ノウハウを社内でどのように共有すればいいか悩んでいるという声を聞きます。

働き方改革の推進により、社内の業務効率を向上させるためにも、ノウハウの共有は不可欠です。

従業員や企業が持つ独自の経験や知識、技術を蓄積し、組織全体で共有することが業務効率化に大きな役割を果たすからです。

今回は、ノウハウを共有するメリットと成功に導く方法やツールについて解説します。

ノウハウとは、ある専門的な知識や技術、情報などを指す言葉です。

ノウハウの共有とは、それらを複数の人々で共有することです。

企業におけるノウハウの共有とは、自社商品の営業術、取引先の連絡先、自社が独自に持つ技術といったノウハウを、会社や組織内で共有することを指します。

一部の従業員がノウハウを保有していて、他の従業員は知らないという状態はノウハウ共有ができていない属人化の状態になっています。

ノウハウが属人化の状態にあると、属人化の従業員が退社したり、異動があると、ノウハウが消失してしまいます。

ノウハウは、共有することによって、組織の利益を大きくできる大切な資産です。

ノウハウと似ている言葉として、ナレッジ（knowledge）があります。

ナレッジは、「知識」や「情報」を意味する英単語であり、ビジネスシーンでは、業務上有益な知識や情報という意味で使われることが多いです。

ノウハウとナレッジは、明確な違いがあり、区別できないと内容を正しく理解できません。

ナレッジは、学習して得られる知識であるのに対し、ノウハウは体験して得られるものです。

例えば、ナレッジは、本や日々の会話などから学習して取得可能できますが、ノウハウは、本などを読むだけでは取得できず、OJTのような実際の体験を通して、やっと得られるものなのです。

ナレッジとノウハウの違いを理解していると、ビジネス上の会話で認識がずれる問題は起こらないでしょう。

ノウハウを共有すると、企業にさまざまなメリットが生まれます。

では、ノウハウを共有すると、どのようなメリットがあり、なぜ組織力の強化につながるのかについて、見ていきましょう。

分からないことがあって、調べる時間が長くなれば、効率や生産性が落ちてしまいます。

ですが、ノウハウが従業員間で共有されていれば、業務をスムーズに遂行できるようになります。

ノウハウが共有されていると、同じ質問が繰り返されるという無駄な時間が減るため、ノウハウを持つ従業員の作業効率が低下することを防げます。

全従業員がノウハウを持っていたり、調べることができると、ミスも起こりにくくなります。

ノウハウを持たない従業員を一人前にすることは、従業員教育コストにも関わる重要な課題です。

ノウハウ共有によって、業務内容や過去の経験を新入社員にもすぐに共有でき、組織の生産性向上につながります。

ノウハウが、共有され蓄積されれば、他の従業員と分析したり体系化する機会ができ、ノウハウの品質を高めて、より有意義なものに昇華できます。

また、ノウハウを共有することによって、他の従業員に活用される機会が出たり、他の従業員がノウハウを使ってみることで、新たな気づきがあって、ノウハウが昇華されることにつながることもあります。

このようにノウハウの質が高まることによって、新たなサービスや製品を開発するアイデアに結びつくこともあります。

会社にとって、ノウハウを共有し、昇華させることは重要です。

従業員の移動や退職、従業員の入社など、従業員の動きが常にあります。

そのような時もノウハウが共有されていれば、ノウハウを適切に共有でき、ノウハウが会社の大切な資産として残ります。

ノウハウを共有することによって、さまざまなメリットがあることがわかりました。

では、ノウハウが共有されないと、どのようなデメリットがあるのか見てみましょう。

従業員にノウハウが共有されていなければ、従業員は、自分のノウハウを使って、業務を行わなければいけません。

そのため、不明点を考えたり、検索する時間が長くなり、業務効率が上がらなくなってしまいます。

また、ノウハウが共有されないと、従業員間でノウハウが昇華される機会も失われてしまいます。

ノウハウが共有されていないと、ノウハウを持つ従業員が業務をしなければいけません。

また、ノウハウを共有していない従業員がトラブルになった場合、ノウハウを持つ従業員との関係が悪化する可能性があります

したがっめ、従業員間の信頼がなくなり、仕事の連携ができなくなる恐れがあります。

ノウハウを共有をするには、知恵と体力が必要です。

そこで、社内でノウハウ共有を成功させるコツをご紹介します。

ノウハウを共有するためには、従業員にノウハウ共有の目的や重要性を周知する必要があります。

従業員が、ノウハウの共有の目的や重要性を理解していないと、積極的にノウハウは共有されません。

なぜノウハウを共有する必要があるのか、それによって、企業や従業員にどんなメリットがあるのかを周知徹底し、従業員に理解してもらう必要があります。

従業員が、ノウハウ共有の方法が理解できないと、ノウハウ共有はうまくいきません。

従業員が、ソフトウェアへの入力を共有システムとする場合、使い方が分からなければ、ノウハウが蓄積されたり、活用されません。

ノウハウの共有や活用の手順は、マニュアル化しておきましょう。

自分の知識や経験をパソコンなどに入力する手間を面倒くさいと思う従業員がいますので、ノウハウを出したら、インセンティブを与えるのもいいでしょう。

インセンティブは、金銭ではなく、ポイントでもいいでしょう。

提出するごとにポイントがたまり、ポイントがたまると、会社の負担にならない程度に、何らかの恩恵を受けれるようにすると、従業員のモチベーションは上がるでしょう。

社内でノウハウ共有を適切にしていくためには、ルールを整備する必要があります。

いつ、どこで、誰が、どのようにノウハウを共有するかといったルールを整備します。

また、ルールは、マニュアル化すると、より高い効果が期待できます。

マニュアル化する場合、できるだけ詳しく内容をまとめておくことが重要です。

ノウハウ共有ツールを選ぶ際には、入力や検索がしやすいか、セキュリティ対策がされているかなどを比較して、数種類から自社にあったものを検討するといいでしょう。

ノウハウ共有に利用できるツールにはどのような種類があるのか、以下で見てみましょう。

・社内WIKI

インターネット百科事典で知られるWikipediaのように、各従業員が情報を書き込めるのが、社内wikiです。

インターネット上で辞典を作る感覚で情報を蓄積できるので、使い方を理解しやすいです。

誰でも最新の情報に更新することができ、情報の検索もしやすいので、導入がしやすいツールといえます。

・オンラインストレージ

オンライン上にデータの保存場所を作り、どこからでも閲覧ができるストレージをオンラインストレージといいます。

パソコンやスマートフォンなどのマルチデバイスに対応しているものや、容量が大きいデータを管理することができるものもあります。

・文書管理システム

文書管理システムは、電子文書の保存から廃棄まで管理できるシステムです。　

従業員がパソコンに保管しているファイルを文書管理システム上に保存すると、他の従業員がファイルを見られるようになり、ノウハウ共有にも役立ちます。　

ファイルの持ち出し制限機能や閲覧履歴の記録もでき、セキュリティ対策もされています。

ノウハウ共有は、業務の質や生産性の向上、顧客満足度を高めていくために必要な手段です。

ノウハウ共有を成功させるためには、目的や重要性を従業員に周知して、スムーズにノウハウを共有するための環境作りが必要です。

ノウハウ共有を継続していくことは難しいため、自社にあったノウハウ共有ツールを導入することを検討してみてもいいでしょう。

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