受付システムとは？基本的な機能や導入メリットを紹介
2023.04.08
受付システムは、さまざまな企業で利用されています。
企業には、毎日、多くの来客があるため、効率的な顧客対応をするための受付システムは欠かせません。
ですが、受付システムの機能についてよくわからないという方もいるでしょう。
そこで、今回は、受付システムの機能をご紹介します。
受付システムとは？
受付システムとは、来客がオフィスを訪問した際に、無人でも効率的に対応するためのシステムのことを言います。
具体的には、受付に電話を設置して内線で取り次ぐことが挙げられます。
ですが、電話を取るという作業は、対応者が業務を中断し、メモを取るなど、対応者に負担がかかります。
また、来訪者が多いと、長く待たせてしまうなどの問題もあります。
そこで、内線無しでも十分な来客対応ができるようにデジタル技術を用いた最新の受付システムが登場しました。
最新の受付システムは、受付にiPadなどを置くだけで運用可能という特長があります。
受付システムが普及した背景とは？
受付システムの主な機能とは？
受付システムの主な機能について見てみましょう。
受付・通知機能
入退出を管理する機能で、受付システムの最も基本的なものになります。
来訪者が、タッチパネルで目的やアポイントメントの有無などを選択するものが多く、受付システムは、その入力情報をもとに定められた部署への通知や受付票の発行、来訪記録の登録などをします。
多くの受付システムは、これらの処理を無人でも有人でも行えるようにしています。
無人で処理した方が、効率面やコスト面では有利ですが、人を配置しておくことによる企業へのプラスイメージは、コストに見合うだけのメリットとなることもあります。
来訪者の多い店舗などに設置される受付システムでは、受付時に自動で整理券を発券します。
そのようにすると、来訪者の待ち時間を減らすことができ、便利です。
インターネットを利用した予約システムを提供するシステムもあり、スマートフォンからの予約や、スマートフォンを使っての受付対応など、その利便性は広がっています。
事前アポイント機能
受付システムには、打ち合わせの日程を調整する機能もついています。
スケジュール調整や、会議室の仮押さえ、来訪者への通知などを自動的に一括ですることができます。
さらに、日程確定後に、QRコードやIDなどを送信すると、打ち合わせ当日もスムーズにミーティングを進めることができます。
来客情報の管理機能
来訪されたことを担当者に知らせるだけではなく、来訪の履歴は、ログとして記録され、適切な権限のある管理者が、CSVなどの加工しやすい形でデータを取得でき、分類や集計することができます。
来訪者をカメラで確認して記録するシステムもあり、顧客情報のデータベースとして有効活用できるでしょう。
受付システム自体がログ情報をもとに、受付をしている来訪者が予約を済ませているのか、以前来訪したことがあるのか、以前の応対はどうだったかなどを判断し、それに見合ったメッセージを表示するなどの来訪者対応もしてくれます。
受付システムを導入するメリットとは？
受付システムを導入することで得られるメリットについて見てみましょう。
内線対応業務が不要
来訪者からの内線対応業務は、担当者へ繋ぐために不可欠なことなのですが、他の従業員が取り次がなければいけないことがあります。
ですが、受付システムにより、内線対応業務は必要なくなるため、対応者が作業を中断しなくても済むようになります。
受付対応・訪問手続きが効率的になる
訪問したお客様は、対応者に内線電話をしなくても担当者を直接呼び出せますし、担当者は通知を直接受け取れるため、お客様をスムーズに案内することができます。
このように、双方にとって効率的でスムーズに対応や手続きを行えるようになるため、お互いにストレスをがないというメリットがあります。
来客者情報の管理
受付システムにより、来客者がいつ訪問されるかだけでなく、氏名や実際の入退出時間などの情報を記録して、それらを管理することができます。
そのため、履歴を見ると、どの人がどういう打ち合わせをしたのかを確認できます。
来客票に記入してもらっている場合でも、それらの情報はクラウドに自動的に記録されるようになっているため、その手間を省略することができます。
人件費の削減
受付専門担当者を受付に配置していると、人件費がかかり、また、対応方法を指導しなければなりません。
ですが、受付システムは、無人でありながらも効率的な対応が実現できるので、コスト削減だけでなく、指導に費やす時間もカットすることができます。
受付システムの導入ポイントとは？
受付システムの種類はたくさんありますので、最適なものを選んで導入するポイントを、ご紹介します。
使いたい機能を決める
使用したいと思う機能を絞り込んだ上で、優先順位を付けることが大切です。
受付システムには、たくさんの機能が搭載されていますが、全部の機能が必要とは限りませんし、プランによって料金が変動します。
自社の状況を考慮して、どの機能を使いたいのかを絞り込んで、プランを選びましょう。
サポート体制が整っているか
受付システムは毎日使用するので、使用できなくなったら、非常に困ります。
そのため、早急に対応してくれるサポート体制が、受付システムの開発企業に整っているのかどうかは重要です。
導入する前に、故障した時の対応について聞いてみましょう。
ユーザービリティ
訪問したお客様が、簡単に操作できるのか、従業員が使いやすいシステムかどうかも、導入のポイントになります。
ユーザービリティの良し悪しで、お客様からの印象は変わってしまいますし、従業員が受付システムを使いにくかったら、意味がありません。
導入する前に、ユーザービリティが優れているのかどうかを確認しましょう。
まとめ
受付は、顧客を出迎える場所ですので、無人受付とはいっても、相応の配慮が求められます。
受付システムは、コストを下げて効率を上げるためだけではなく、来訪者が気持ちよく来社し、また来たいと思わせるようなものになるようなものでなければいけません。
受付システムへの期待は、より高まり、システム自体の進化もますます進んでいくことでしょう。
この機会に、受付システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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