アナログな職場とは？アナログ職場がデジタル化する時に押さえておくべきポイント
2024.12.04
「提案書を書くのに時間がすごくかかってしまう…」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
アナログな方法で仕事をすると、業務効率が悪く、デメリットが大きいです。
今回は、アナログ職場が、デジタル化する時に押さえておくべきポイントなどをご紹介します。
アナログな職場で行われている業務
アナログな職場では、どんな業務を行っているのかを挙げてみましょう。
手書きの書類を作成する
アナログな職場では、書類を手書きにすることが多いです。
契約書や請求書などを手書きにすると、時間と手間がかかるだけでなく、ミスも増えてしまうでしょう。
字が読みにくい場合は、書類の情報がきちんと伝わらなくなります。
また、担当者名のスペルミスや、桁数を間違えたりすると、業務に大きな支障をきたしてしまいます。
FAXを送受信する
FAXで仕事のやり取りをよくやることも、アナログな職場の特徴です。
FAXで、たくさんの書類を送信すると、手間がかかるだけでなく、誤送信のリスクがあります。
タイムカードで勤怠管理をする
タイムカードで勤怠管理をすることもよくあります。
担当者が、タイムカードに打刻された出退勤の時間を、ソフトに手入力するやり方が見受けられます。
ですが、ソフトに手入力することは、手間がかかりますし、過去のタイムカードを保管する必要もあります。
アナログな職場で起こるリスク
ここでは、アナログな職場で起こるリスクを見てみましょう。
ミスが増える
アナログな職場では、ミスが増えがちです。
一方、デジタル化をしている企業は、デジタルツールでミスを発見できるため、トラブルを未然に防ぐことができます。
生産性が低い
アナログな職場は、成果を出すのに時間がかかるため、生産性が低いです。
データの保管や復元が難しい
アナログな職場では、紙を使って仕事をします。
法律によって保管が義務づけられているも書類や、業務上保管が必要な書類があって、保管のためのスペースが必要になります。
紙は経年劣化するため、保管する際は、管理に労力がかかります。
また、紛失したら、復元できなくなってしまいます。
アナログな職場でデジタル化を進める時に押さえておくべきポイント
アナログな職場でデジタル化をするには、どうしたらいいのでしょうか。
アナログな職場でデジタル化を進める時に、押さえておくべきポイントをご紹介しまっす。
自社の課題を洗い出す
まずは、自社の課題を洗い出しましょう。
従業員にアンケートをして、従業員が感じている手間や困ったことを把握することが重要です。
デジタル化のメリットを理解する
全従業員が、デジタル化のメリットを理解することが大切です。
そうしないと、アナログな考えの従業員は、デジタル化に対して反発することもあるでしょう。
少しずつデジタル化を進める
少しずつデジタル化を進めるといいでしょう。
アナログな職場が、急にデジタル化にするのは難しいからす。
そのため、デジタル化を進めやすい業務から少しずつ進めていくと、うまく進めることができるでしょう。
アナログな職場に導入しやすいデジタルツールとは
ここでは、アナログな職場に導入しやすいデジタルツールを挙げてみましょう。
オンラインストレージサービス
オンラインストレージサービスを活用しましょう。
オンラインストレージサービスとは、インターネット上でファイルを共有・保管ができるサービスです。
そのため、書類を印刷することがないため、書類の保管庫が不要になります。
インターネットFAX
インターネットFAXを導するのもいいでしょう。
インターネットFAXとは、パソコンやスマートフォンからFAXを送れたり、相手から送られてきたFAXをパソコンなどのデバイスで確認できます。
また、FAX機のメンテナンス代や、紙代などのコストも削減できます。
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