データ入力代行とは？メリット・デメリットや押さえておくべきポイントも解説
2024.12.03
データ入力代行サービスの利用を検討している企業は、少なくないのではないでしょうか。
今回は、データ入力代行で依頼できる業務例や、導入のメリットやデメリット、サービスを依頼する際のポイントなどについて解説します。
データ入力代行とは
データ入力代行とは、データの入力を代わりに請け負ってくれるサービスのことです。
データ入力は難しい作業ではありませんが、膨大なデータを手作業で入力すると、時間と労力を非常に消耗してしまい、本来の業務に支障をきたしてしまう可能性があります。
そのため、データ入力代行サービスを利用すると、従業員は本来の業務に集中することができ、生産性を上げることができます。
データ入力代行で依頼できる業務
データ入力代行で依頼できる業務を挙げてみましょう。
名刺入力
名刺入力とは、顧客管理や営業活動がスムーズにできるように、取引先の名刺をデータ化して、一括管理することです。
アンケート入力
アンケート入力は、顧客の意見などを収集する作業です。
紙やオンラインで収集されたアンケート結果を集計して、データベースに入力します。
こうすることによって、集めたデータを分析して、次の戦略を立てることができます。
商品情報入力
商品情報入力とは、カタログやオンラインストアにある商品ページに、商品のサイズなどの情報を入力する作業のことです。
顧客が必要な情報を簡単に見つけられるようにするために、商品名、価格、サイズ、注意事項などの情報を正確に入力します。
データ入力代行の料金相場
データ入力代行の料金相場を以下で見てみましょう。
| 入力内容 | 費用相場 |
| 文字入力 | 1文字0.3円～0.5円 |
| 名刺入力 | 8項目30円～ |
| 名簿入力 | 4項目9円～ |
| データ集計 | 1設問につき300円～ |
| レイアウト入力 | 1ページにつき500円～ |
データ入力代行を利用するメリット
データ入力代行のメリットを挙げてみましょう。
コストを削減できる
社内でデータ入力をすると、従業員の採用や教育、ソフトウェアやデバイスの購入といった、さまざまなコストがかかります。
ですが、データ入力代行サービスを利用すると、必要な時だけサービスを利用できるので、固定費を抑えることができ、コスト削減につながります。
生産性が向上する
データ入力の作業時間を、本業の作業時間に費やすことができます。
そのため、データ入力などのルーティーン業務を、専門のプロに任せると、生産性が向上します。
ミスを防ぐことができる
データ入力は、単純作業ですが、データ量が多くなると、入力ミスをしやすくなります。
そのため、データ入力の作業を専門的にやっているプロに任せた方が、ミスを減らすことができます。
データ入力代行を利用するデメリット
今度は、データ入力代行を利用するデメリットを挙げてみましょう。
セキュリティリスクがある
セキュリティリスクが生じる可能性があることがデメリットです。
顧客情報や機密情報を社外に委託するため、データ漏洩のおそれがあります。
そのため、サービスを選ぶ際には、その企業のセキュリティ対策や過去の実績を確認しなければいけません。
品質にばらつきが出ることがある
仕事の品質は、データ入力代行業者によって異なるため、タイピングミスや納期遅れなどにより品質にばらつきが出る可能性があります。
そのため、入力代行サービスを依頼する前に、小さい仕事を試しでやってもらって、サービスの品質を確認したほうがいいでしょう。
データ入力代行に依頼する時に押さえておくべきポイント
データ入力代行に、作業を依頼する時に押さえておくべきポイントをご紹介します。
料金を確認する
データ入力代行サービスには、さまざまな料金プランがあるため、自社の予算にあうサービスを選ぶために、見積もりを取ることが大切です。
1項目につきいくらなのか、月額一律料金で利用するのかといった、料金を確認しましょう。
また、オプションサービスがある場合、その料金や詳細内容も確認したほうがいいでしょう。
セキュリティ対策が万全かを確認する
個人情報や機密情報が漏洩しないように、入力代行会社のセキュリティ対策が万全かを確認することも重要です。
例えば、「プライバシーマークを取得しているか」、「専用の端末でデータ入力をしているか」などです。
また、入力作業を、社員が担当するのか、アルバイトが担当するのかも確認しておきましょう。
実績が豊富かを確認する
データ入力業務として、豊富な実績を積んでいる会社を選びましょう。
例えば、以下の項目が指標になります。
・契約企業数が多く、データ入力業務数を自社サイトで公開している
・運営年数が長い
・ポジティブな口コミや評判が多い
対応の速さを確認する
どんな作業にも期日がありますので、すぐに対応してくれる業者を選ぶ必要があります。
依頼前に納期を伝えて、業者の対応力を確認しておきましょう。
複数の業者から見積もりを取って検討する
複数の業者から見積もりを取って、比較・検討しましょう。
料金、サービス内容、過去の実績、セキュリティ対策などを総合的に評価すると、自社にあう業者を選べます。
まとめ
データ入力代行サービスを利用すると、コスト削減や業務の効率化を実現できます。
そのため、従業員は本来の業務に集中でき、競争力を高めることができるようになるでしょう。
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