時間管理のメリットやコツについて解説
2023.04.13
期日までに仕事が終わらない、残業で何とか仕事を終わらせたなど、プロジェクトを管理するのに、このような悩みを抱える方は多いのではないでしょうか。
このような悩みは、時間管理を徹底すると改善につなげることができます。
今回は、時間管理のメリットやコツについて解説します。
時間管理とは？
時間管理とは英語のタイムマネージメントの略で、時間を有効活用することです。
ビジネスでは、予定を管理するだけでなく、業務の効率化を図り生産性を向上させるために、限られた時間を最大限に有効活用することを目的とします。
時間管理は、業務を円滑に進めるためには必要不可欠です。
時間管理のメリットとは？
時間管理をするメリットについて見てみましょう。
業務効率化
時間管理ができていると、仕事の段取りがうまくできます。
無駄な作業時間がなくなるので、より効率的に仕事を進められるようになります。
効率的に仕事ができると業務に追われなくなり、今までよりもいい仕事をするためにどうすればいいかということを考える余裕が出てくるため、仕事の成果をいっそう上げることが期待できます。
締め切りを守れる
時間管理が上手であると、いつ何をすべきなのかを自分でコントロールできます。
スケジュール通りに仕事を進められるので、締め切り前に残業するという事態を避けることができます。
削減できた時間でスキル磨きができる
時間管理が上手になると予定通りに仕事が終わるため、残業をしなくても済むようになります。
残業時間を減らせると、その時間を自分のために使えるようになるでしょう。
プライベートの時間が増えるので、休みの日はしっかりと休んで、仕事とメリハリをつけることができます。
余った時間でスキル磨きに時間を割ければ、さらに業務の成果を上げられることが期待できます。
信頼されるようになる
時間管理をする際に大切なポイントとは？
時間管理は、業務の効率化を図るときに重要なスキルです。
時間管理をする際に大切なポイントについて見てみましょう。
スケジュールの管理
仕事は、予定通りに進めないといけないため、スケジュールの管理は非常に大切です。
商談や出張などがあるときには、移動時間も含めてスケジュールに組み込んでおくようにしましょう。
また、スケジュールは、1つのツールで管理し、常に最新の情報を確認できるようにしておくといいでしょう。
タスクの管理
タスクの管理も必要です。
タスクとは、やらなければならない業務のことを指します。
何をしなければいけないのかをきちんと把握しておくために、業務ごとに整理しておきましょう。
時間リソースの管理
時間リソースの管理も重要なポイントです。
時間リソースとは、自分がどれだけの時間を使えるのかを意味します。
週に5日勤務で、1日7時間業勤務であれば、1週間で35時間が時間リソースです。
ここには残業時間は計算に入れないようにして、この勤務時間内で仕事が終わるように時間リソースを管理しましょう。
時間管理をする方法とは？
時間管理をうまくするためには、どのような方法ですればいいのかについて解説します。
タスクを洗い出す
タスクに優先順位をつける
次に、タスクの優先順位を決める必要があります。
納期と業務の優先順位の高さに合わせて、1つ1つのタスクの優先順位を決めましょう。
優先順位を決めないと、早く終わらせなければいけない業務を残した状態で、締め切りに余裕があるタスクから進めてしまいかねません。
急ぎの仕事が残って、納期に遅れてしまわないように注意しましょう。
期限を決めてスケジュールに入れる
期限を決めてスケジュールに入れることも大切です。
4月末くらいまでに終わらせるなどという不明確な期限では、時間管理をしにくくなってしまいます。
4月1日までといったように、しっかりとタスクの期限を決めましょう。
締め切りを設定し、そこまでに必要な時間を管理できるようにするためには、各段階で業務の遂行に必要な時間を正確に予測することが必要です。
業務をスケジュールに反映させる
時間管理におすすめのコツとは？
時間管理をうまくするためには、無理のないスケジュールを立て、進捗管理をすることも必要です。
時間管理におすすめのコツをご紹介します。
作業時間の記録
余裕を持ったスケジュールを立てる
無駄な時間を削減
業務に必要な時間やその日にできた業務の内容をチェックしておき、時間管理について振り返ると、無駄な時間を減らせるでしょう。
時間管理をしようとする人は多くても、毎日振り返ることはなかなかできないかもしれません。
ですが、振り返ると、もっと早く作業が終えられるにはどうすればいいかについて考えることができます。
スケジュールを組む際にもっと効率が良い方法がないかを考えることも重要です。
午前中の仕事は、効率よくできると言われていますので、重要な仕事を午前中に行うなど、効率をよくして、無駄な時間を省きましょう。
まとめ
今回は、時間管理のメリットやコツについて解説しました。
時間管理を行うことで、業務の効率が上がり、限られた時間を有効活用できるようになります。
時間管理はアプリやツールで行う方法が主流で、様々なツールがありますので、トライアル利用などして自社に最適なツールを検討してみましょう。