オンライン商談の名刺交換が必要な理由やメリットとデメリットについて解説
2025.03.17
名刺は、自分自身や自社製品・サービスの存在を印象づけるのに重要なツールです。
ですが、テレワークの普及によって、オンライン商談をする機会が増え、紙の名刺を交換する機会が減っています。
とは言っても、オンライン商談でも、名刺交換は必要な行為といえます。
今回は、オンライン商談で名刺交換が必要な理由、オンライン商談で名刺交換をするメリットやデメリットなどについて解説します。
オンライン商談でも名刺交換が必要な理由とは
オンライン商談では、相手と直接顔を合わせることがないため、名刺交換をする必要はないと思う方がいるかもしれません。
ですが、名刺交換は、ビジネスにおいて大切な行為となっています。
では、オンライン商談で名刺交換が必要な理由を挙げてみましょう。
商談相手の情報や連絡先を確認できる
商談では、相手の部署や役職の確認は必須ですので、名刺交換をしていないと、相手の情報を確認するのに不都合が出てきます。
オンライン商談では、やりとりをしたことがない参加者がいると、連絡先が分からず、商談後に連絡が取れないことも起こりえます。
そのため、連絡先を確認するために、名刺交換は必要と考えられています。
緊張をほぐす効果がある
緊張した雰囲気でオンライン商談を進めてしまうと、円滑なコミュニケーションが難しくなります。
そのため、名刺交換は、アイスブレイクの一つとして、緊張感をほぐすためにも使われています。
例えば、ユニークな部署名だった場合、その由来を聞いて話を広げれると、相手との距離感を縮めることができます。
そうなると、商談が成功しやすくなります。
担当者以外の相手の会社の情報を共有できる
対面の商談では、参加者同士で名刺交換をします。
ですが、オンライン商談で名刺交換をすると、名刺管理システムと連携できるため、担当者以外の情報を社内で共有することができます。
そのため、名刺を交換した取引先とのやり取りなどをデータとして社内に蓄積し分析ができます。
分析したデータを元に営業活動をすれば、売上のさらなる拡大を期待できます。
オンライン商談で名刺交換をするメリット
では、オンライン商談で名刺交換をするメリットについて見ていきましょう。
名刺を切らすことがない
紙の名刺を使うと、印刷をしたり、商談時に持って行かなければいけません。
また、名刺を配る人数が多かったり、印刷の発注が遅れると、名刺切れが起こってしまい、後日相手に名刺を送らなければいけなくなってしまいます。
一方、オンラインで名刺交換をする際には、紙の名刺を使わないので、名刺切れのリスクがありません。
また、名刺のデータのやり取りをするため、名刺の印刷の費用を削減できます。
紙の名刺よりもたくさんの情報を掲載できる
名刺のサイズは、91×55mmのため、限られたスペースに情報を記載する必要があります。
ですが、オンラインの名刺であれば、部署、役職、名前以外の情報もたくさん記載できます。
また、名刺に記載したURLから会社のホームページに飛ぶこともできます。
手軽に情報を更新できる
名刺に記載した情報は、異動や昇進によって変わることがあります。
紙の名刺を使うと、新しい内容を記載した名刺の印刷を依頼することになるため、名刺を受け取るのに時間がかかります。
一方、オンライン名刺は、自分で情報を更新できます。
保管や整理がしやすい
紙の名刺は、情報を手入力で入力したり、スキャンで読み込みをしなければいけないことがあります。
一方、オンライン名刺は、電子データであるため、入力する手間が省けます。
名刺を整理できる機能が搭載されているものもあるため、名刺の管理と整理がしやすいです。
紛失のリスクがない
紙の名刺は小さいため、紛失しやすいデメリットがあります。
また、名刺には個人情報が記載されているため、第三者が取得してしまうと、相手に多大な迷惑をかけてしまうおそれがあります。
一方、オンライン名刺はデータのため、保管が不要となり、紛失するリスクがありません。
オンライン商談で名刺交換をするデメリット
今度は、オンライン商談で名刺交換をするデメリットについて見ていきましょう。
システムに依存することになる
オンライン名刺は、通信環境など、利用しているツールの影響を受けます。
例えば、システムがメンテナンス中であったり、サービスが終了してしまうと、名刺交換ができなくなります。
特に、クラウド型ツールは定期的にメンテナンスがあり、不具合があれば使えなくなる可能性があるため、注意しておいたほうがいいでしょう。
コストがかかる
オンライン商談で名刺管理システムを利用して名刺交換をすると、システム利用料がかかります。
また、月額料金がアカウント数によって発生するシステムを使うと、利用者が多くなるとシステム利用料も高額になります。
そのため、オンライン商談の頻度や必要なアカウント数を考慮して、コストにあうシステムを選ぶ必要があります。
名刺データが重複してしまう
オンライン名刺を管理するデータベースとは別に、顧客管理データベースがあると、情報が重複してしまいます。
情報が重複すると、どの情報が最新情報なのかが分からず、 メールやDMなどを同じ担当者に複数送ってしまうことがあります。
そのため、データベースを随時確認して、最新の情報にアップデートする必要があります。
オンライン商談で名刺を交換する方法
オンライン商談では、どのように名刺交換をするのでしょうか。
オンライン商談での名刺交換方法をご紹介します。
メールやチャットで名刺の画像データを交換する
メールやチャットで名刺の画像データを送る方法があります。
紙の名刺をスキャンするので、特別なシステムが必要ありません。
また、メールアドレスやチャットのIDが分かっている場合、オンライン商談の前に名刺の画像データを送付しておくことができます。
QRコードを使う
URLを二次元コードに変換したQRコードを使って、名刺交換をすることができます。
オンライン上に掲載した名刺情報のURLを専用ツールを使ってQRコードに変換して、相手に読み取ってもらうのです。
QRコードによる名刺交換は、名刺の情報更新が簡単ですが、二次元コードの画像は読み取りづらいことがあるため、画面背景の明度を上げたり、読み取りやすい画像サイズで掲載するといいでしょう。
URLを発行する
オンライン名刺に掲載されているURLを共有することによって、名刺の情報を交換することもできます。
Web会議ツールのチャット機能やメッセージ送信をすることによって、相手にURLを送って、リンクにアクセスしてもらうのです。
URLをクリックすれば内容を確認できるため、QRコードの発行や読み込みなどの手間を省くことができます。
名刺情報を掲載したバーチャル背景を使う
バーチャル背景を使って、オンライン商談をすることができます。
この背景に、名刺情報を記載する方法があります。
ですが、Web会議ツールの画面に映る背景はサイズが小さいので、何が書かれているのかが分からなくなってしまうこともあります。
まとめ
オンライン商談が増えたことによって、紙の名刺交換が減ってきています。
オンラインでの名刺交換は、紙や印刷代のコストがかからなかったり、データ管理の自動化ができるといったメリットがあります。
そのため、組織にあった名刺交換の方法を導入するようにするといいでしょう。
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