メールとチャットの違いとその使い分け方法について
2023.03.19
多くの企業で、コミュニケーションツールとしてメールが使われています。
ですが、テレワークによる働き方改革により、企業で使われるコミュニケーションツールは大きく変化しています。
メールより早くコミュニケーションがを取ることができるチャットを併用する企業が増えています。
メールとチャットを使っていても、使い方がよくわからず、使いこなせれないという声をよく聞きます。
今回は、チャットとメールの違いや使い分け方などについて解説します。
チャットとは？
チャットとは、インターネットを使って、リアルタイムでのコミュ二ケーションができるメッセージ送信サービスのことです。
SNSのLINEは、メッセンジャーという別の仕組みを利用しているため、チャットとは異なります。
チャットは、個人間のチャットであってもグループチャットであっても、インターネットに接続されてないとメッセージを送れません。
メッセンジャーは、インターネットがオフラインでもメッセージを送れることが違いです。
そのようなことから、チャットは、メッセンジャーよりもリアルに近いコミュニケーションを取ることができます。
ビジネスチャットは、アクセス制限の管理やセキュリティ強化をしているため、ビジネスチャットツールを導入している企業も増加しています。
チャットのメリットとは？
では、チャットのメリットは何か見ていきましょう。
チャットは、リアルタイムでコミュニケーションをするツールです。
そのため、すばやく情報共有ができます。
また、電話をするほど緊急ではなくても、早急に対応をしてほしい場合、メールよりも迅速なやりとりができます。
複数人とやりとりができる
メールで複数人に送信するには、相手の宛先をCCやBCCに入れる作業があり、手間がかかります。
チャットは、グループを作成すれば、チームメンバーと会話するようにやりとりができるため、メールのように、毎回、ccやBccを入力する必要がありません。
簡潔な文章でやりとりする
チャットは、オンライン上での会話のため、メールにある挨拶文（例：お世話になっております）が不要になり、要件だけをすばやく伝達できます。
また、業務に関するやりとりだけでなく、雑談や相談などのコミュニケーションも気軽にできるため、社内コミュニケーションが活性化されます。
情報漏洩リスクが低い
送信したメールは、削除できません。
もし機密情報を間違って送信してしまった場合、訂正メールを送信するしかできず、取引先に対する信用が失墜してしまう恐れがあります。
チャットのデメリットとは？
チャットには、さまざまなメリットがありましたが、デメリットには何があるのか見てみましょう。
仕事とプライベートが曖昧になりやすい
チャットは、コミュニケーションをしやすくするメリットがあります。
ですが、メールと比較すると、絵文字などを使用することがあるので、チャットの内容が業務ではなく、プライベートの内容になってしまう可能性があります。
対面でのコミュニケーションが減る
対面でやり取りしていた事をオンラインですると、お互いが顔を合わせて会話をする機会が減ります。
チャットは、テキストでやり取りをするため、相手の表情が見えないのと、文面の書き方によっては、意図が伝わりづらいというデメリットがあります。
情報漏洩のリスク
メールとは異なる情報漏洩のリスクがあります。
クラッキング（コンピュータネットワークに繋がれたシステムへの不正侵入）をされてしまうリスクがあります。
チャットとメールの使い分け方とは？
では、チャットとメールは、どのように使い分けるのがいいのでしょうか。
以下で見てみましょう。
メールを使った方がいい場合は、履歴や証拠として残しておくべき内容を取り扱う時です。
履歴や証拠として残しておく必要がある場合、チャットはメッセージ内容を修正したり削除できてしまうので適していません。
一方、メールは送信した内容を削除できないので、決定事項や業務情報を文書として残すことができます。
また、社外の担当者に連絡する場合も、メールが適しています。
社外の担当者への連絡は、取引内容やプロジェクト情報などを扱う場合が多いため、メールが適しています。
一方、社内の複数の従業員間で、情報を共有したい場合は、チャットが適しています。
メールで、複数の従業員に同じ連絡事項を送信する場合、どの従業員がメールを読んだのか、相手から返信があるまでわかりません。
ですが、チャットを使っていると、既読マークがついているツールがあり、情報が共有できているかどうかをすぐに把握できます。
また、緊急時や優先度の高い内容を取り扱う場合、チャットが適しているでしょう。
チャットが来たら、すぐに内容を確認できるので、相手からの回答も早く得られます。
以上のように、チャットとメールの役割に違いがあるので、内容に応じて使い方を分けることが求められます。
まとめ
状況によっては、メールだけでは、情報共有が効率化されないことがあります。
そのため、メールとチャットを使い分けると、スムーズに情報共有がされて、生産性が向上するでしょう。
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