非効率なメール以外のコミュニケーション方法をご紹介
2024.12.22
ビジネスのやり取りでは、主にメールが使われています。
直接会わなくても、コミュニケーションをすることができますが、メールを活用すると、デメリットが生じることがあります。
今回は、メールが非効率である理由とメール以外の効果的なコミュニケーション方法をご紹介します。
どうしてメールが非効率なの？
メールが非効率である理由を挙げてみましょう。
返信するのに時間がかかる
返信するのに時間がかかる点が、メールが非効率である理由です。
メールでは、文面の書き方などのビジネスルールがあります。
例えば、冒頭に、「お世話になっております」を入れます。
そのため、返信のしかたや文面に気を使いすぎて、時間が思った以上に取られてしまうことがあります。
CC機能により、広範囲に送信される
メールは、CCに関係者のメールアドレスを入力すると、同じ内容のメールが一斉送信されます。
関係者に一度で情報共有できるのは便利ですが、CCを乱用しすぎてしまうと、関係のないメールが送られてくることもあります。
そのため、重要メールが埋もれてしまって、気づかないこともあるでしょう。
非効率なメールを解消するメリット
非効率なメールを解消するメリットを見てみましょう。
業務が効率化される
メールを作成するのに、非常に時間がかかってしまうことがあるため、非効率なメールを削減すれば、業務が効率化されます。
また、受信メールは確認し、重要なメールとそうでないメールを分ける作業も手間になります。
スムーズにコミュニケーションができる
スムーズにコミュニケーションができる点もメリットの一つです。
メールは、受信者の都合によって開封され、いつ返信がくるのかわからないため、スムーズにコミュニケーションを取ることができません。
迅速に意思決定ができる
非効率なメールをなくすと、迅速に意思決定ができます。
メールをあまり確認しない人やメールに返信するのを忘れる人がいるため、意思決定のスピードに差が出てしまいます。
メール以外の効率的なコミュニケーション方法とは
ここでは、メール以外の効率的なコミュニケーション方法を見てみましょう。
チャットツールを活用する
チャットツールを活用するといいでしょう。
チャットツールは、メールのように定型文などを入れる必要がないため、気軽に質問したり、やり取りができます。
メッセージを送ると、相手は都合のいいタイミングで確認し、返信できるため、業務の効率化につながります。
コミュニケーションスペースを設置する
コミュニケーションスペースを設置すると、メールでなくても、効率的にコミュニケーションが取れるようになります。
対面のコミュニケーションができると、情報共有や進捗管理をスムーズに行うことができます。
チャットツールを導入する
チャットツールも、メールを減らすのに効果的です。
チャットツールを導入すると、メールのようなかしこまった文面を作成する必要がなく、気軽に質問できます。
ChatGPTなどのAIツールを導入する
ChatGPTなどのAIツールを導入するのもいいでしょう。
AIツールを導入すると、コミュニケーションが円滑に行われるため、業務効率化につながります。
メールのルールを決める
メールのルールを決めることもおすすめです。
ルールがないと、不要なメールを大量に送信することが起こりうるからです。
例えば、「メールの内容によってCCを使う範囲を決める」といったことが挙げられます。
まとめ
メールには、定型的な文面をつけるのがビジネスマナーですが、手間がかかります。
そのため、非効率なメールを削減すると、業務効率化などのメリットが期待できます。
社内メール削減によるメリットを享受するために、本記事でご紹介したことを参考にしてみてください。
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