コロナ禍以前から、メールは、ビジネスで、最も利用されているコミュニケーション手段の1つです。

メールは、コミュニケーション手段に大きな変化をもたらしましたが、メールの不便を感じている方は少なくないようです。

メールで、すべてのコミュニケーションをすることはできないからです。

アメリカの心理学者アルバート・メラビアン博士の「メラビアンの法則」によると、相手に伝わるのは、言語情報が7％だけで、聴覚情報が38％、視覚情報が55％とのことです。

声のトーン、話し方、顔の表情、しぐさなどの言葉以外の要素が、非常に大きな役割を果たしていることが分かりました。

今回は、メールのメリット・デメリット、メールの代替となるコミュニケーション手段について解説します。

まず、メールのメリットについてみてみましょう。

メールは、記録が残るので、履歴として活用できます。

だから、言った、言わないの問題になることがありません。

取引先とコミュニケーションをしながら、目標を達成するビジネスでは、記録が残せることは大きなメリットです。

また、メールなら、相手の状況を考慮しなくても、いつでもどこでも送信できます。

もう１つのメリットは、考える時間があることです。

電話では思ったことをすぐに言ってしまいますが、メールは、書いてから考え直して修正することができます。

また、CCやBCCをつけると、一度に複数人に伝えることもできます。

相手の表情が見えなかったり、反応がわからないことがデメリットです。

また、送信したメールを修正したり、削除できないこともデメリットです。

また、誤送信によって、社内情報を漏えいするリスクもあります。

さらに、相手からの返信がないと、相手がメールを読んでいるかどうかわからないというデメリットもあります。

緊急時や重要事項のメールの場合、相手が読んだかどうかをすぐに確認したいと思った方は多いのではないでしょうか。

そのようなメールのデメリットを補うために、メールだけでなく、「チャット」や「SNS」、「Web会議システム」、といった目的にあったコミュニケーションツールを選択するといいでしょう。

メールに代わる他のツールとしては、以下のものが挙げられます。

チャットやSNSが、通常のコミュニケーションに適しています。

すぐに連絡をとりたい時に、気軽にやりとりができるからです。

ですが、取引先や上司とのやりとりにはカジュアルなため、他のツールを使った方がいいこともあります。

グループ内で、何かを確認したり、共有したい場合、メーリングリストを使うと役に立ちます。

メーリングリストを業務連絡に使うと、情報共有ができ、業務効率アップやスムーズなコミュニケーションといったメリットが期待できます。

最近、企業が非常によく使うツールです。

参加者全員が確実に情報を共有したいのであれば、Web会議が最適です。

プレゼンテーション資料、画像や映像などのデータを共有しながら会議をすることで、業務効率の向上が期待できます。

すべてのコミュニケーションをメールで完結させることは難しくなってきています。

このように、現在では、目的に合わせてコミュニケーションツールを選択し、効果的に運用していくことが求められています。

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