会社の内線のかけ方とは？内線をかける時のマナーと注意点
2024.12.17
「内線電話のかけ方やマナーがよくわからない」とお困りの方もいるでしょう。
内線電話は、社内の従業員にかけるため、ビジネスマナーはいらないのではと思っている方がいるかもしれません。
ですが、内線電話のかけ方やマナーを身に付けていると、スムーズにやり取りができます。
今回は、会社の内線電話のかけ方や、内線電話をかける時のマナーをご紹介します。
内線電話とは
内線電話とは、専用線やPBX（構内交換機）を使って、音声通話できる電話のことです。
略称して、内線と呼ばれます。
内線に使用する電話機は、ビジネスフォンと呼ばれる、多機能ボタンを搭載した専用機です。
電話機には、2桁～4桁の内線番号が割り振られていて、社内の電話機で通話できます。
内線電話は、電話機に対して番号が付与されているため、内線電話はかけたい電話機を番号で指定し、電話をかけることができますです。
また、内線電話は、外線電話の公衆電話網を使用しないため、社内での通話に料金が発生しません。
内線電話のかけ方
内線電話のかけ方は、固定電話と携帯電話でかけ方が異なります。
では、内線電話のかけ方を確認しましょう。
固定電話からかける場合
固定電話から内線に電話をかける場合、内線への切り替えボタンを押してから、番号を入力します。
受話器を取った後に、番号を入力すると、外線の設定となっていることが多いので、注意しましょう。
社外から内線番号に電話をかける場合、通常、代表番号と内線番号を押すと、用件のある従業員に直接かけることができます。
代表電話番号を押してから、オペレーターや自動音声に従って担当者や内線番号につなぐ方法もあります。
携帯電話からかける場合
携帯電話（スマートフォン）から社内の電話にかける場合、代表番号を押した後に、＊（アスタリスク）のボタンを押しましょう。
＊ボタンを押してから、内線番号を押します。
内線電話のかける時のマナー
では、内線電話のかける時のマナーをご紹介します。
業務時間外を避ける
社内の従業員に内線電話をかける時でも、業務時間外はやめましょう。
業務時間外に内線がかかってくると、相手は、「緊急の用件かもしれない」と思って、電話を取ってしまい、サービス残業をさせてしまうことがあるかもしれません。
勤務後に用件を思い出した場合、翌日に伝えるか、メールかチャットで用件を伝えるといいでしょう。
部署名と名前を言う
内線電話では、会社名をいう必要はありませんが、部署名と名前を最初に伝えましょう。
名前だけ名乗ってしまうと、同姓の従業員が複数いる場合、相手は、どの部署の従業員なのかよくわからないため、注意する必要があります。
また、相手が聞き取りやすいように、対面で話すときよりもはっきりとした声で話すように心がけましょう。
簡単な挨拶をする
内線電話をかけるときは、「おはようございます」や「お疲れ様です」などの挨拶を添えましょう。
長電話になりそうな場合は、相手の都合を確認する配慮も大切です。
そのため、用件を伝える前に「今ご都合はよろしいですか？」と、相手の都合を確認すると印象がよくなります。
また、電話を切る時は「失礼します」と声かけするようにしましょう。
簡潔に用件を伝える
内線電話でやり取りをすると、仕事の手が止まってしまいます。
そのため、できるだけ、電話の時間をかけないようにするために、用件を簡潔に伝えましょう。
用件を簡潔に伝えるには、「結論→理由→詳細」の順番に話すことがポイントです。
内線電話のかけ方の注意点
内線電話のかけ方の注意点を確認していきましょう。
違う従業員が出ることがある
内線電話をかけた相手が不在の場合、代理で他の従業員が出ることがあります。
その場合は、「伝言を残す」、「折り返し電話をする」、「戻ったら内線をしてもらう」など、対応方法を代理の従業員に伝えておきましょう。
電話音の違いに注意する
外線電話の音と内線電話の音は、違います。
聞きなれていないと、聞き分けれないことがあるでしょう。
内線番号が1桁違うと、違う従業員につながってしまう
会社の内線番号が1桁異なると、違う従業員につながってしまいます。
押し間違えないように、確認しながら番号を押しましょう。
まとめ
内線電話は、内線同士の通話料金が無料ですので、業務が効率的になるため、さまざまな企業で活用されています。
操作に慣れるまでは間違えやすいため、対応する際には、確認しながら操作しましょう。
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