オープンコミュニケーションのメリットと具体的な方法とは
2024.11.22
「オープンコミュニケーションという言葉は聞いたことがあるけど、よく意味がわからない」という方もいるのではないでしょうか。
昨今、職場のコミュニケーションを活性化するために、オープンコミュニケーションを取り入れる企業が増えています。
今回は、オープンコミュニケーションのメリットや具体的な方法などについてご紹介します。
オープンコミュニケーションとは
オープンコミュニケーションとは、「開かれたコミュニケーション」のことです。
従業員が、情報や意見を自由に交換することができる状態のことです。
また、立場に関係なく自分の意見を述べることができるという心理状況のもとになされるコミュニケーションでもあります。
では、以下で、オープンコミュニケーションの意味について具体的に見てみましょう。
立場に関係なく自分の意見を言う
上司や部下といった立場に関係なく、自分の意見を言うことができることが、オープンコミュニケーションです。
上の立場の人に対して、自由に意見が言えない職場もあるでしょう。
ですが、オープンコミュニケーションを取り入れている職場では、不明点や自分の意見を率直に表明することが勧められています。
開かれた場所でコミュニケーションをする
コミュニケーションをしている当事者だけでなく、他の従業員がいる場所でコミュニケーションをすることも、オープンコミュニケーションです。
メールや電話は当事者間でのやり取りになるため、他の従業員はそのやり取りについてわかりません。
ですが、社内ポータルサイトなどを使って、誰もが見れる場所でコミュニケーションをすると、当事者以外の従業員も情報にアクセスができます。
雑談をする
仕事に関係のない雑談をすることも、オープンコミュニケーションの一つです。
雑談やちょっとした声掛けをすることによって、通常の業務ではわからない、その人の人柄などを垣間見ることができます。
オープンコミュニケーションのメリット
オープンコミュニケーションをすると、どんなメリットがあるのかを見てみましょう。
業務効率が上がる
オープンコミュニケーションをすると、相手への理解が深まり、信頼関係を築くことできるため、仕事のやり取りをスムーズに行え、業務効率が上がります。
また、他の従業員の進捗状況を把握しやすかったり、気軽に相談ができるため、協力しながら仕事を進めることができるようになります。
迅速に問題を解決できる
迅速に問題を解決できることも、オープンコミュニケーションのメリットです。
他の従業員と情報が共有されるため、問題を早期に発見でき、適切な対策を講じることができるのです。
また、従業員が自由に意見を述べることによって、さまざまな視点から問題を捉えることができるので、より効果的な解決策が見つかるでしょう。
従業員のエンゲージメントが向上する
従業員のエンゲージメントを高める効果がある点も、オープンコミュニケーションのメリットの一つです。
自分の意見を自由に述べて、尊重されると、従業員は、仕事に対する誇りや働く喜びが感じられます。
また、本音で話せるので、従業員間のつながりが強化され、職場の雰囲気が良くなり、エンゲージメントが向上します。
オープンコミュニケーションが向いている職場とは
オープンコミュニケーションは、すべての職場で実施できるわけではありません。
オープンコミュニケーションが向いている職場を見てみましょう。
従業員の連携の多い職場
仕事柄、従業員が連携する必要がある場合、情報共有が欠かせません。
そのためには、従業員間で信頼関係が築くために、オープンコミュニケーションを取り入れるといいでしょう。
従業員がよく入れ替わる職場
従業員が頻繁に入れ替わる職場では、新入社員がすぐに業務に取りかかれるようにするために、情報を共有する必要があります。
そのため、情報にいつでもアクセスできる状況になっていると、スムーズに業務が引き継げます。
機密情報をあまり扱わない職場
誰もが情報にアクセスでき、広く共有できるということが、オープンコミュニケーションです。
個人情報などを扱う職場では、オープンコミュニケーションにすると、機密情報が漏洩するおそれがあります。
リスク管理の観点から、オープンコミュニケーションが向いているのは、取り扱う機密情報が極端に多くないという条件があります。
オープンコミュニケーションを活性化する方法
オープンコミュニケーションが活性化する方法を挙げてみましょう。
質問をする
オープンコミュニケーションを促すために、参加者を指名して、質問をしましょう。
そうすると、指名された参加者は、自分の考えを発言する必要が出てきます。
提案を受け入れる
上司は、部下の提案を受け入れましょう。
部下の話を聞くだけでは、そのうち、部下は発言をしなくなるからです。
部下を褒める
部下の提案によって、いい結果を得られたら、上司は部下を褒めましょう。
そうすると、部下はモチベーションを高く持ち、お互いを称賛する文化を形成できるでしょう。
まとめ
オープンコミュニケーションは、業務効率化や良好な人間関係の構築といったメリットがあります。
従業員が安心して意見を言える環境を作って、オープンコミュニケーションを進めていきましょう。
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