名前間違いによるお詫びメールの適切な書き方と注意点とは
2024.11.17
ビジネスメールでは、誤字脱字など細心の注意をしなければいけませんが、相手の名前を間違えたままメールを送信してしまったら、どうしたらいいのでしょうか。
名前間違いは、相手には不快に感じるので、迅速に適切なお詫びメールを送ることが望ましいと考えられます。
今回は、名前間違いによるお詫びメールの適切な書き方と注意点をご紹介します。
名前間違いに対するお詫びメールで注意したいポイント
名前間違いは、非常に失礼で悪い印象を与えるため、信頼を挽回するお詫びメールを作成しなければいけません。
では、名前間違いのお詫びメールで注意したいポイントを挙げてみましょう。
発覚したらすぐに誠実な対応をする
名前間違いが発覚したら、すぐに誠実な対応をすることが大切です。
名前間違いの事実が消えることはないからです。
お詫びメールが遅くなると、相手からの印象がますます悪くする可能性が高まるため、迅速な対応が必要です。
言い訳をしないで、誠実にお詫びする
言い訳や否定をしないで、誠実にお詫びをしましょう。
すぐにお詫びメールを送っても、文面に言い訳や否定が含まれていると、無責任な印象を与えてしまいます。
どんな事情があっても、言い訳や否定を書かずに、謝罪だけを誠実に伝えましょう。
名前を間違えたことへのお詫びメールとわかる件名にする
名前を間違えたことへのお詫びメールとわかる件名にする必要があります。
件名がわかりにくいと、優先順位が下がって、確認を後回しにされてしまう可能性があるからです。
例えば、「昨日のメールについてお詫び」、「申し訳ありません」と件名に記載すると、送信者がミスをしたことはわかりますが、何についての謝罪なのかはわかりません。
「宛名表記のお詫び」など、明確な用件を件名に入れることが重要です。
いつのメールで、どこが間違っていたかを明記する
日時・件名・メール本文や添付ファイルなど、どの名前を間違えたのかを、明記しましょう。
「先ほど」のように、曖昧に記載すると、「どこが間違っていたのか」を相手に探す手間をかけさせてしまいます。
いつ・どの箇所が間違っていたのかということを、明確に記載する必要があります。
誤送信の原因を説明して、今後の対応策を記載する
誤送信した原因を説明して、今後の対応策を相手に知らせることは、ビジネスマナーです。
原因については、言い訳を書くのではなく、自分が怠ったことを率直に記載して、誠意ある対応をすることが大切です。
名前間違いが発生してしまった原因の多くは確認不足ですが、相手に納得してもらえる説明をしましょう。
お詫びメールをさらに間違えないように注意する
名前間違いをしたことに気づくと焦ってしまって、さらにミスをしてしまいがちです。
気持ちが焦るとミスを引き起こしてしまうので、慎重に内容を確認をしましょう。
メールで名前間違いをしないための予防策
ここでは、名前間違いを起こさないための予防策をご紹介します。
送信前のチェックリストを活用する
宛先・宛名・本文中の名前に、間違いがないかを確認しましょう。
また、第三者によるWチェックをすると、自分が気づかなかったミスに気づけます。
下書きに保存して見返す
作成した文章を、少し時間をおいてから見直すと、ミスに気づきやすくなります。
下書きに保存して、メールや添付ファイルの内容を見返すといいでしょう。
誤送信防止システムを導入する
チェックリストの活用やWチェックによってミスは防げますが、完全ではありませんし、手間がかかります。
そのため、宛名やメールの内容を確認できる誤送信防止機能がついているメールシステムを導入することもおすすめです。
名前間違いのお詫びメールの例文
名前間違いのお詫びメールを送る際は、スピーディで丁寧な謝罪が求められます。
以下に例文をご紹介しますので、メールを送る時に参考にしてみてください。
メール送信後に名前を間違えたことに気づいた場合の例文
件名：誤記のお詫び
本文：
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
先ほどお送りしたメールで、◯◯様のお名前を誤って記載してしまいました。
十分な確認をしないで、メールを送信してしまったため、◯◯様に不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。
今後同じことがないように社内で確認を徹底いたしますので、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。
改めまして、誤りを深くお詫び申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
相手から名前の間違えを指摘されて気づいた場合
件名：宛名表記のお詫び
本文：
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。
先ほどお送りしたメールにて、◯◯様のお名前に誤りがあるとご指摘いただいた件、誠に申し訳ございませんでした。
心よりお詫び申し上げます。
誤記があっただけでなく、ご指摘があるまで気づかなかったことは、私の確認不足が原因です。
今後このようなことが起きないよう、送信前の確認を徹底いたします。
この度は不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
まとめ
名前の間違えは、相手に不誠実な印象を与えてしまいますので、メールを送信する前に、十分に注意することが重要です。
本記事で記載した対策を実施して、防げるべきミスはしっかりと防ぎましょう。
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