初めて営業電話をかける時に覚えておきたいコツや準備とは？
2024.11.15
営業電話は、対面営業と違って、相手の反応や表情がわかりにくいので、電話のかけ方は重要です。
音声で相手と関係を築くには、営業電話のかけ方に関するコツを知っておくといいでしょう。
今回は、初めて営業電話をかける時に覚えておきたいコツや準備について解説します。
初めての電話営業で失敗しないための事前準備とは
初めて営業電話をする時には、事前準備をしっかりとして、営業電話の成功率を高めましょう。
営業電話の目的を明確にする
営業電話をかける時には、目的を明確にしましょう。
そうすることによって、どのような営業トークをすればいいのかが判断しやすくなるからです。
例えば、電話で詳細な内容を話してしまうと、その場で要不要の判断をされて、断られる可能性が高くなります。
そのため、営業電話をかける目的を明確にしてから電話営業をかけましょう。
営業リストをつくる
受注率の高い営業リストを作成しましょう。
精度（質）と量が伴った営業リストを使うと、アポイント獲得率を高められ、多くの営業先に電話をかけることができます。
ポータルサイトやSNSなどで新規の営業先を検索しましょう。
過去に自社サイトに訪問してきた企業や、取引実績のある企業の同業他社にターゲットを絞り込むと、精度の高いリストが作れます。
営業リストを作成する時間がない場合は、リサーチ会社から営業リストの購入することも一つの方法です。
営業先について下調べする
営業リストを作ったら、営業先の企業や顧客のことを下調べしておきましょう。
相手のことを知らないと、相手に失礼な印象を与えるかもしれないからです。
企業名や以下の項目を調べておきましょう。
・事業内容
・資本金
・売上
・組織形態
・社員数
・担当者
トークスクリプトを用意する
営業電話で話す内容や手順の例文を考えて、トークスクリプト（台本）を作成しましょう。
アポイントを取得するには、限られた時間の中で、どれだけ相手を惹きつけられるかが重要だからです。
1.自社名と自身の名前を名乗る
2.先方の担当者につないでもらう
3.本題に入る
4.クロージングする
トークスクリプトを用意しておくと、相手に伝わりやすい話し方ができて、成功率が高まるはずです。
また、断られた時の例文も用意しておけば、ネガティブな反応にも慌てず対応できます。
よくある質問と回答例をまとめておく
よくある質問とその回答例をまとめておきましょう。
質問に素早く回答できると、 相手に好印象を与えて、営業電話の成功率が高まるからです。
例えば、上司や先輩社員にヒアリングして、営業電話で活用しやすい回答例を準備するといいでしょう。
また、まとめた質問や回答例は、社内の営業ツールに蓄積して、部署全体で共有すると、営業の知見が広がります。
営業電話をかける時の基本的なマナー
相手に不快な思いをさせないために、電話をかける時のマナーについて確認しておきましょう。
相手の基本情報を確認しておく
電話をかける前に、相手企業の基本情報を確認しておくことは大切です。
そうすることで、的外れな会話や質問をすることがなくなるでしょう。
また、自社製品やサービスが、相手企業にとってどのようなメリットがあるのかなどを、ホームページなどで調べておくことをおすすめします。
時間帯を配慮する
営業電話をかける時は、相手に配慮した適切な時間帯にかけましょう。
法人営業の場合、営業時間内が、営業電話をかけるのに適切な時間です。
ですが、営業時間内であっても、始業から30分以内、昼休み、終業30分前などは、避けるべき時間帯です。
社名と自分の名前を名乗る
電話をかける際には、まず、社名と自分の名前を名乗ることが、ビジネスマナーです。
新規の電話営業では、面識のない相手に電話するため、相手に不信感を与えないように、社名と氏名を名乗る必要があります。
電話が取り次がれ、相手が変わった時も、社名と自分の名前を名乗らなければいけません。
断られても丁寧な対応を心がける
電話で断られても、丁寧な対応をすることがマナーです。
今後、相手の課題や状況が変わることもあり、再提案する可能性が残っているので、いい印象のまま電話を切ることが重要です。
不在の場合は戻り時間を尋ねる
電話をしても、相手が不在の場合は、戻り時間を尋ねて、電話をかけ直す旨を伝えます。
不在の場合、折り返し電話をお願いすることもありますが、新規で電話をかけた場合は、期待しないほうがいいでしょう。
相手が切るのを待つ
電話をかけた人が先に電話を切るのがマナーですが、ビジネスで取引先にかけた場合は、相手が先に切ったことを確認してから切るようにしましょう。
新規営業電話のかけ方のコツ
新規営業電話をかける場合、見ず知らずの相手と話をすることになります。
そのため、相手が営業トークを聞いてくれるとは限らないでしょう。
では、新規営業電話をかける時には、どのような点に気をつければいいのかをご紹介します。
話し方と声のトーンに気を配る
話を聞いてもらうには、声量やトーンも重要なポイントです。
落ち着いたトーンで、明るくハキハキと話すと、相手にいい印象を与えることができます。
丁寧な言葉遣いをする
丁寧な言葉遣いをして、相手にいい印象を与えられるようにしましょう。
相手の仕事の時間を割いて話を聞いてもらうため、相手への気遣いや感謝の気持ちを伝えるために、敬意を持った話し方を心がけましょう。
要点をまとめて簡潔に話す
自社製品やサービスについてよく知ってほしいために、長い時間話すと、相手は不信感を持ってしまいます。
伝えたい情報を必要最低限に絞って、簡潔な説明を心がけましょう。
相手のメリットを重点的に伝える
相手にとってどんなメリットがあるのかを伝えると、相手は興味を持って、話を聞いてもらえる可能性が高まります。
自社製品やサービスを購入することによって、顧客にどのようなメリットがあるのかを要点を絞って端的に伝えましょう。
一方的に話し過ぎない
新規営業電話をかけたら、相手はどのタイミングで電話を切ろうか考えることがあります。
営業担当者は、話を聞いてもらいたくて、一方通行の会話をしてしまいがちですが、これは逆効果です。
営業電話は相手との対話で成り立つので、相手の立場を考えて、コミュニケーションをとりながら会話をする必要があります。
切り返しトークを活用する
切り返しトークとは、「アウト返し」とも言われ、相手の懸念や反論を払拭したり、納得させるトークをすることです。
事前に想定される反論に対して、答えを用意しておくことで適切に対応することができます。
他社事例を伝える
初めて話す相手の不安を軽減するために、他社での導入事例を紹介するのもおすすめです。
そうすると、相手は、導入した時にどのようなメリットがあるのかを具体的に想像でき、安心できるでしょう。
また、他社での導入実績があると、相手からの信頼を得やすくなります。
クロージングは選択肢を用意する
営業電話のクロージングには、いくつかの選択肢を用意しておきましょう。
「明日、ご都合はよろしいでしょうか？」と尋ねると、相手に断るチャンスを与えてしまいます。
「月曜日か火曜日のどちらがご都合がよろしいでしょうか？」と聞けば、相手はその選択肢の中から選ばなければいけないと思って、断られる確率が低くなります。
まとめ
初めて営業電話をかける時は、誰でもうまくできるか不安になってしまいます。
ですが、事前にしっかりと企業情報を把握して、精度の高い営業リストを作成すると、成功率を高めることにつながるでしょう。
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