旅費精算とは？旅費精算の方法や注意点、旅費精算書の書き方などを解説
2024.11.29
出張に行って、経費を立て替えている営業担当者の方もいるでしょう。
出張が終わって帰社したら、旅費精算をしますが、他の精算業務と比べて負担が大きくなることもあります。
今回は、旅費精算の方法や注意点、旅費精算書の書き方などを解説します。
旅費精算とは
旅費精算とは、出張した時の宿泊費や交通費などを精算することです。
出張に行った従業員が、出張で使った費用を立て替えて、出張から帰ってきた後に、領収書を提出して、経理担当者が精算をします。
また、出張中の従業員の金銭負担をなくすために、出張前に一定の金額を従業員に先に支給する「仮払い」というシステムを使う会社もあります。
旅費とは
旅費とは、業務で使う交通費や、遠方へ出張した際に発生する旅費全体の経費のことです。
以下で具体的に挙げてみましょう。
宿泊費用
旅費には、宿泊費用があります。
例えば、飲食代、電話料金、インターネット接続代などが挙げられます。
宿泊費は、出張の時にホテルや旅館などの宿泊費用だけではなく、滞在時に発生する費用も旅費に含まれることがあります。
出張手当
出張手当も、旅費に該当します。
出張手当は、給与でなく、立替経費になるため、源泉徴収はなく全額支給されます。
旅費の精算方法と流れ
では、旅費の精算方法と流れを確認していきましょう。
出張申請をする
出張する際には、上司に出張することを申請して、許可を得ます。
この時に、出張計画書や出張申請書を提出しておくと、旅費がどれくらいかかるのかがわかり、スムーズに経費精算ができます。
出張して立て替え払いをする
出張先で、仕事にかかった実費を立て替え払いします。
会社名で、ホテルの宿泊費などの領収書をもらっておきます。
旅費精算書に記入する
旅費精算書には、出張の目的や用件、訪問先などを記載する必要があります。
また、どんな手段で、どこからどこまで移動したのかがわかるように、詳しく記入します。
以下の項目について、記入する必要があります。
・自分の氏名
・所属部署
・旅費精算の申請日
・出張先
・出張目的
・出張期間
・宿泊料金
・日当
・交通手段
・旅行交通費
上司が承認する
旅費精算書の記入が終わったら、上司に確認をしてもらってから、経理に提出します。
出張計画書と照らし合わせて、予定外の支出が発生していないかを確認をします。
経理に提出して精算する
上司の承認印をもらったら、経理に提出して精算してもらいます。
旅費を精算する際の注意点
ここでは、旅費を精算する際の注意点をご紹介します。
旅費として申請できない費用がある
出張で支払った経費でも、以下の費用は、旅費として精算できないことがあります。
① 交際費
出張中に接待があったち、親睦会に参加した場合、旅費ではなく交際費で処理をします。
② 研修費
社員研修のためにかかった費用は、旅費ではなく研修費になります。
その際に、交通機関を使ったり、宿泊施設に泊っても、旅費として精算はできません。
③ 福利厚生費
慰安旅行や社員旅行の出費は、福利厚生費にあたります。
ですが、社員旅行を福利厚生費として処理するには、以下の条件があります。
・国内旅行は4泊5日以内、海外旅行は外国での滞在日数が4泊5日以内
・会社が社員1人あたり10万円程度までしか負担しない
・従業員の過半数が参加している
旅費精算の妥当性を確認する
旅費精算書と領収書を確認する時に、旅費として精算できるか、申請内容が妥当なのかを十分確認する必要があります。
特に、交通費は、不正が横行しやすい経費ですので、交通費は最短経路で利用したものかを確認しましょう。
常識の範囲から外れた旅費精算は、不正を疑われたり、税務調査で問題になったりする可能性があります。
社内でのルール周知を徹底する
出張旅費ルールを設定して、社内ルールの周知を徹底しましょう。
また、申請・承認・精算のフローも見直して、マニュアル化することが重要です。
旅費精算には領収書が必要
旅費精算書を提出する際には、領収書を失くさないように注意しましょう。
旅費精算は、領収書がないと、精算できないからです。
バスの運賃や海外出張の経費の場合、領収書が発行されないこともありますので、社内ルールを策定しておく必要があります。
旅費精算書は早めに提出する
出張から戻ったら、すぐに旅費精算書を作成して、提出しましょう。
提出が遅くなると、不備があっても、調査できなくなります。
また、確定申告の時期を過ぎたら、会社全体に悪影響を及ぼしてしまいます。
旅費精算の遅延を防止するために、期限や罰則を設けている会社もありますが、それに関係なく先延ばしにしないように心がけましょう。
旅費精算をスムーズに行う方法
旅費精算をスムーズに行う方法をご紹介します。
エクセルや無料テンプレートを利用する
エクセルのフォーマットを使うといいでしょう。
エクセルに内容を記入し、データを送信して経費申請をするのです。
また、無料のテンプレートを利用すると、見やすいデザインのフォーマットを使うことができます。
ですが、エクセルで申請書を提出すると、経理が内容を転記する必要があるため、業務負担が大きくなりミスも多くなってしまいます。
経費精算システムやアプリを利用する
経費精算システムを利用すると、ミスを減らし、経費精算の業務負担を大幅に削減できます。
システムの導入には費用がかかるため、費用対効果を考えて検討するといいでしょう。
領収書を電子化しておく
領収書を電子化することもおすすめの方法です。
紙の領収書には、紛失や破損のリスクがあります。
また、領収書は一定期間保管する必要があるため、保管の手間やコストがかかってしまいます。
そのため、スキャンや撮影で領収書を電子化しておくと、保管が楽になります。
また、会計ソフトや経費精算システムの中には、スキャンや撮影した領収書のデータを自動で反映できるものがあるため、領収書の内容を帳簿に記載する手間を省くことができます。
まとめ
今回は、旅費精算の方法や注意点、旅費精算書の書き方などを解説しました。
旅費は高額になることも多いので、精算時にミスに注意が必要です。
精算業務が膨大になって、ミスを防ぎたい場合には、経費精算システムを活用して改善するといいでしょう。
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