テレカンとは？メリットや注意点を解説

コラム

2023.04.08

多くの企業がテレワークを導入し始めましたが、テレワークをおこなう際に欠かせないものがテレカン（遠隔会議）です。

テレカンは、働き方改革に伴う多様なワークスタイルに対応する上で重要な役割を持つものです。

今回は、テレカンのメリットとデメリットなどについて解説します。

テレカンとは？

テレカンとは、電話やテレビなどのツールを使って行う会議のことです。

テレカンは、teleconferenceを略した言葉です。

Teleは「遠くの」を意味する英語で、teleconferenceを和訳すると遠隔会議となります。

電話会議を連想されることが多いですが、一般的には遠隔会議全般を意味する言葉です。

テレカンは、以下の3種類に分けることができます。

・電話会議

・テレビ会議

・Web会議（Zoomなど）

複数のサービス・システム提供会社があるので、自社の会議の特徴や規模などに合わせて、種類やサービス会社を選択します。

テレカン・電話会議とは？

テレカンの中では、唯一音声だけでやり取りするツールです。

サービス会社に申し込み、手持ちの固定電話や携帯電話を使って行いますので、初期費用はほとんどかかりません。

料金プランはサービス会社によって違います。

サービス会社に申し込むとPINと呼ばれる暗証番号が設定され、参加者は自分の電話機からPINを入力することで電話会議に参加することができます。

基本料金に、利用時間に応じた通話料を加算したものが、一般的な利用料金です。

電話会議の実施方法

電話会議を始める方法は、コールイン方式とコールアウト方式の2つがあります。

・コールイン方式：会議参加者が個々に所定の電話番号(アクセス番号)に電話をかける

・コールアウト方式：主催者が参加者全員を呼び出す

コールイン方式の場合は、参加者に通話料を負担させないフリーダイヤルを使うこともできます。

コールアウト方式は、主催者がPIN(暗証番号)を知っていれば、参加者はPINを知らなくても参加できるので、社外の参加者がいる場合などに便利です。

電話会議のメリット

既存の固定電話や携帯電話を利用できるため、新しい設備を用意せず手軽に行えるので、初期投資が安く済みます。

また、会議運営には、特別な知識がいらないので、操作が非常に簡単です。

また、音声も安定しているので、スムーズに会議が進むでしょう。

電話会議のデメリット

視覚情報がない音声のみの電話会議では、参加者の表情や振る舞いが分からないので、微妙なニュアンスが汲み取りづらい可能性があります。

参加者が多い会議の場合、誰が発言しているのか分からないこともあります。

会議を円滑に進めるためには、発言する前に自分の名前を名乗るなどの工夫をするといいでしょう。

テレカン・テレビ会議とは？

音声のみのコミュニケーションに限定され、電話会議のデメリットを補う形で生まれたのがテレビ会議です。

テレビ会議専用の機器や高品質な通信を行うための専用回線を用いるのが一般的です。

テレビ会議の実施方法

テレビ会議には、専用の機材・システム・回線が必要です。

必要機材をそろえて、会議を実施する場所に設置して、参加者が集まって会議をします。

会議の時は、機材の操作が分かる人がいる方がスムーズにいきます。.

ですが、遠隔操作できるシステムがあるので、必要に応じて遠隔操作できるシステムを活用するのもいいでしょう。

テレビ会議のメリット

テレビ会議に使われるシステムは、遠隔会議専用のものなので高性能です。

カメラは、ズームに対応しており、自動で音声を追尾できる機種もあります。

リモコンやタッチパネルで操作でき、画面が見やすいことがメリットです。

また、使用する回線が安定しているので、画像や音声が非常にいいです。

テレビ会議のデメリット

テレビ会議を開催する際には、開催地ごとに専用機材を導入しなければいけないので、初期費用がかかります。

使用機材は、会議室に据え置くように設計されているものが多いので、設置用の場所が必要なことと、場所を変えることが難しいです。

取引先との会議では、専用機材の設備を統一することが難しいことがありますので、汎用性が低いです。

テレカン・Web会議とは？

ウェブ会議は、インターネット回線、パソコンやスマートフォンなどの端末、ウェブ会議用のシステムやアプリを用いるのが一般的です。

テレワークを導入している多くの企業で利用されているテレカンです。

映像と音声によるコミュニケーションですが、専用回線や専用機器は必要なく、通常のインターネット回線とパソコンやスマートフォンを使いますので、より手軽に導入できます。

Web会議の実施方法

パソコンやスマートフォンなどで、専用アプリとソフトをダウンロードし、アカウントを作成します。

Web会議を開催する時は、主催者が参加者に招待URLを送付し、参加者はそのURLをクリックすることで会議に参加できます。

Web会議のメリット

ウェブ会議は、インターネット回線とパソコンがあれば、テレカン環境を簡単に整えられるため、コストをかけずに導入できます。

パソコン、スマートフォンやタブレットでも利用できるので、外出先でもテレカンに参加できますし、会議中にファイル共有や画面共有ができる点も大きなメリットです。

Web会議のデメリット

ウェブ会議は、インターネット回線を使うため、場所によっては通信が安定しないことがあります。

また、大人数が参加する会議では、映像や音声に不具合が生じる可能性が高くなることがあります。

テレカンを行う際の注意点とは？

テレカンを行う際の注意点について解説します。

システムの動作確認を事前に行う

テレカンに必要な環境を整備し、動作確認をあらかじめ行いましょう。

使用ソフトやアプリのダウンロードや設定などをしておく、照明やイヤホンなどの便利なグッズを容易しておきます。

会議の遅れや中断を招かないための対策も必要です。

会議に最低限必要な機能を使えるようにし、システムの接続や通信状況の動作確認をしておく必要があるでしょう。

資料を事前に共有する

会議前に、参加者と資料を共有しましょう。

参加者同士の認識のズレを防止するだけでなく、会議にスムーズに参加できます。

資料は、紙資料ではなく、紛失などの心配がないデータで共有するのがいいでしょう。

マナーを守る

テレカンは、対面会議とは違ったマナーがいくつかあるので、マナーを守って会議に参加しましょう。

生活音を拾わないようにするために、自分が発言する時以外はミュートにしましょう。

カメラに背景などが映り込むと、他の参加者の気が散ったり、失礼にあたってしまうことがありますので、会議前に、カメラチェックをするといいでしょう。

まとめ

テレワークが普及した昨今。テレカンは、欠かせないツールの１つです。

導入する時には、ツールの特徴やメリット・デメリット、注意点を踏まえて、快適でスムーズなテレカンを行いましょう。

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