ワークフロー管理とは？
2023.03.20
ワークフローという言葉はよく聞かれますが、具体的にはよく分からないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、ワークフロー管理の意味や役割などについて解説します。
ワークフロー管理とは？
ワークフロー管理とは、社内の業務を定型化して、システム上で申請や承認作業などをしていく方法で、業務効率化に必要不可欠です。
ワークフローとは、業務の流れのことです。
企業では、承認フローのように、複数人が関わる業務で受け渡しがされる文書や情報の流れ、または、流れをまとめて図式化したものを指します。
ワークフロー管理は、一般的にワークフロー管理用のソフトやシステムを使います。
管理をシステム化することで申請のミスが減ったり、作業を標準化できるという効果が期待できます。
稟議申請承認や経費精算処理などの一般的な業務プロセスを対象とすることが多いです。
業務プロセスの円滑化を図るには、ワークフローの準備が必要です。
ワークフロー管理を怠ると、従業員の負担が増えたり、ミスが生じる恐れがあります。
ワークフロー管理システムとは？
では、ワークフロー管理システムには、どんな機能があるのか見ていきましょう。
ワークフロー作成
企業の中で決められた業務の流れをシステム上に作成します。
申請者の属性に合わせてフローを定義する、申請時の金額や入力項目などの各種条件により承認ルートを分岐させるなど、自動的に処理する設定を行えるシステムを選ぶことで、より業務効率の向上が期待できます。
申請書の電子フォーム化
ウェブ上で、フォームを作成するタイプと紙の申請書をそのまま踏襲して作成できるタイプの2種類があります。
申請と承認
申請された書類は、システム内で作成された承認ルートに従って、承認者に承認依頼通知が送られます。
検索と集計
申請承認された情報を、申請者や申請日付、処理状況などで検索することができます。
申請書や部署といった単位で、承認データを集計したり、CSVに出力することもできます。
申請承認業務の効率化だけでなく、さまざまな周辺業務にデータ活用できるワークフロー管理システムを選択することが重要です。
ワークフロー管理システムのメリットとは？
では、ワークフロー管理システムには、どのようなメリットがあるかについて、以下で見てみましょう。
書類の受け渡しの短縮化
紙の書類の場合、複数の承認者からハンコをもらうために受け渡しが必要となります。
同一拠点内だけの移動であれば、移動時間はかかりませんが、遠隔地にある別拠点での承認が必要な場合、郵送の手間と費用や、時間がかかります。
ワークフロー管理システムを使うと、どこにいても、次の承認者や担当者に対し、書類をすぐに届けられます。
申請処理の遅延を減らす
回覧先の担当者が不在の場合、申請書類が滞留することがあります。
ワークフロー管理システムの導入により、場所を選ばず書類の確認が可能になるため、こうしたタイムロスを減らすことが可能です。
また、業務進捗状況が可視化できるため、承認が滞っている場合は、直接担当者に承認を依頼することができます。
業務効率化
ワークフロー管理システムでは、手入力でしていた業務を自動化して、入力内容を選択式にしたり、添付書類の提出が必要なため、書類作成時の誤記入や提出漏れを回避しやすくなります。
ミスによるロスタイムを大幅に軽減したり、業務のやり直しを防ぐことができます。
ペーパーレス化
ペーパーレス化とは、紙を使わずに、電子上で、業務のやりとりをすることです。
ワークフロー管理システムを導入すると、書類作成から回付作業、上司からの承認、取引先への送付を一括して進められます。
また、ペーパーレス化は、コストカットになったり、紙で管理する必要がなくなるため、オフィスの縮小化や書類保管庫代の削減につながります。
まとめ
ワークフロー管理システムを利用することで、これまで手作業でおこなっていた管理を自動化できます。
自動的に管理ができるため、人為的なミスを防ぎやすくなるだけではなく、業務の効率化にもつながりますので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
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