ミスをしない組織を作るには？ミスが起きる原因と対策をご紹介
2024.11.30
仕事でミスをしてしまうと、作業効率や生産性が低下してしまいます。
また、あまりにもミスが多いと、取引先や顧客からクレームが届いてしまうため、改善策を検討しなければいけないでしょう。
今回は、企業が取り組めるミス防止の対策と原因を解説します。
仕事でミスをしてしまう原因
仕事でミスをしてしまう原因を挙げてみましょう。
従業員同士のコミュニケーションに問題がある
ミスをする原因として、従業員同士のコミュニケーションが挙げられます。
例えば、高圧的な態度を取る上司だったら、部下が仕事で分からないことがあっても、上司に質問しにくいでしょう。
そのため、分からないことがあっても、聞かずじまいになって、ミスが起こってしまうのです。
従業員同士のコミュニケーションに問題があると、ミスが起こりやすくなります。
従業員の業務量が多すぎる
従業員の業務量が多すぎることは、ミスの原因になります。
一人で膨大な量の仕事を抱え込んでいると、オーバーワークになって、ミスが生じやすくなるからです。
ダブルチェックをしていない
職場で、ダブルチェックの体制が整っていないと、確認不足によるミスが起きてしまいます。
一回の確認では見落としてしまうこともあるので、第三者によるダブルチェックを行うほうがいいでしょう。
古いシステムを使って仕事をしている
古いシステムを使って仕事をすると、ヒューマンエラーが起きて、ミスをしやすくなります。
例えば、手計算や手入力で業務をしていると、計算ミスや入力間違いなどのミスが生じます。
組織が検討すべき仕事のミスを防ぐ対策
さまざまな原因で、ミスが起こってしまうことが分かりました。
では、組織が検討すべき仕事のミスを防ぐには、どのような対策をすればいいのかをご紹介します。
ミスを誘発する作業は自動化する
ミスの多くはヒューマンエラーによるので、ミスを誘発しやすい業務は自動化をすることをおすすめします。
例えば、クラウドシステムなどを導入して、ミスが起こりやすい作業を代わりにやってもらいます。
システム導入にコストがかかりますが、リソースを他の仕事に割くことができたり、人件費を削減できるメリットもあります。
フールプルーフを取り入れる
フールプルーフとは、システムでミスを防ぐための設計のことです。
例えば、ソフトウェアに入力エラーを自動で検出する機能を設けることが挙げられます。
フールプルーフを業務プロセスに取り入れると、ミスを最小限に抑えることが可能になります。
職場環境を見直す
職場の環境を見直すことも、ミスを防ぐために必要なことです。
職場環境を整えるのに、「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seisou）」「清潔（Seiketsu）」「しつけ（Shitsuke）」が挙げられます。
5Sが整った職場では、業務効率や仕事の質が上がるため、従業員がミスをしにくくなります。
コミュニケーションを活性化させる
コミュニケーションを活性化させると、組織でのミスが減らせます。
従業員同士のコミュニケーションが活発になると、分からないことを放置していて起きていたミスなどを防げるからです。
ダブルチェックをする
重要な作業をする際には、ダブルチェックをするようにしましょう。
自分で確認するだけでなく、別の人も確認すれば、見落としや誤りを大幅に減少できます。
その際には、確認作業の責任者の役割を明確にして、確認結果の記録を残すことが大切です。
仕事量を調整する
仕事を抱えすぎて、キャパオーバーになっていると、ミスを引き起こしてしまいます。
業務量が適切なレベルになるように、上司は、部下の業務量を把握し、調整する必要があります。
情報共有と注意喚起をする
ミスを防ぐためには、情報を共有したり注意喚起することも大切です。
過去にあったミスから学んだ教訓を共有して、全員が同じ認識を持てる環境を整えましょう。
また、頻繁にミスが起こる作業には、注意喚起をして、対策をすることが重要です。
マニュアルを作る
ルーティン業務のマニュアルを作成すると、ミスを防止できます。
従業員が自分で問題を解決できるように、マニュアルには作業の流れだけでなく、注意点やトラブルシューティング方法も入れておきましょう。
研修をする
従業員がミスの原因を分析して、対処法を考えれるようにするために、研修をするのも一つの方法です。
研修では、ミスをすると、企業にどのようなリスクがもたらされるのかを考えるようにすることが大切です。
まとめ
今回は、仕事でミスが起きる原因と対策をご紹介しました。
確認不足によるミスを防止するには、ダブルチェックを取り入れるなど、未然にトラブルを防ぐ方法を取り入れましょう。
コストを抑えて都心一等地で仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
ブルームは、さまざまな場所へアクセスしやすい新宿区の好立地な場所にあるバーチャルオフィスです。
貸し出している住所は、東京都新宿区西新宿の人気エリアです。
月額費用は、300円（税込）～のため、気軽に利用できます。
郵便物転送や法人登記サービスのご用意もあるため、ニーズにあったプランをお選びいただけます。
費用をかけずに、事業に必要なサービスを受けたい方は、ブルームの利用をぜひご検討ください。
