無駄な会議の特徴とは？効率化の方法をご紹介
2023.04.08
業務を行う上で、会議は欠かせないものですが、参加していて無駄だと感じる会議もあるかもしれません。
無駄な会議をなくし、業務効率化や生産性向上を図るにはどうすればいいのでしょうか。
今回は、無駄な会議の特徴、会議の無駄をなくし業務を効率化させるための方法をご紹介します。
無駄な会議の特徴とは？
無駄な会議をなくし、効率化を図るためにはどうすればいいのでしょうか。
まず、無駄な会議の特徴をご紹介します。
会議の目的がない
目的がなかったり、目的がはっきりしない無駄な会議があります。
目的が設定されていなければ、意見交換をする意味がありません。
会議の目的は、事前準備を促すためにも会議が始まる前までに提示されるべきでしょう。
意思決定できない
会議の目的があったとしても、会議で最終的な意思決定がされなければ、無駄な会議になります。
場合によっては、結論が出ないというケースもありますが、会議で結論が得られるように、前もって準備をしておくべきです。
逆に、会議を開かなくても、結論がはっきりしている会議も、無駄な会議といえるでしょう。
進行者がいない
時間が長すぎる
会議の開催にあたっては、資料作成を始めとする事前準備が必要になります。
通常の会議は、参加者全員の業務時間内に行われます。
会議の時間が長すぎるのは、無駄な要素が多いと考えられます。
会議は、毎回決められた時間や頻度で行う必要はありません。
話し合われる議題がないにも関わらず、会議を開催しているのであれば、その必要性を再考することが重要です。
特に、毎週月曜日といった比較的短いスパンで開催している定例会議がある場合には、会議開催の要否を検討してみるとよいでしょう。
資料など準備が多すぎる
無駄な会議が開かれる理由とは？
なぜ無駄な会議が行われるのか、その理由を見ていきましょう。
集まることが目的になっている
多くの無駄な会議は、集まることが目的になっている会議です。
慣例として行われているような定例会議では、目的がないということもあるのではないでしょうか。
何かを報告するだけの会議なら、メールやコミュニケーションツールなどで情報共有することで、開催しなくても済む会議もあるはずです。
無駄な会議だと思っていても言えない
無駄な会議だと思っていても、そのことを言い出せないということも、無駄が開催されてしまう原因になります。
慣例として定期的に開かれているような会議では、ただの顔合わせだけで終わってしまっても、反対できないこともあるでしょう。
無駄な会議が開かれてしまうのは、社内に、意見を表明できない雰囲気があることが原因の1つであるといえるでしょう。
無駄な会議をなくす方法とは？
業務の効率化や生産性向上を図るには、無駄な会議をなくすことが大切です。
どのようにすれば、無駄な会議がなくなるか見てみましょう。
不要な会議を洗い出し、見直す
社内で行われている会議を見直し、不要な会議を洗い出しましょう。
情報共有だけの会議は不要にしたほうがいいでしょう。
情報共有は、メールやビジネスチャットツールなどの手段を使って、会議をなくすと、業務の効率化が図られます。
不要な会議をやめることで、やるべき業務に集中できるため、組織の生産性向上にも繋がるでしょう。
頻度と時間を設定する
会議の前には、資料作成などの準備が必要で、会議は、参加者の業務時間を割いて行われますので、会議の目的に応じて、適切な頻度と時間を設定した方がいいでしょう。
会議の頻度が高すぎると、会議を開催するための準備を負担に感じたり、会議のために無理やり議題を設けたりするケースがでてきます。
会議の適切な頻度が設定されれば、通常の業務に組み込みやすく、業務に支障が出ないでしょう。
会議時間は、最大でも1時間が適切とされています。
会議時間が長すぎると、議題と関係のないことについて話し合ったり、意思決定のための意見交換があまりされない場合もあります。
効果的な会議を行うためにも、議題の数を絞って、意思決定のためのディスカッションを活性化するようにしましょう。
連絡や情報共有を会議でしない
業務連絡などの情報共有は、会議に持ち込まないようにしましょう。
必要な資料や共有事項は、事前に参加者全員に共有しておき、議論を交わす時間をしっかり確保することが大切です。
人数を絞る
会議の参加者は、適切な人数に絞ることは大事です。
生産性を上げるためにも、会議への参加人数は、意思決定を行える必要最小限にしておくといいでしょう。
会議終了後、会議内容を議事録で共有すれば、会議に参加しなかった人も決定事項を把握できます。
まとめ
情報共有をする会議は、会議目的である意思決定が果たせないだけでなく、業務効率を低下させてしまいます。
無駄な会議をなくすためには、不要な会議を洗い出し、会議の進め方を見直すなどの方法を実践することが必要になります。
会議の効率化を図るために、目的に合わせてツールを使い、業務の生産性を高めましょう。
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