります。

 

初めて挨拶メールを送る時には、宛名には、すべての情報を書きましょう。

 

例えば、以下の例を参考にしてください。

 

[挨拶メールを送る相手が特定されている場合]

 

・会社名

・部署名

・役職名

・氏名

・敬称(様)

 

[挨拶メールを送る相手が特定されていない場合]

 

・会社名

・部署名

・敬称(御中)

社外向けメールは「お世話になります」から書く

社外向けの挨拶メールではメール冒頭の書き出しのパターンが、以下の2つあります。

 

①今後お世話になる人に挨拶メールを送る場合は、「お世話になります」、または、「初めてご連絡いたします」から始めましょう。

 

紹介者や前任者がいる場合は、「いつも大変お世話になっております」などから始めると、弊社がいつもお世話になっていますというニュアンスが伝わっていいでしょう。

 

それから、「前任の◯◯に代わって担当いたします」、「◯◯様からご紹介いただきました」などの文言を添えましょう。

 

②移転のご案内など、公式文書を郵送しないで、メールを送る場合は、「平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます」から始めましょう。

 

ですが、久しぶりに連絡をする場合は、「ご無沙汰しております」から始めましょう。

 

関係性によっては、その後に「いかがお過ごしでしたでしょうか」などを書いてもいいでしょう。

 

最後の連絡から時間が経って、きっかけが欲しいのであれば、季節の挨拶に合わせてメールを送るのもおすすめです。

簡潔で読みやすい文面にする

挨拶メールは、挨拶をすることが目的ですので、長文を書かないようにしましょう。

 

前置きが長く、画面をスクロールしないと本題にたどり着けない長い文章は、相手の時間を奪ってしまうことにもなりかねないからです。

 

そのため、結論を書いてから説明したり、箇条書きを使うと、相手は読みやすくなります。

 

また、メール一通に対して用件を一つ書くようにしましょう。

 

複数の用件を書いてしまうと、漏れが発生する可能性があるからです。

相手を気遣う一文をメールの最後に書く

相手を気遣う一文を、メールの最後に書いて、相手にいい印象を残しましょう。

 

丁寧で相手を気遣う表現をすると、評価は高まります。

挨拶メールを送る時の注意点

ここでは、挨拶メールを送る時の注意点を挙げてみましょう。

誤字脱字には気をつける

誤字脱字があると、悪い印象を与えてしまうため、送信前に読み返しましょう。

 

相手の名前間違いは厳禁です。

 

失礼にあたるだけでなく、相手に不快な思いをさせてしまいます。

正しい敬語を使う

ビジネスメールでは、正しい敬語を使いましょう。

 

「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3つをうまく使いこなすことが重要です。

 

以下で具体例を挙げてみましょう。

 

・見ます→拝見します
・知っています→存じております
・~をします→~をなさいます
・言います→おっしゃいます
・教えてください→ご教示ください

 

謙譲語は、自分の行為や立場を低く見せる言い方なので、相手の行為に対して使うと失礼にあたりますので、注意しましょう。

「はじめまして」を書かない

メールの冒頭に「はじめまして」を書いてしまうと、迷惑メールだと思われて、読んでもらえない可能性があります。

 

「初めてメールを送らせていただきます」「〇〇様からご紹介いただきました」といった文面を書いて、迷惑メールではないことを伝えるといいでしょう。

 

「お世話になっております」は、取引先に使う挨拶ですので、初めてメールを送る相手には書かないようにしましょう。

 

ですが、業務を引き継いだ時の挨拶メールでは、取引がすでにあるため、「お世話になっております」を使っても、何の問題もありません。

機種依存文字を使わない

機種依存文字を使わないようにしましょう。

 

機種依存文字とは、特定の機種や環境でしか表示できない文字のことです。

 

例えば、「①」「㈱」などが挙げられます。

 

機種依存文字を使うと、相手のパソコンやメールソフトによっては、文字化けしてしまうことがあるのです。

 

文字化けしてしまうと、内容が正しく伝わらないだけでなく、印象も悪くなってしまいます。

初めての挨拶メールの例文

では、初めての挨拶メールの例文をご紹介します。

営業メール

件名:〇〇に関するご提案です【〇〇株式会社】

 

本文:
株式会社〇〇
ご担当者様

 

突然のご連絡にて、失礼いたします。

 

株式会社〇〇の〇〇と申します。

 

弊社は、〇〇向けに〇〇という商品を展開しておりますメーカーでございます。

 

このたび、貴社のホームページを拝見し、貴社の〇〇において、弊社の商品がお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

 

〇〇業界のお客様を中心に、これまでに〇〇件ご利用いただいております。

 

ご興味がございましたら、直接ご説明にお伺いしたくご連絡を差し上げました。

 

一度、弊社の商品についてご説明の機会をいただけますでしょうか。

 

ご返信をいただきましたら、お打ち合わせの候補日程を複数お送りさせていただきます。

 

突然のご連絡で大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社〇〇
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
ホームページ:https://〇〇〇〇.jp/

前任者からの引き継ぎメール

件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社〇〇の〇〇です

 

本文:
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇 〇〇様

 

いつもお世話になっております。

 

〇〇株式会社の〇〇でございます。

 

この度、貴社のご担当をさせて頂いております〇〇(前任者の名前)が、〇月〇日付けで〇〇営業所へ異動となったため、担当者が変更となりました。

 

新任として、私が担当させていただくこととなりました。

 

後日改めまして、前任の〇〇とご挨拶に伺う所存でございますが、まずは取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。

 

何卒よろしくお願いいたします。

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社〇〇
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
ホームページ:https://〇〇〇〇.jp/

紹介してもらった先への営業メール

件名:◯◯社からのご紹介です【株式会社〇〇の〇〇と申します】

 

本文:
株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

 

この度はお世話になります。

 

〇〇株式会社の〇〇と申します。

 

〇〇社の〇〇様よりご紹介いただき、ご連絡いたしました。

 

早速ではございますが、ぜひ弊社のサービスをご紹介したく、ご挨拶も兼ねてご訪問させていただければと存じます。

 

弊社サービス〇〇の詳細につきまして、下記日程で30分ほどお時間をいただけますでしょうか。

 

・〇月〇日( ) 10:00~13:00
・〇月〇日( ) 13:00~15:00
・〇月〇日( ) 11:00~16:30

 

上記以外の日程やZoomでのミーティングにも対応しております。

 

ご検討ほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社〇〇
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
ホームページ:https://〇〇〇〇.jp/

問い合わせや質問への回答メール

件名:お問い合わせありがとうございます【株式会社〇〇の〇〇です】

 

本文:
株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

 

いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。

 

〇〇株式会社の〇〇と申します。

 

この度は、お問い合わせフォームより、サービスの問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。

 

〇〇様のご質問
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

 

ご回答
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

 

他にも何かご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。

 

よろしくお願いいたします。

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社〇〇
〇〇 〇〇
メールアドレス :〇〇〇〇@〇〇
電話番号(会社):〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号(携帯):〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
ホームページ:https://〇〇〇〇.jp/

まとめ

初めての挨拶メールは、相手との関係を築く最初のコミュニケーションとなるため、正しいマナーを知っておくことが大切です。

 

ビジネスシーンにふさわしい挨拶メールを送って、相手との関係を良好に保ちましょう。

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