ファシリテーターの役割とは？会議を円滑にコツとは？
2023.04.08
会議は、意思決定やアイデア出しに欠かせませんが、円滑に進めるためには、ファシリテーターの存在が欠かせません。
会議を円滑に進めるために、ファシリテーターに求められる役割と、会議を進めるコツをご紹介します。
ファシリテーターとは？
ファシリテーターとは、会議の進行役として司会者のような役割を担い、中立な立場で円滑に進行していく人を指します。
ファシリテーターは意見を述べることはなく、意見の内容が偏りすぎないように調整しながら、参加者や議長のサポートをします。
ファシリテーターの役割とは？
ファシリテーターの役割についてみてみましょう。
意見をまとめる
参加者の意見を整理しながら、他の参加者への理解も促し、記録をしていきます。
意見が出てこないときは、参加者から自由な意見を聞き出せるように働きかけ、さらに掘り下げていくことも必要になります。
発言しやすい雰囲気づくり
会議の雰囲気づくりは難しいですが、中立的な立場だからこそできることでしょう。
自らの意見は控え、参加者全員の発言を引き出していきます。
先入観をもたず、特定の意見に偏らず、否定や肯定をしないところもポイントです。
話し合いが平行線になってくると、雰囲気が悪くなりがちですが、ポジティブな発言を心がけましょう。
タイムマネジメント
長引く会議は、貴重な時間を無駄にするので、避けなければいけません。
結論を出しながら、時間通りに会議を終わらせるというのは、ファシリテーターの重要な役割ですが、ポイントを押さえておく必要があります。
結論への誘導
決めるべきことを決めて、会議をゴールまで導く役割です。
最適な結論にたどりつけるよう、論点を明確にしておかなければいけません。
ファシリテーターとして会議を回すコツとは？
ファシリテーターの役割を果たすには、会議の中で意識すべきポイントがありますので、見てみましょう。
会議のゴールを明確化する
会議では議題に対し、結論を出す必要があるため、ゴールを明確化することで、有意義な議論ができます。
会議のポイントとなるタイミングで、議論されている点と会議のゴールの関連性を確認したりするのがいいでしょう。
そうするには、ファシリテーターは、議題から話がそれるのを未然に防ぎ、会議の時間を短くするために、会議のゴールを明確化することを常に意識しましょう。
参加者が発言しやすい雰囲気を作る
会議を有意義なものにするには、全参加者が発言し、多くの意見を集める必要があります。
よって、一部のメンバーだけが発言し続けるような会議は避けるべきです。
ファシリテーターとして、全員が発言しやすい雰囲気をつくりましょう。
メンバーが発言するのを待つだけではなく、明らかに発言が少ないメンバーを、名指しで発言を求めるなどの工夫がおすすめです。
また、どんな意見も肯定し、その上で、改善点には対案を出すなどのリアクションをとることも効果があります。
議題が外れたら、すぐ修正する
議論をしていると、話が、議題から逸れてしまうことがあります。
ファシリテーターは、そのような状況に気づいて、議論を修正しなければいけませんので、議論を客観視して、議論の状況を把握する必要があります。
議論されていることが、議題に対してどうずれているかを指摘するのがいいでしょう。
それには、コミュニケーション能力だけでなく、議題に対する理解度の高さも求められますので、事前に、議題についての知識を得ておく必要があるでしょう。
ファシリテーターになったら、議題に沿って議論できているかを常に意識するようにしましょう。
今後のアクションを結論づける
議論について、一定の結論が出たら、参加者に認識できているかを確認をしましょう。
参加者が、結論に対しどう動くかを明確化することで、業務もスムーズに進められます。
参加者の中で認識にずれがあった場合、業務の修正や行き詰まりなどが起きて効率が落ちてしまうため、会議後の状況まで予測するのもファシリテーターの役割です。
ファシリテーターは、会議中だけでなく、会議後のことまで考えて、会議を立ちまわる必要があるでしょう。
会議を円滑に進める方法とは？
会議を円滑に進める方法について解説します。
会議の目的とゴールを決める
何のために会議を行い、何について結論を出そうとしているのかを明確にすることが重要です。
事業に関して、今後どうするのかを決める会議であれば、どの部分を決めるのか、業務担当者を誰にするのかといったことまでしっかりと決めます。
具体的な目的とゴールを設定しておけば、議論が議題からそれることを防げますし、ファシリテーターとしても役割を明確にできるので、会議の進行をしやすくなるでしょう。
議題ごとのタイムキープを徹底する
会議で議論が活発化するのはいいことですが、時間がかかりすぎては、業務に支障をきたしてしまいます。
したがって、会議に時間配分を設定しておいて、その時間内に結論を出すように心がけましょう。
そうすると、議論に優先順位をつけたり、すぐに結論を出さなくていい議題については、次回以降に回すなどと工夫ができます。
全参加者が事前準備をする
会議では事前準備が必要なので、議題について自分の意見を持つために必要な前提知識を得ておく必要があります。
議題によっては、資料を準備しなければならない場合もあるでしょう。
参加者が、必要な知識を得ていれば、議論が活発化しやすく、細かな説明を省くことができるので、効率的な会議になります。
会議を行う際は、参加者全員に議題を伝達して、事前準備をしてもらいましょう。
まとめ
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