ビジネスメールのルールやマナーをご紹介

コラム

2023.04.13

ほとんどの企業で、社内の従業員間や取引先との連絡手段として、メールを利用しています。

ですが、どこまで返信を続けたらいいのか分からないと思ったことはありませんか？

メールでのやりとりに不安に感じている方でも、ビジネスメールのマナーを知っておけば心配ないでしょう。

自分の評価を悪くしないために、返信のポイントも押さえておくと安心です。

メールはビジネスに必須のツールであるといえますが、ビジネスメールをうまく活用するためには、返信のルールやマナーを知っておく必要があります。

今回は、メールの基本的なマナーをご紹介します。

ビジネスメールの返信で起こる不安とは？

メールは、文章でやりとりをするツールですので、相手の感情が伝わりにくかったり、送受信時に、タイムラグが出ることがあります。

そのため、どのタイミングでメールを終わらせればいいのか困ることがあるでしょう。

メールに返信不要と書かれていても、返信しないのは失礼にあたるのかなと思ってしまうこともあります。

ビジネスメールの返信はどこまでするのか？

では、メールの返信を終えるタイミングについてご紹介します。

送信者がメールを終わらせる

基本的には、メールを送信した人がメールを終わらせるが一般的です。

自分から相手にメールを送った場合は、自分の返信で会話を終わらせるといいでしょう。

文末に注目

メールの文末に、「不明点がございましたら、ご連絡下さい」「こちらからご連絡させていただきます」といった文言がある場合には、返信の必要はないでしょう。

自分からメールをする場合にも、このような締めくくりの一文を文末に添えると分かりやすく、丁寧な印象を与えることができます。

「返信不要です」メールへの返信は場合による

メールの文中に、返信不要といった旨の記載があっても、自分で返信の必要があると判断した場合は返信したほうがいい場合もあります。

相手から返信不要の旨のメールがきたという理由だけで返信をしないでいると、担当者の心証を悪くしてしまう可能性もありますので、自分でしっかり判断をして、必要があれば返信をするのがいいでしょう。

やりとりは1往復半

ビジネスメールでは、1往復半でやりとりを完結させるのが理想とされる傾向があります。

メールが来る

↓
返信をする

↓
返信に対してメールが送られてくる

この3ステップでやりとりを完結させることができる場合、これを目標にするといいでしょう。

担当者の立場に立って、できるだけ少ないやりとりでメールを完結できるように、用件を簡潔に分かりやすく書くことを心がけてみましょう。

ビジネスメールにおけるマナーとは？

ビジネスメールの返信ルールをチェックしておきましょう。

メールの返信は翌日までに

メールのマナーが守られていても、ビジネスでは、メールの返信スピードは非常に重視されますので、返信が遅いのはよくありません。

ビジネスシーンでは、メールを受信した当日、遅くても翌日に返信するのが基本です。

事情があって返信が遅れる場合は、「ご連絡ありがとうございます。◯日までに返信いたします。取り急ぎ、受理のご連絡まで」など、メールを確認した旨を伝えると先方も安心するでしょう。

返信の件名で「Re:」が多くなったら、1つにする

ビジネスメールでは、メールの内容がわかる件名にすることが基本です。

返信の場合は、特定の要件の返信だとわかるように「Re:」をつけたまま返信しましょう。

返信が続き、デフォルトの件名で「Re:」の数が多くなってしまったら、「Re:」は1つにまとめた方がいいでしょう。

自分が「Cc」のメールへの返信には一言メッセージを入れる

ビジネスメールのやりとりでは、自分が宛先ではなく、「Cc」に入った状態のメールを受信することがあります。

CcはCarbon Copyの略称で、Toの人へ送った内容を、それ以外の人にも共有したいときに使用するものです。

ですが、内容によっては、Ccの自分が返信をしなければならないと感じる時もがあるかもしれません。

Ccに入ったメールへ返信することは問題ありませんが、送信者からすると、宛先ではない人からの返信になりますので、「横から失礼します」など、一言添えておくと、やりとりがスムーズになります。

「>」「>>」を引用マークを活用する

返信のメールを書く時には、相手のメールを抜粋引用するのも基本です。

抜粋引用をうまく使っていないメールは読みづらいので、相手がメールを読んだ時に、「これはどの内容についての回答なのか？」とわからなくなってしまうことがあります。

そのような手間をかけさせないためにも、「>」「>>」といったマークを文頭に置いて、適度な抜粋引用を活用しましょう。

引用した文章の色を変更するなどして、相手が読みやすくなるように工夫するのもいいでしょう。

定型文は必ず挿入

ビジネスメールには、「お世話になっております」などの定形文が必須です。

メールの下部に、社名・担当者名・メールアドレス・電話番号などの署名を添えておき、誰から送られてきたメールなのかが、一目でわかるようにしておきましょう。

絵文字や顔文字は使わない

ビジネスメールでは、顔文字や絵文字は使わないようにしましょう。

メールは、一般的にきちんとした文章でやりとりをするため、絵文字や顔文字の入ったメールは、マナー違反と捉えられてしまうからです。

メールの内容に関係なく、顔文字や絵文字を使用しない方がいいでしょう。

まとめ

今回は、ビジネスメールの基本ルールについて、ご紹介しました。

メールの返信1つを取ってもさまざまなルールがあります。

メールの正しい書き方やマナーを押さえて、ビジネスパーソンとして恥ずかしくない対応ができるようになりましょう。

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