テレワーク時の業務報告書の作り方とポイントを解説
2023.04.01
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）拡大防止の影響で、オフィスに出社しない在宅勤務が推奨されている現在、働き方が大きく変化しています。
テレワークでは、同僚や上司の目が届かない場所で仕事をするため、仕事の状況を把握するために取り入れている手段として、業務報告書があります。
今回は、テレワーク時の業務報告書の書き方とわかりやすい内容を書くポイントについて解説します。
テレワーク時に業務報告書が重要になる理由とは？
業務報告書は、社内向けという理由で、手間と時間をかけずに簡単に済ませてしまうかもしれません。
ですが、上司は、業務報告書に記載された内容を読んで従業員の業務内容を確認するので、出社していた場合よりも詳しく、伝えやすい文章で書く必要があります。
うまく伝えられなかったときは、自分が実際に行っていた作業を過小評価されてしまう可能性もあるので、しっかりと記載しましょう。
なぜ業務報告が必要であるのかについて解説します。
仕事の進捗を管理する
部下の問題に気づく
部下を育てる
業務報告書の書き方とは？
業務報告書は具体的にどのような内容を書けばいいのかについて解説します。
なお、業務報告書のフォーマットについては、テンプレートを提供しているサイトやサービスも多くあるため、自社にあったものを選択して活用するのもいいでしょう。
業務内容
自分がどのような仕事をしたのかを、業務報告書に、詳しく書きます。
成果があれば、その内容を記載し、成果がない場合には具体的な業務内容を書きます。
もし移動やWeb会議などがあった場合は、開始時間、終了時間、内容も書きましょう。
翌営業日の作業予定
次の日にどんな仕事をする予定なのかを記載します。
「いつ、どこで、何を、どのように、どのくらいするか」をきちんと伝えなくてはならないため、仕事内容を午前や午後、または、時間に区切って具体的に記載します。
所感
当日の仕事中に気がついた点や、課題、問題点などを記載します。
特記事項
上司に相談したいことや不安に思っていることなどを書きましょう。
コメント欄
業務報告書を読んだ上司が記載する欄のため、何も記載しません。
わかりやすい業務報告書を作成するポイントとは？
わかりやすい業務報告書を作成するためにはどのようなことをすればいいのか、書き方のポイントを解説します。
簡潔にまとめる
具体的に書く
業務報告書を簡潔に書こうとすると、内容が抽象的なものになってしまうこともあります。
そうなると、上司は、仕事の進捗や問題を把握することはできません。
抽象表現は避け、数字や固有名詞を意識的に使い、具体的に記入するようにしましょう。
業務内容のポイント
報告書は、箇条書きで簡潔に書くほうが、内容が伝わりやすくなります。
具体的には何時から何時まで、どのような作業を行っていたかを書きましょう。
「いつ」「何の」「どんな作業を」「どれくらいの時間」は、必ず書きましょう。
具体的に内容がイメージできるように書かなくては、業務内容が伝わらない場合は、例えば「資料作成」ではなく「●●プロジェクトの●●に関する資料作成」と書くといいでしょう。
こうした作業が数日にまたがるのであれば、進行状況を記載しておくと、上司は、作業完了までのおおよその日程や進捗をより把握できます。
所感のポイント
所感は、仕事についての感想を書いただけになってしまうことがあるので、注意しましょう。
「袖を縫う仕事だけをしていたので疲れた」と書いたら、それは、ただの感想文です。
これを「袖を縫う作業に時間がかかったため、縫製のやり方を変えて、短時間で縫製作業が終わるようにする」と書くことで、業務としての所感となります。
翌営業日の作業予定のポイント
明日、どんな仕事をするのか記載しますが、業務内容をイメージできるように具体的に書く必要があります。
これは、業務報告書や所感にも言えることですが、上司以外の人が読んだ場合でも、部署専門の言葉以外は理解できるように意識して書かないと業務報告書の意味がなくなってしまいます。
業務報告書を簡単に作成するには？
業務報告書を書くことになっても、フォーマットがないという場合は、テンプレートやツールを使うのも便利です。
無料で使えるものも多いので、自分にあったものを探してみてくださいね。
テンプレートを利用する
会社の業務報告書用のフォーマットが会社で用意されてない場合は、無料のテンプレートをダウンロードすることができます。
いくつかダウンロードしてみて、業務報告書として必要な項目が過不足なく補えるものを使用しましょう
有料版を利用する場合は経費が使える場合もあるので、会社に確認するのもいいでしょう。
まとめ
業務報告書作成に慣れていないと、作成に苦労するかもしれません。
ですが、テレワークでは、従業員の働く姿が見えないので、業務報告書は重要な役割を果たします。
業務報告書は、従業員からは業務内容を報告し、上司は業務報告書によって、仕事の進捗を把握するものです。
テンプレや形式を使いこなして、簡潔にポイントを押さえた報告書を作成しましょう。
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