電話の取り次ぎは無駄？電話の取り次ぎをなくすメリットと改善策
2024.12.20
業務を止めなければいけないため、集中を阻害され、時間の無駄になると感じる方もいるでしょう。
また、取り次ぎの伝え方が悪くて、注意をされることもあります。
今回は、電話の取り次ぎを改善して、効率化する方法についてご紹介します。
電話の取り次ぎが無駄な理由
では、電話の取り次ぎが無駄な理由を挙げてみましょう。
仕事の手を止めなければいけない
仕事をしている時に、電話がかかると、仕事の手を止めなければいけません。
一度仕事を中断すると、仕事に戻ってから集中するのに時間がかかってしまい、業務効率が下がってしまいます。
電話を取り次ぐために余計な時間がかかる
電話の取り次ぎは、取り次ぐ本人だけでなく、電話をかけた相手も応答を待たなければいけないため、お互いに無駄な時間がかかります。
電話を取り次ぐと、以下の工数が発生します。
・電話をかけた相手の名前、用件、取り次ぎ相手の名前を確認する
・取り次ぎ相手に取り次ぐ
・取り次ぎ相手が不在の場合、伝言を残したり、取り次ぎ相手の携帯にかける
聞き間違いや伝言ミスをしてしまう
電話は音声だけでやり取りするため、似たような発音の言葉があった時などは、間違った内容を聞き取る可能性があります。
そうなると、伝達ミスが発生し、クレームやトラブルに発展するおそれがあります。
電話の相手に迷惑がかかる
電話の取り次ぎは、電話をかけてきた相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。
例えば、取り次ぎをしている間に、電話の相手を待たせることになります。
また、担当者が不在の場合、電話の相手が電話をかけ直さなければいけないこともあるでしょう。
電話の取り次ぎを効率化するメリット
では、電話の取り次ぎを効率化するメリットについて見てみましょう。
業務が効率化される
電話の取り次ぎを効率化すると、 作業が中断されず、本来の業務に集中できるため、業務が効率化されます。
集中できると業務の質が上がって、短い時間でよりよい成果を出せるようになるでしょう。
折り返しをしなくてよくなる
折り返しの手間を省くことができる点もメリットです。
折り返しの手間がないと、中断している業務を気にしなくて済むため、本来の業務に集中できます。
電話の取り次ぎを効率化する方法
電話の取り次ぎを効率化する方法をご紹介します。
メールやチャットの受付窓口を設置する
電話以外のメールやチャットの受付窓口を設置しましょう。
メールやチャットなど電話以外の問い合わせ窓口を作ると、電話の取り次ぎで発生する複数の工程を削減できます。
用件は文章によるため、電話の取り次ぎ時に発生する聞き間違いや聞き忘れなどのミスを防ぐことができます。
電話業務サポートシステムを導入する
電話業務サポートシステムを導入するのもいいでしょう。
電話業務を効率化するシステムには、問い合わせ内容によって担当部署に取り次ぎや自動転送ができる機能が搭載されています。
このようなシステムを導入すると、取り次ぎ業務の負担が減って、取り次ぎミスも防げるでしょう。
ビジネスチャットを導入する
ビジネスチャットを導入する企業が増えています。
ビジネスチャットは、24時間365日、対応ができるため、ユーザーにとっても利便性が高いです。
まとめ
今回は、電話の取り次ぎの課題とその改善策をご紹介しました。
電話の取り次ぎを負担に感じている従業員は少なくありません。
また、電話の取り次ぎには、取り次いだ従業員の集中力が阻害されたり、誤った内容を伝えてしまうデメリットがあります。
本記事でご紹介した対策法を参考に、無駄な電話の取り次ぎを減らして、業務効率を上げていきましょう。
コストを抑えて都心一等地で仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
オフィスは不要で、都内一等地の住所の考えている方には、低コストで始められるバーチャルオフィスがおすすめです。
ブルームは、東京都新宿区西新宿の一等地住所をレンタルしているバーチャルオフィスです。
月額300円から、住所レンタル・郵便物転送・法人登記サービスが利用できるため、コストを抑えて事業を行いたい方にぴったりです。
バーチャルオフィスをご検討の方は、ブルームの利用を、ぜひご検討ください。
