業務の見える化をするメリットと注意点
2023.03.21
近年、業務改善の取り組みとして、業務の見える化が注目されていますが、なんとなく理解しているつもりでも具体的にはよくわかっていないという方も多いのではないでしょうか？
業務の見える化に取り組み、コスト削減やワークライフバランスを実現している企業は少なくありません。
従業員の勤務状況が見えないテレワークでも、業務の見える化は大いに役立ちます。
業務の見える化の目的や効果を理解しないで、業務の見える化をしようとしても適切な効果やメリットを感じることは難しいでしょう。
そこで、今回は、業務の見える化はどういうことなのか、そのメリットなどついて解説します。
業務の見える化とは？可視化との違いは？
まず、業務の見える化とよく混同されてしまうのが、業務の可視化です。
業務の見える化とは、業務内容や各従業員の進捗状況を誰もが把握できる仕組みを作り、業務効率化を図る取り組みのことです。
つまり、常に業務全体を把握できるように、「いつ・どこで・誰が・どのように・何を」行っているかを誰でもわかりやすい形で意識的に見えるようにする取り組みのことを指します。
一方で、業務の可視化とは、売上データなどをグラフや映像にして見やすくすることを指します。
データやグラフなどを使う業務の可視化に対して、それらも含めて業務全体を把握出来るようにフローなどを分かりやすい形で見えるようにするのが、業務の見える化です。
業務の見える化で可視化するべき4つの項目とは？
業務の見える化を始めるにあたって、要点をピックアップすると効率よく進めることができます。
業務の見える化において可視化するべき4つの項目がありますので、以下に見てみましょう。
業務フロー
業務の手順を文章や図を用いて作成し、全従業員で共有できるようにします。
従業員が業務の正しい手順を理解できるので、伝達ミスやトラブルが減少します。
ナレッジ
従業員が持つ知識・経験・ノウハウ・スキルなどのナレッジを共有することは、全従業員のスキルアップに効果的です。
また、社内における成功事例を蓄積することで、より効果的な営業が可能となります。
タスクの進捗状況
タスクの進捗状況を従業員に見えるようにすることで、納期遅延などのリスク回避ができ、チームにおける生産性向上に役立ちます。
また、従業員の業務量を均等化することにつながり、一部の従業員への業務負担の偏りを防ぎます。
タイムスケジュール
スケジュールを可視化すると、従業員の業務内容や勤務場所を把握することができ、社内の連携強化に役立ちます。
業務の見える化の目的・メリットとは？
業務を見える化することで、さまざまなメリットが出てきますが、どんなメリットがあるのか、以下に見てみましょう。
問題の早期発見
見える化することで、管理者が現場の状況をリアルタイムに把握できるようになり、問題が起きた際にすぐに対応することができます。
例えば、書面による情報共有を行っていた場合、報告書が管理者の元に届くまでに時間がかかりますが、業務用アプリを利用すれば、リアルタイムで情報が共有されたり、プッシュ通知をつけることで、問題にすぐに気付くことも可能になります。
また、問題の対策を早く取れれば、次に起こるミスも未然に防ぐことができます。
生産性の向上
業務の見える化によって、無駄な作業が明らかとなり、改善点を把握することができます。
社内全体で課題解決に取り組めるため、より効率的な手段を考えることも可能です。
チーム内での連携が取りやすくなる
業務の見える化により、従業員の進捗状況や業務内容が明確となり、チーム内の相互理解を深めることができます。
1つの目標に対する工数や作業手順を明確にすることで、方向性や優先順位の共通認識を持つことができ、チーム内における関係性の構築や改善に役立ちます。
業務の質の適正化を図ることができる
業務の見える化は、業務の質の向上にもメリットがあります。
業務によって仕事量が大きく変わった場合、その仕事量や内容をデータ化して見える化することによって、他のメンバーに業務を適正に分配できます。
チーム全体としては、業務の質が落とさずに、満足度の高いサービスを提供することが可能です。
また、業務の質を上げるためには、属人化している業務内容を見える化することも大切です。
報告書のフォーマット化やマニュアルの策定など、業務フローを見える化することで、誰もが一定の方法で業務ができるようになり、業務品質を維持できます。
業務の見える化を進めるポイントとは？
業務の見える化を進める上で大切なことは、見える化する目的を把握することです。
何でも見える化すればいいのではなく、進める上でポイントを抑えれば、効果が変わってきます。
では、どのようなポイントがあるのかについて、見ていきましょう。
業務の把握
業務の把握は、見える化をする上で欠かせません。
業務の把握をするためにも、従業員の立場や勤務場所に関係なく、どこでも把握でき、記録をしやすいようなシステムをとることが重要です。
業務の分析
すべてを見える化するのは大変です。
そこで、重要になるのが業務の分析です。
見える化することでどのくらいの効率化が見込めるのか、他の業務とどのように作用しているかなどを考えることによって、効果的な「見える化」を進めることができます。
また、現場業務の見える化を推進する場合は、現場で実際に働いている人の声を聞くことも大切です。
業務の見える化の流れとは？
目的もなく業務の見える化をしても、報告義務などを課すだけでは意味がありません。
業務の見える化をすることで生産性の向上や業務改善につなげるのが目的なので、業務の見える化を適切におこなうための流れを把握しておき、効率よく業務の見える化を進めましょう。
目標を決める
業務の見える化をするには、まず何を改善したいのかという目標を決めることが重要です。
業務の見える化には、ある程度の時間がかかります。
生産を改善したいのか、目標によって見える化すべき内容も変わってくるため、何を重視するのか決めておきましょう。
また、事前に目標を決めておかないと、業務の見える化をした結果を後から客観的に評価できません。
マニュアルを作成する
目標を立てたら、関連業務の仕事内容をプロセスごとに分割し、各業務の進行に必要な作業の進め方をマニュアル化しましょう。
作業時間やミス防止に役立つ情報も盛り込みましょう。
従業員の業務状況やタスクを共有する
マニュアルを作成したら、従業員の業務やタスクの状況を共有できる仕組みを取り入れましょう。
全従業員の業務を見える化するのは難しいので、スケジュール管理ソフトなどを使うといいでしょう。
どの段階においても、現場の状況に合わせた施策が必要となるため、従業員の意見を考慮することが重要です。
また、完成したマニュアルは定期的に見直し、アップデートをしましょう。
業務の見える化を進めるときの注意点とは？
業務の見える化の進め方を誤ると、期待する効果を得ることはできません。
業務の見える化を成功させるためには、以下のことに注意しましょう。
見える化する目的を明確にしておく
業務の見える化を進める目的を、全従業員が理解しておくことが大切です。
従業員の協力がなければ、分析に必要な正しい情報を得られません。
ツールの導入も検討する
業務の見える化を効率よく進めるためには、ビジネス用のチャットツールや管理ソフトの利用がおすすめです。
自社に合わせた業務管理ができるので、情報が分かりやすく、問題抽出や情報管理に役立ちます。
まとめ
業務の見える化とは、業務フローなどを可視化し、業務を効率化することです。
業務の見える化を進める際は、業務調査やマニュアル作成、業務の自動化も検討しましょう。
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