ファイル転送サービスとは？導入のメリットやデメリットをご紹介
2024.11.27
仕事で、画像や動画などの大容量のデータをやり取りすることが多くなっています。
ですが、どのようにサービスを利用したらいいのかわからないという担当者も少なくないようです。
今回は、ファイル転送サービスのメリットとデメリットなどをご紹介します。
ファイル転送サービスとは
ファイル転送サービスとは、個人同士や法人間でデータファイルを一時的に転送するサービスのことです。
ファイル転送サービスでは、大容量のデータファイルを送受信できるので、動画などのファイル転送が手軽にできます。
送信者がファイルを送信する時に、ファイル転送サービスのウェブサイトにファイルをアップロードすると、ダウンロード用のURLが発行されます。
ファイルの受信者は、メールで受信した該当のURLにアクセスをすると、ファイルのダウンロードができます。
ファイル転送サービスとオンラインストレージの違い
ファイル転送サービスによく似ているサービスとして、オンラインストレージが挙げられます。
オンラインストレージとは、データファイルをクラウド上にアップロードすると、共有URLが発行されるサービスのことです。
送信者が、共有URLを相手に知らせると、データを送信できます。
複数人が、ファイルを閲覧したり、編集することができるため、プロジェクトを進める際に便利なサービスです。
ファイル転送サービスとファイル共有サービスの違いとは
ファイル共有サービスは、ファイル転送サービスと似ているサービスです。
ファイル共有サービスとは、複数人でファイルをシェアするサービスのことです。
送信者が、メールで受信者にURLを送って、受信者がURLを開くと、ファイルをダウンロードできます。
これら2つのサービスは、保管期限に違いがあります。
ファイル転送サービスは、サーバーの保管期限があるため、保管期限が過ぎると、ファイルが削除されて、ダウンロードや閲覧ができなくなります。
ファイル転送サービスのメリット
では、ファイル転送サービスのメリットを挙げてみましょう。
大容量のデータを送信できる
ファイル転送サービスは、インターネット上のサーバにファイルをアップロードするため、大容量のファイルでも、そのまま送信できます。
メールの添付ファイルで送信できないサイズのファイルは、ファイル転送サービスを利用するといいでしょう。
低コストである
ファイル転送サービスには、無料のものがあるため、低コストでファイルを共有できます。
また、USBやHDD、CD-ROMなどの物理的なメディアを用意する必要がないので、メディアの送料も削減できます。
ファイル転送サービスのデメリット
ファイル転送サービスのデメリットを確認しておきましょう。
情報漏洩が発生するリスクがある
ファイル転送サービスは、たくさんの人がサーバーに使用するので、情報漏洩のリスクがあります。
また、受信者に、ファイルの保存先をメールで伝えるため、メールを送信した時に、誤送信をするミスも起こりうるでしょう。
インターネット環境の影響を受ける
ファイル転送サービスは、インターネット上でファイルを送受信するため、接続状況や通信速度の影響を受けてしまいます。
回線速度の遅れや接続トラブルなども考慮して、ファイル転送サービスを利用しましょう。
無料のファイル転送サービスを使うデメリット
無料のファイル転送サービスでも、ファイルを転送することはできますが、デメリットもあります。
ここでは、無料のファイル転送サービスを使う時のデメリットを見てみましょう。
セキュリティが不十分なことがある
無料のファイル転送サービスは、有料サービスと比べて、セキュリティレベルが低いことが多いです。
ファイルや通信の暗号化、ウイルスチェックなど、自社が必要とするセキュリティレベルを備えているかを確認する必要があります。
また、送受信の操作ログが残せないサービスは、誰が誰とどのようなやり取りをしているかが管理できないため、セキュリティリスクがあります。
利用回数やデータ容量に制限がある
ほとんどの場合、無料のファイル転送サービスでは、利用回数やデータ容量、ファイルの保存日数などに制限があります。
大容量データを頻繁に扱う場合は、システムに不足がないかを、あらかじめ確認しておきましょう。
受信者が無料のファイル転送サービスの利用を禁止している
無料ファイル転送サービスの利用を制限している会社があります。
そのため、こちらがサービスを利用したくても、相手企業が利用不可のケースがあるため、注意しましょう。
広告が表示される
無料のファイル転送サービスでは、サービス提供者が広告表示によって収益を得ていることがよくあります。
また、広告が、画面上の操作ボタンより大きく目立つことがあります。
広告には、受信者の競合企業の広告や、好ましくない広告が表示されることもあるため、企業のイメージダウンにつながる可能性があります。
ファイル転送サービスの注意点
ファイル転送サービスを利用する時には、セキュリティに注意する必要があります。
例えば、データの暗号化や、セキュアなやり取りをするためのセキュリティ施策を確認しておきましょう。
まとめ
ビジネスシーンでは、外部ネットワークを通して、大容量のデータのやり取りをすることが一般的になっています。
そのため、低コストで効率的にデータを送受信できるファイル転送サービスを利用する個人や法人が増えています。
ファイル転送サービスの注意点を踏まえて、サービスを導入するといいでしょう。
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