テレワークを導入したことで、困って悩んでいる方が少なくないようです。

どんなことに困っているのか、また解決法について解説します。

まずは、テレワーク中の従業員の困ったこととその解決方法について解説します。

コミュニケーション不足が、テレワークで問題だと感じている方が少なくありません。

チームメンバーに仕事の話をしたい時、オフィスにいれば、気軽に質問ができます。

ですが、テレワークだと電話かチャットを使わないといけないのが、少し手間なのと、相手の状況がわからないので、連絡をするタイミングに困ることが多いです。

＜解決方法＞

Google Meet は、ビデオ会議システムです。

システムをチームメンバー間でつないで、相手の様子を見ながら仕事を取り組んでみることをおすすめします。

それと同時に、通話中のメンバー同士は Google Chat でチャットもできるので、メッセージを送ることもできます。

オフィスでは、USBでデータを共有することができますが、チームメンバーが、オフィスにいないので、データや情報の共有方法に悩んでいらっしゃる方が多いようです。

＜解決方法＞

チームメンバーが情報共有するには、効率的で正確にデータを共有することが重要な課題になりますので、Google ドライブを使ってみるといいでしょう。

Google が提供するオンラインストレージであるGoogle ドライブは、遠隔でのファイルのやり取りや閲覧、共同作業などができます。

Google ドライブの特徴として、以下が挙げられます。

・ いつでもどこでもスマートフォン、タブレット、パソコンなどからファイルにアクセスし、編集できる

・Google ユーザーとファイルを共有できるので、効率よく作業ができる

在宅勤務をしていると、家庭での出来事が仕事への集中力を削ぐことがあります。

たとえば、子供が家の中を走り回ったり、飼っているペットがパソコンの上に乗ってきたりして、その場面が、オンライン会議中に映り込んでくることがあります。

また、常にそのような状況になっていなくても、また起こりうるのでは？と考えて気が散ってしまうこともあるでしょう。

＜解決方法＞

できるだけ、仕事空間と居住空間を明確に分けるのがいいでしょう。

たとえば、ペットが仕事空間に入ってこないよう、明確な仕切りがあるといいです。

子供の面倒は、仕事中は、仕事をしていない家にいる方に面倒を見てもらうなど、家庭内で話し合ってみましょう。

また、仕事に集中したい時は、家事に関係するものが視界に入らないようにすることも有効です。

次に、テレワーク中の管理者の困ったこととその解決方法について解説します。

テレワークを導入したことで、勤怠管理が複雑になるケースが多いです。

例えば、オフィス勤務では、タイムカードで勤怠管理をしてきたのに、テレワークの導入で暫定的にエクセルに勤務時間を入力することになったといったケースです。

＜解決方法＞

働き方改革の推進で、働き方の多様性が広がっています。

ですが、人事・管理部門は、煩雑な管理が増え、負担を感じている人も多いことでしょう。

そんなときは、勤怠管理ソフトの導入を検討してみるといいでしょう。

WebやスマホなどからGPS付きの打刻ができるので、テレワークを実施している会社の勤怠管理に最適です。

チームメンバーからの紙の書類に承認の押印をする会社の場合、担当者は、テレワーク中であっても、押印をするために、出社しなければいけません。

何らかの事情で出社できず、押印が遅れてしまうと、書類提出者の仕事が滞ってしまうことがあります。

＜解決方法＞

社内の業務フローをデジタル化し、電子承認をしてくれるワークフローシステムの導入を検討するといいでしょう。

スマートフォンやタブレットからでも操作できるので、出社をしなくても承認や稟議をスピーディーに進められます。

ワークフローシステムによっては、コメント機能がついているものもあるので、承認の背景やコメントを記入することができます。

オフィス以外の場所で仕事をすると、セキュリティ対策が非常に問題になります。

従業員のパソコンなどのデバイスには、社内外の機密情報が入っているので、紛失などで情報が流出してしまったら相当なダメージを被ります。

＜解決方法＞

Chromebookを使ってみるといいでしょう。

Chromebook は、基本的に全ての作業をブラウザ上で行うことが想定されているため、端末本体にストレージがありません。

データは端末内部には保存せず、Google ドライブなどのクラウドストレージに保存することになるので、端末の盗難や紛失があった場合でも、端末側からのデータ漏洩や紛失のリスクは極めて小さいといえます。

また、Chrome OSにはウイルス対策機能が標準で搭載されていて、自動で最新のウイルス対策ができますので、利用者が、ウイルス対策ソフトをインストールする必要はありません。

それ以外の対策としては、以下のものが挙げられます。

・紛失時にデータが漏えいしないようデータを暗号化する

・外部からの侵入に対応できるようウイルス対策ソフトなどセキュリティソフトを導入する

・不正アクセス防止のため暗号化通信を利用する

・クラウドサービスなどを利用してデータをパスワードつきで保存する

＜解決方法＞

ツールを活用して、コミュニケーションの場を意識的に作り出してみましょう。

例えば、Web会議ツールを使って、上司が部下と面談する1on1ミーティングをするのも役に立ちます。

また、チャットツールや社内SNSを導入するのもおすすめです。

コミュニケーションツールを取り入れて、上司が部下に、「気軽にいつでも相談してね」と声かけをしておくと、相談しやすい雰囲気が生まれ、部下は、気軽に報告・相談ができるようになります。

従業員の業務の内容が見えづらいのも、在宅勤務のデメリットです。

例えば、チームメンバー同士が、仕事の役割分担をしていても、誰がどこまで業務を進めたかが正確に把握できないという問題が生じることがあります。

お互いの進捗が分からないので、従業員それぞれが作業を進めるしかなくなってしまいます。

また、部下が過度な業務を抱えて困っていたとしても、上司が気づけず、納期遅れといったトラブルが起こる恐れもあるでしょう。

＜解決方法＞

テレワークを実施するには、最適なツールを選ぶことが最善の方法です。

これからテレワークを始める会社や、テレワークがうまくいってない企業は、今の環境を見直して、最適な運用方法を検討してみましょう。

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